Виды доступа к информационным ресурсам

Архивной копией является и текст документа, переданный по информационным каналам, с указанием его поисковых данных. В случае, если в качестве архивной копии выступает фотокопия или ксерокопия архивного документа, то ее изготовляют не на бланке архива.

Архивная копия также может применяться в различных случаях, к примеру, при утере или порче оригиналов документов таких как устав организации или свидетельство (ИНН) в ФНС.

Поисковые данные документа должны быть проставлены на обороте каждого листа копии. Все листы копии должны быть скреплены и заверены печатью архива и подписью изготовителя копии на месте скрепления. В случае, если копии должны отправляться за границу, их заверяют печатью с изображением государственного герба РФ и подписью руководства архива.

Копия может быть изготовлена не на каждый документ, который хранится в архиве. Копированию не подлежат документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также документы, копирование которых может отразиться на их физической сохранности. Отдельно руководством архива решается в каждом определенном случае вопрос о копировании уникальных документов, а также документов, требующих реставрации или расшивки. В случае с документами ограниченного доступа копирование производиться должно в порядке, установленном соответствующими нормативно-правовыми документами.

При копировании документов, зарегистрированных в качестве объектов авторского права, следует учитывать нормы Закона РФ «Об авторском праве и смежных правах».

Руководство архива вправе определять объемы копирования документов по каждому определенному случаю.

Следует указывать поисковые данные документов на копиях, изготовляемых по заказам пользователей. Копии могут выдаваться заказчикам или их доверенным лицам на руки, а также высылаться по адресам, указанным в запросах. Вывоз копий на границы государства осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ.

К информационным документам также относится архивная выписка, которая собой представляет документ, воспроизводящий дословно часть текста документа, относящийся к определенному событию, факту или лицу. На архивной выписке обязательно указание поисковых данных документа. Архивная выписка, как и архивная справка, может понадобиться при операциях с недвижимостью.

В тексте архивной выписки должны быть воспроизведены полностью название документа-оригинала, его дата и номер. Извлечения из текста должны исчерпывать все существующие данные по запросу, при этом является недопустимым нарушение связности содержания и точного смысла. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа словосочетаний или отдельных слов следует обозначать в данном документе многоточиями.

Примечания к тексту архивной выписки должны содержать оговорки о частях текста оригинала документа, исправленных автором, написанных неразборчиво или нечитаемыми вследствие повреждения документа. Отдельные слова и выражения оригинала, которые вызывают сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: формат бумаги, писчий материал, наличие водяных знаков, печатей, миниатюр и др. После текста архивной выписки должны быть указаны поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов должна удостоверяться подписью исполнителя и печатью архива.

Информационное письмо архива собой представляет документ, в котором содержатся данные об имеющихся в архиве документах по определенной теме или проблеме. Информационное письмо должно быть подписано составителем, при этом не требуется заверение печатью архива или подпись руководства архива.

Тематический перечень документов собой представляет систематизированный аннотированный или краткий перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учёта по определённой теме (вопросу) с указанием их поисковых данных и дат.

Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их фрагментов (частей) по конкретной теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, список документов и историческую справку по теме запроса (при необходимости).

Тематический обзор документов — информационно-поисковый справочник, который содержит подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме Подготовка указанных информационных документов весьма трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или справки происходит, как правило, по инициативе пользователя и по согласию с ним. Если данная работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для исполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в договоре между пользователем и архивом.

Запросы граждан и организаций рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в отдел использования документов и справочной работы. Они выполняются по всем документам и печатным изданиям, хранящимся в архиве и относящимся к предмету запроса.

Руководство архива несет за организацию приема и рассмотрения запросов граждан личную ответственность.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной выданной ранее, архив проверяет соответствие сведений, которые включены в данную справку.

Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен быть более 30 дней. Но в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить данный срок, но не больше чем на 30 дней.

В приоритетном порядке выполняются запросы органов государственного управления, власти, прокуратуры и суда о получении сведений, необходимых для их деятельности. Исполнение данных запросов, как правило, осуществляется на безвозмездной основе.

При поступлении непрофильного запроса архив его направляет по месту хранения запрашиваемых документов или дает гражданам и организациям соответствующие рекомендации.

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в частности на основе договора) или безвозмездно. Стоимость и сроки работ по выполнению запросов пользователей согласовываются с ними. При необходимости проведения поиска по существенному комплексу документов и организации их копирования архив сообщает письменно пользователю о промежуточных результатах работы.

Инициативное информирование органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, общественных и негосударственных организаций, объединений осуществляется посредством направления им информационных писем или иных информационных документов. Тематика и формы инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления и местного самоуправления, социально-культурной и экономической сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального пользователя (заказчика) документной информации.

Список использованных источников

.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.

02.2002) (в ред. от 03.

07.2016) [Электронный ресурс]. — Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».

Андреева В. И. Ценное — в архив! // Кадровик. Ру — 2011. — № 1. — С.35 — 37.

Иритикова В. С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот. — 2012. — № 12. С.25−36.

Павлюк А. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. — СПб.: ИД Герда. 2009. — 179 с.

Тельчаров А. Д. Архивоведение: конспект лекций.

М.: Приор — издат. 2008. — 146 с.

Ульянина Е. А. Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекций.

М.: Высш. образование. 2007. — 135 с.

Янковая В. Ф. Вид и разновидность документа // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2011. — № 3. — С.29−38.

Павлюк А. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. — СПб.: ИД Герда. 2009. — 141 с.

Иритикова В. С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот. — 2012. — № 12. С.

29.

Янковая В. Ф. Вид и разновидность документа // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2011. — № 3. — С.

34.

Андреева В. И. Ценное — в архив! // Кадровик. Ру — 2011. — № 1. — С.

36.

Ульянина Е. А. Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекций.

М.: Высш. образование. 2007. — 96 с.

Тельчаров А. Д. Архивоведение: конспект лекций.

М.: Приор — издат. 2008. — 124 с.

«Основные Правила работы архивов организаций».