Базы данных по персоналу организации. 
Виды, типы, содержание, назначение

Расчетному отделу:

производить в строгом соответствии с законодательством автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других начислений;

осуществлять расчет страховых взносов, персонифицированный учет для ПФР и представлять регламентированную отчетность в ПФР и ФСС;

производить расчет НДФЛ и формирование сведений о доходах 2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи сотрудникам;

осуществлять настройку произвольных начислений и удержаний;

получать регламентированные и аналитические отчеты, в том числе и о распределении затрат.

Бухгалтерии:

синхронизировать данные с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.

0. Если настроить синхронизацию, то документы и записи справочников, которые вводятся или изменяются в одном приложении, будут автоматически передаваться в другое во время периодических сеансов синхронизации данных.

Сотруднику:

получать расчетный листок по электронной почте.

Штатное расписание Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»:

Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, — это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).

Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.

Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания — это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;

класс условий труда (по результатам спецоценки);

произвольное текстовое описание условий работы;

график работы, характерный для этой позиции.

Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);

при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;

бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;

в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);

производить индексацию штатного расписания;

при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;

проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;

помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;

для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности — включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;

сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Учет движения кадров.

«1С: Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:

регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;

регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);

регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы); изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);

регистрация увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а);

оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы.

Законодательство не требует обязательного использования унифицированных форм Т-1,Т-5, Т-8. На их основе сотрудникам кадровой службы программа позволяет создать свои документы, отредактировав макеты печатных форм.

По данным учета движения можно получать следующую информацию:

актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;

данные о движении работников за выбранный период;

статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);

среднюю и среднесписочную численность работников.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Заключение

.

В связи с большим документооборотом в организации, на полноценную работу с кадрами, порой, не совсем хватает времени, и оформление различной документации и отчетов еще его больше отнимает. Проектирование и дальнейшее создание базы данных учета сотрудников организации значительно упростит организацию работы с кадровыми документами работников и работу с персоналом в целом В самом общем виде можно сказать, что базы данных — это большие массивы информации о какой-либо сфере производственной или общественной деятельности, предназначенные для коллективного использования и допускающие компьютерную обработку этой информации.

Целью разработки любой базы данных является хранение и использование информации о какой-либо предметной области. Для реализации этой цели имеются следующие инструменты:

реляционная модель данных — удобный способ представления данных предметной области;

язык SQL — универсальный способ манипулирования такими данными.

Рассмотрим метод проектирования базы данных, который основан на понятии нормальных форм реляционных отношений. Все шаги метода проектирования будут иллюстрироваться на типовом конкретном примере следующего вида. Рассмотрим в качестве предметной области некоторую организацию, выполняющую некоторые проекты. Модель предметной области опишем следующим неформальным текстом:

1. Сотрудники организации выполняют проекты.

2. Проекты состоят из нескольких заданий.

3. Каждый сотрудник может участвовать в одном или нескольких проектах или временно не участвовать ни в каких проектах.

4. Над каждым проектом может работать несколько сотрудников, или временно проект может быть приостановлен, тогда над ним не работает ни один сотрудник.

5. Над каждым заданием в проекте работает ровно один сотрудник.

6. Каждый сотрудник числится в одном отделе.

7. Каждый сотрудник имеет телефон, находящийся в отделе сотрудника.

В ходе дополнительного уточнения того, какие данные необходимо учитывать, выяснилось следующее:

О каждом сотруднике необходимо хранить табельный номер и фамилию.

Табельный номер является уникальным для каждого сотрудника.

Каждый отдел имеет уникальный номер.

Каждый проект имеет номер и наименование.

Номер проекта является уникальным.

Каждое задание проекта имеет номер, уникальный в пределах проекта.

Задания в разных проектах могут иметь одинаковые номера.

Список реферируемой литературы.

1. Дейт К.Дж.

Введение

в системы баз данных.

9-ое изд. — М.: Наука, 2016. — 1330 с.

2. Гарсиа-Молина Г. А. Системы баз данных. 5-ое изд. — М.: Мир, 2016. — 668 с.

3. Пушников, А Ю.

Введение

в системы управления базами данных. 7-ое изд. — М.: Наука, 2016. — 278 с.

4. Кузнецов С Д. Основы баз данных. 6-ое изд. — М.: Бином, 2015. — 484 с.

5. Кузнецов С. Д. Базы данных. 4-ое изд., -М.: Наука, 2016. — 854 с.

6. Коннолли Т. А. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. 4-ое изд. — М.: Вильямс, 2015. — 1440 с.

7. Марков А. С. Базы данных. 6-ое изд. — М.: Финансы и статистика, 2015. — 512 с.

8. Грофф Дж.Р. SQL. 7-ое изд. — М.: Вильямс, 2016. — 960 с.

9. Кригель А. А. SQL. Библия пользователя. 9-ое изд. — М.: Вильямс, 2017. — 752 с.

10. Кириллов В. В.

Введение

в реляционные базы данных. 7-ое изд., — СПб.: BHV, 2015. — 464 с.

11. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация. 6-ое изд. — СПб.: Питер, 2016. — 304 с.