Уникальный документ имеет регистрационный номер в Государственном реестре, первые экземпляры листов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и вечно хранятся в службе Государственного реестра.
Таким образом, комплектование архива представляет собой систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ согласно его профилю.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
2.3 Использование документов архива Документы Архивного фонда РФ и справочники к ним могут использовать все юридические и физические лица.
Использование архива или архивного документа, который находится в собственности общественных и религиозных объединений осуществляется исключително с согласия собственника.
Порядок использования документов Архивного фонда РФ определен Федеральным архивным агентством соглансо Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральном законом РФ «О государственной тайне», другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, которые касаются информации, информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами субъектов РФ.
Основные формы использования документов можно представить следующим образом:
— информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений, граждан согласно их запросами;
— инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений;
— исполнение запросов для обеспечения прав и законных интересов граждан;
— организация и проведение информационных мероприятий в научных целях;
использование документов в СМИ;
выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
Основные принципаы использования документов Архивного фонда РФ представляются общедоступность, обеспечение информационных потребностей государства, общества и личности, законность получения и использовании информации.
Пользователь архивными документами обладает правом свободного поиска и получения для изучения архивных документов. Доступ к архивным документам обеспечивается посредством предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах.
Согласно ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» пользователь архивными документами впрае пользоваться, передавать, распространять информацию, которая содержится в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых легитимных целей и любым легитимным способом.
Государственные органы, органы местного самоуправления, предпрития и граждане, которые занимаются предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами архивные справки или копии, которые связаны с социальной защитой граждан, определяющей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
Архивные документы, которые изъяты в качестве вещественных доказательств, необходимо возвратить собственнику или владельцу архивных документов.
Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, которые составляют тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, включая уникальные документы, и документы Архивного фонда РФ, котоые признаны находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, которые содержат сведения, образующие государственную тайну, осуществляется согласно действующего законодательства Российской Федерации [4].
Использование документов Архивного фонда РФ, которые содержат государственную тайну, разрешается по прошествии 30 лет со времени их образвания. Увеличение данного срока относиетльно отдельных архивных документов определяется постановлением Государственной Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России.
Использование документов Архивного фонда РФ, которые содержат секретные сведения, разрешается органами и учреждениями Федерального архивного агентства России вместе с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, организациями до прошествия 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений.
Ограничения в использовании архивных документов, которые содержат сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных отношениях), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, закрепляется на срок 75 лет с момента формирования документов.
Граждане, организации, а также общественные и религиозные объединения обладают правом получения заверенных копий из архивных документов, которые хранятся в государственных архивах или архивах организаций или самостоятельным образом изготавливать копии этих документов, если этот факт не ставит под угрозу сохранность документов.
Итак, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях ориентированы на укрепление российской государственности и потребностей общества в информационной сфере, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Заключение
Архивный фонд РФ — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которая отражает историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, представляющую собой неотъемлемую составляющую историко-культурного наследия народов России, которые относятся к информационным ресурсам и которые необходимо храненить на постоянной основе.
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» сформировал архивное пространство, в котором должны осуществлять свою деятельность все юридические лица, в т. ч. и коммерческие предприятия, в результате деятельности которых возникают архивные документы.
Федеральный закон существенным образом повысил правовой статус архивов предприятий. Возрастает роль архивов как важненйшего источника информации, осознание роли архивов так необходимо на сегодняшний день руководству коммерческих предприятий.
Федеральное архивное агентство России включает в себя государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и подлежит комплектации.
Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).
Список литературы
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29декабря 1994 г. № 77-ФЗ.
Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.
01.2003 № 15-ФЗ).
Перечень сведений, отнесенный к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203.
Положение «Об Архивном фонде РФ», утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 522.
Положение о Федеральном архивном агентстве утверждено постановлением Правительства РФ от 17июня 2004 г. № 290.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденный приказом Росархива от 11марта 1997 г. № 11.
Агапова Т.А., Серегина С. Ф. Архивное дело: Учебник / Под общ. ред. А. В. Сидоровича. 3-е изд. М.: МГУ: Дело и Сервис, 2010.
Алексеев С.С., Гонгало Б. М., Мурзин Д. В. и др. Архивное дело: учебник (под общ. ред. чл.-корр. РАН С.С. Алексеева). — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Проспект, 2011. 947 с.
Аргунов В. В. Основные принципы формирования архивов / Вступ. ст. М. К. Треушникова. М.: Городец, 2011. — 477 с.
Архивное дело: Учебник / Под ред. В. А. Галанова, А. И. Басова. М.: Феникс, 2012.
Архивное дело. / Под общ. ред. Т. И. Илларионовой, Б. М. Гонгало, В. А. Плетнева. 2012. — 662 с.
Документационное обеспечение упраления: Учебник / Под ред. А. П. Сергеева, Ю. К. Толстого. 2-е изд., перераб. и доп. Ч. 1.
Архивное дело: Учебник. В 2 т. / Отв.
ред. Е. А. Суханов. 2-е изд., перераб. и доп. Т. 1.
2012 .- 644 с.
Документоведение: учебник: в 3 томах / И. А. Андреев, И. З. Аюшеева, А. С. Васильев и др.; под ред. С. А. Степанова. М.: Проспект; Екатеринбург: Институт частного права, 2011. Т. 1. 712 с.
Ануфриева Л. П. Архивоведение. М.: Феникс, 2012. — 377 с Богуславский М. М. Архивное дело: Учебник. М., 2012. — 428 с.
Архивное дело: / Под ред. В. А. Белова. М.: Проспект, 2012. — 399 с.
Тарасов И. Т. Архивоведение. М.: Статут, 2013. — 428 с.
