Внутримашинное информационное обеспечение управления

Внутримашинное информационное обеспечение управления

• Введение
• Глава 1. Теоретические аспекты изучаемого вопроса
• 1.1 Информационное обеспечение управления
• 1.2 Состав внутримашинного информационного обеспечения
• 1.3 Основы организации внутримашинного информационного обеспечения
• Глава 2. Внедрение новейших технологий в работу туристической компании на примере ООО туристическая фирма «Clup Travel»
• 2.1 Общая характеристика ООО Туристическая фирма «Club Travel»
• 2.2 Оперативное управление туристической услугой
• Заключение
• Список литературы
• Приложение

Главные функции процесса управления, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления — как информационную систему. Процесс управления можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляются требования эффективного поиска и выдачи данных в виде, необходимом для решения каждой конкретной задачи, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянного обновления и работоспособности. Использование принципов базы и банка данных предполагает организацию хранения информации в виде базы данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ разнообразных пользователей. Такая организация данных решает целый рад проблем.

Данная тема исследования не получила полного освещения в научной литературе. Изучаемая тема рассмотрена неполно, в рамках общей темы информационного обеспечения управления предприятием. Все это объясняет актуальность данной работы и требует дальнейшего изучения.

Цель исследования — изучить особенности внутримашинного информационного обеспечения управления. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить состав внутримашинного информационного обеспечения;

выделить основы организации внутримашинного информационного обеспечения;

дать общую характеристику ООО Туристическая фирма «Club Travel» ;

рассмотреть оперативное управление туристической услугой.

Объект исследования — внутримашинное информационное обеспечение. Предмет — особенности внедрения и функционирования внутримашинного информационного обеспечения управления.

Гипотеза исследования: менеджмент, персонал и автоматизация — вот то, что даст шанс обойти конкурента и обеспечит фирме успех, используя преимущества компьютерных технологий, современная компания, уверенно и успешно работает сегодня, закладывая фундамент завтрашнего успеха.

Структура работы: введение, основная часть (2 главы), заключение, список литературы, приложение.

Глава 1. Теоретические аспекты изучаемого вопроса

1.1 Информационное обеспечение управления

Информация — одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии — нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: «Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком». С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии. (9, С.276)

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время. (14, С. 194)

Рисунок 1. — Схема передачи информации

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации — создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты — чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Итак, можем подвести итоги к выше сказанному.

1. Системный подход позволяет представить организацию как сложную открытую социальную систему — механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

2. Организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента «структуры и системы», может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.

3. В рамках системного подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут «работать» или «не работать» в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения, может определить правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.

4. Миссия и разделяемое видение являются основополагающими факторами деятельности организации и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.

5. Организация — это система процессов, в которые вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании — это первых шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.

6. Анализ деятельности и последующее моделирование бизнес-процессов — второе необходимое условие для эффективного внедрения ИТ-решения.

7. Использование системы workflow в качестве ядра будущего решения позволит связать в единый комплекс существующие программные приложения, осуществить плавный переход от старых компонент к модулям новой системы, а так же, оставить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений.

8. Разработка и внедрения решения с применением информационных технологий — процесс итерационный и требует постоянной корректировки и обновления, поэтому компания должна быть обеспечена соответствующими ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).

1.2 Состав внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме воспринимаемой техническими средствами компьютерной информационной системы управления. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение являет собой совокупность сведений, представленных формализовано и используемых при решении задач в управлении.

Основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД) под управлением системы управления базой данных (СУБД). Как правило, БД является интегрированным представлением данных многоцелевого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются «изолированные» массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслуживаются вне СУБД в прикладных программах. СУБД предоставляет интерфейс для работы пользователя с БД. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных). БД может быть централизованной (храниться в одном компьютере) или распределенной в сети (храниться в нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

БД масштаба крупных предприятий (корпоративные БД): Oracle, Informix, SQL-Server, DB2 и др.

БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания промежуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и др.

БД отдельных задач ИС. (12, С.36)

Внутримашинное ИО включает организацию файлов в памяти ЭВМ.

Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы.

Применяется традиционная, локальная, пофайловая организация внутримашинного обеспечения, которая используется при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и коллективную работу в диалоге. Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД — это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач. (14, С.210)

Основные требования, предъявляемые к автоматизированным банкам данных: сведение к минимуму дублирования в хранении данных; прямой и коллективный доступ к данным; защита данных от несанкционированного доступа; адаптация данных к развитию информационного обеспечения; обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов; минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.

Базы данных могут организовываться на разных по мощности ЭВМ: от супер-ЭВМ до микро-ЭВМ, но принципы организации АБД одинаковы.

Различают следующие типы баз данных:

централизованные, создаваемые обычно на вычислительных центрах на ЭВМ с присоединенными к ним терминалами;

распределенные в различных узлах локальных сетей ЭВМ;

локальные, расположенные на одном компьютере.

В состав АБД входят:

База данных (БД) — специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним.

ЭВМ.

Система управления базой данных (СУБД) — это программный продукт, обеспечивающий поддержку БД, т. е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу. Наибольшее распространение получили следующие СУБД: корпоративные для крупных предприятий (Oracle, Informix, SQL-Server, и другие); функциональные для комплексов задач в больших АИС: Access, dBase, Paradox, Fox PR0, Clipper и другие; локальные для отдельных задач АИС.

Языковые средства, в том числе языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

Методические средства — это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БД.

Персонал, использующий АБД. (9, С.382)

При централизованном АБД обслуживание ведет администратор БД, в обязанности которого входят защита и сохранность данных, удовлетворение информационных потребностей пользователей, внесение изменений в БД в соответствии с применяющейся предметной областью. Если БД распределенная или локальная, то сами экономисты — конечные пользователи поддерживают базу данных в актуальном состоянии.

Базы знаний (БЗ) или экспертные системы — это специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов. Базы знаний отражают конкретные предметные области. ()

Примерами являются существующие сегодня «Консультант+», «Гарант». Основными элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы, ЭВМ.

Пользователь использует интерфейс для ввода запросов и команд в экспертную систему и получает выходную информацию из нее. Выходная информация включает не только само решение, но необходимые объяснения. Объяснения могут быть двух видов: Объяснение, выдаваемое по запросам, т. е. те объяснения, которые может получить пользователь в любой момент. Объяснение, которое пользователь получает уже при выдаче решения, т. е. каким образом получается решение, например, каким образом влияет на прибыль и издержки выбранная цена и т. д.

К базе знаний относятся факты, характеризующие проблемную область, а также их логическая взаимосвязь. Центральным звеном здесь являются правила, которые даже в простейшей задаче экспертных систем могут насчитывать тысячи. Правила определяют порядок действий в конкретной ситуации при выполнении того или другого условия.

Интерпретатор производит в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе. Используются также и дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода, корректировки данных. Модуль создания системы служит для создания набора правил, внесения в них изменений. Здесь могут использоваться как специальные алгоритмические языки (ЛИСП, Пролог), так и оболочки экспертных систем.

Более совершенным считается использование оболочек экспертных систем, т. е. программных средств, ориентированных на решение определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. Этот путь является, как правило, более быстрым и менее трудоемким.

Факторами, которые влияют на качество БЗ являются: обучение и тренировка; сами знания специалистов; свод обновляющихся методов решений.

Таким образом, внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей.

Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств. В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

1.3 Основы организации внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения. Структура внутримашинной базы определяется моделью логически взаимосвязанных данных конкретной предметной области. В базу данных также входят отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях.

Основными компонентам базы данных являются: нормативно-справочная, плановая, оперативная, учетная информация (рис. 2.). К плановой информации относится та часть нормативных данных, которые непосредственно связаны с организационно-технологическими моделями строительных объектов и плановыми ресурсами по строительным работам. Данные этой группы можно считать условно-постоянными.

Большое внимание в процессе проектирования внутримашинной информационной базы уделяется эффективной организация данных, хранимых на машинных носителях. Выбор тех или иных способов организации данных ЭВМ во многом определяет в дальнейшем затраты на разработку программных средств обработки информации, на возможность развития базы данных, ее надежность.

Часть сведений в базу данных поступает из внемашинной сферы (документы нормативно-справочной информации, плановые, оперативные документов и др.). Некоторые данные информационной базы могут формироваться в процессе решения задач АСУ или поступать по телекоммуникационным каналам связи из других автоматизированных систем управления.

Внутримашинная информационная база характеризуется составом и структурой массивов, способами организации и доступа к данным на машинных носителях. В зависимости от используемых программных средств организация массивов может иметь свои особенности. Существует два основных способа организации информационных массивов: а) в виде отдельных независимых файлов (файловая организация); б) быть в составе базы данных, являющейся интегрированной совокупностью взаимосвязанных массивов.

Рисунок 2. — Состав внутримашинной информационной базы

В качестве независимых массивов с файловой организацией чаще всего выступают первичные массивы, формируемые непосредственно с документов на этапе предбазовой подготовки и файлы, создаваемые в прикладных программах, написанных на алгоритмическом языке (исходные, промежуточные и выходные). Логическая структура файловых массивов и параметры их размещения на машинных носителях содержатся в каждой прикладной программе обработки этих массивов. В этих же программах предусмотрены процедуры их создания и корректировки. Следует отметить, что файловая организация информации не является наглядной и создает предпосылки к дублированию данных. Кроме того, хранение данных в файлах затрудняет актуализацию данных, и не всегда обеспечивает ее достоверность и непротиворечивость.

Более эффективна другая организация технико-экономической информации, заключающаяся в проектировании логически взаимосвязанных массивов в базах данных (рис.3). Управление такими массивами, включая создание и ведение, выполняется с помощью специализированных программных средств — систем управления базами данных (СУБД).

База данных, по существу, является интегрированной совокупностью недублируемой информации, на основе которой решаются большинство задач АСУ. Логические взаимосвязи в базе данных организуются в соответствии с тем, к какому типу она относится — иерархической, сетевой, реляционной. Существенным преимуществом базы данных является возможность многоаспектного доступа и использования одних и тех же данных различными задачами АСУ.

Рисунок 3. — Схема обработки массивов базы данных в задачах АСУ

Нормативно-справочные данные, как наиболее стабильные, обычно размещают в отдельных массивах базы данных. Технологии формирования и ведения этих массивов имеют свои особенности. Массивы нормативно-справочной информации создаются, как правило, на этапе первоначальной загрузки базы данных. В процессе эксплуатации в эти массивы по мере необходимости дополняются или изменяются, что позволяет поддерживать базу данных в актуальном состоянии.

Плановые данные, характеризующие принятые организационно-технологические решения и включающие сведения о потребности в стоимостных ресурсах, ресурсах типа «мощности», материалах и изделиях по строительным работам, хранятся в базе данных до окончания строительства соответствующего объекта. Затем они переносятся в архив.

Данные оперативного учета вносятся в базу данных в соответствии с регламентом решения задач, по мере поступления на ввод и обработку документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за определенный период (неделя, месяц, квартал), по истечении которого производится их обобщение и обработка. После выполнения очередного расчета (например, формирования календарного графика выполнения строительно-монтажных работ) накопленные данные оперативного учета подлежат удалению или архивированию.

В базе данных также имеются промежуточные (рабочие) и выходные массивы. Их создают (подобно прикладным программам) в процессе решения задач непосредственно сами системы управления базами данных.

Существует два основных режима функционирования базы данных — монопольный и коллективного пользования. В первом случае база данных хранится только на машинных носителях данной ЭВМ и не разрешается одновременный доступ нескольких пользователей.

При наличии средств коммуникации открывается возможность хранить и использовать централизованные базы данных, размещаемые на машине-сервере, в многопользовательском режиме. В этом случае руководители работ со своих рабочих станций, (автоматизированных рабочих мест) получают доступ к общей для всех участников АСУ централизованной информационной базе. Сетевые компьютерные технологии позволяют каждому руководителю работ создавать на своей персональной ЭВМ дополнительную (локальную) базу данных, которая содержит информацию, необходимую только на этом автоматизированном рабочем месте.

В зависимости от конфигурации используемых технических и программных средств при сетевой обработке данных информационной базы может быть осуществлена различная технология работы. Существуют два основных режима сетевой обработки данных — «файл-сервер» и «клиент-сервер». Технология «файл-сервер» предполагает наличие ЭВМ, выделенной под файловый сервер, на которой находятся ядро сетевой операционной системы и централизованно хранимые файлы. При этой архитектуре обеспечивается коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. Причем, когда происходит обновление файла одним из пользователей, этот файл блокируется для доступа другим пользователям. Данный режим характерен тем, что запрошенные данные транспортируются с файлового сервера на рабочие станции, где и происходит их обработка средствами системы управления базой данных.

Сетевая компьютерная система «клиент-сервер» предполагает разделение функций обработки данных между клиентом (рабочей станцией) и машиной-сервером баз данных, где обработку осуществляет установленная там система управления базой данных. Запрос на обработку данных выдается клиентом и передается по сети на сервер баз данных, где осуществляется поиск и обработка информации.

Обработанные данные транспортируются по локальной или глобальной сети от сервера к клиенту. Для реализации технологий типа «клиент-сервер» разработан язык структурированных запросов SQL (Structured Queries Language), с помощью которого осуществляются запросы к базе данных АСУ и обеспечивается работа с электронными хранилищами данных других автоматизированных систем управления. Сетевые технологии «файл-сервер», «клиент-сервер» ориентированы на пользователя-непрограммиста, других диалоговых средств работы пользователей с данными. Следует отметить, что средства управления СУБД позволяют выполнять и ряд других технологий обработки внутримашинной базы данных. (13, С.175)

В организации и ведении внутримашинной информационной базы участвуют ряд специальных программных средства ввода и контроля. Эти программы обычно используются для больших информационных баз на этапе предбазовой обработки данных и создания первичных массивов. Средства предбазовой обработки обеспечивают контроль достоверности вводимой в компьютер информации и автоматизацию подготовки больших массивов данных к загрузке и корректировке базы данных.

Эксплуатация информационных баз невозможна без выполнения ряда вспомогательных процедур, например, копирования, архивирования, восстановления, антивирусной защиты и др. Для реализации этих и им подобных задач в составе внутримашинной информационной базы имеются соответствующие базовые программные средства, называемые утилитами.

К средствам ведения внутримашинных баз данных также относятся и прикладные программы, создаваемые на универсальном языке программирования СУБД. Необходимость создания прикладных программ возникает, когда собственные языковые средства системы управления базами данных не позволяют выполнить решение той или иной задачи АСУ.

Прикладные программы АСУ могут разрабатываться и на одном из универсальных алгоритмических языков (Basic, Visual C++, Fortran, Modula и др.). Однако в таких программах не всегда достигнуть независимости программ обработки и самих данных, избежать дублирования данных в информационных массивах разных задач АСУ. Это приводит к многократному вводу одних и тех же данных для разных задач автоматизированной системы управления и вызывает существенные проблемы при внесении изменений в исходные данные.

Для обеспечения процессов создания и эксплуатации внутримашинной информационной базы необходимы соответствующие технологические инструкции, в которых должны быть регламентированы процессы ввода, контроля данных и корректировки данных, получения копий файлов, архивирования и восстановления базы данных и др. В инструкциях по вводу и контролю должны быть описаны технологии ввода информации, определена последовательность создания массивов. Здесь же должны быть описаны необходимые проверки достоверности вводимых сведений, используемые методы контроля (на диапазон значений, с помощью контрольных сумм и др.).

Инструкции по загрузке и корректировке базы данных должны определять входные документы (массивы), с которых осуществляется загрузка. В этих инструкциях должны быть описаны экранные формы, которые соответствуют формам входных документов и позволяют одновременно вводить данные в несколько логически взаимосвязанных массивов. При этом должны быть обеспечены требования однократного ввода одной и той же информации в базу данных.

Таким образом, создание базы данных коллективного пользования, в том числе для работы в компьютерных сетях, также должно сопровождаться необходимыми инструкциями для администрации баз данных. В них определяются функции персонала, по обеспечению доступа пользователей АСУ к общей базе данных с соблюдением требований по защите информации от несанкционированного доступа, определению сферы ответственности за сохранность данных централизованной информационной базы АСУ.

Глава 2. Внедрение новейших технологий в работу туристической компании на примере ООО туристическая фирма «Clup Travel»

2.1 Общая характеристика ООО Туристическая фирма «Club Travel»

Предприятие, которое будет рассматриваться в данной работе и на основании деятельности, которой будет проводиться дальнейший анализ, является туристическая фирма ООО Туристическая фирма «Club Travel». Туристическая фирма ООО Туристическая фирма «Club Travel» была основана 26 февраля 1996 года и в настоящее время находится по адресу: Челябинская область, город Челябинск, пр. Ленина, д. 30, тел. (351) 247−1367. В настоящий момент является членом Российской Ассоциации туристических агентств (РАТА). Фирма сотрудничает с ведущими российскими туристическими организациями в различных регионах России и ближнего зарубежья. В 1998 году фирма впервые выступила в качестве тур оператора в летней программе «В Испанию прямо из Челнов». В этом же году фирма награждена дипломом Международной выставочного центра «InterSib» за профессиональную работу.

Фирма предоставляет следующие виды услуг:

— Услуги в области туризма, организации и участия в организации и эксплуатации отелей, турбаз, услуги по организации экскурсий, обслуживание частных и деловых поездок, культурных, гастрольных, благотворительных и других мероприятий;

— Организация туристических поездок, командировок специалистов;

— Осуществление международной туристической деятельности в ближнем и дальнем зарубежье;

— Продажа авиабилетов на внутренние и загранрейсы авиакомпаний разных стран;

— Реализация путевок в здравницы и дома отдыха.

Осуществляет отправку клиентов более чем в 30 стран мира и является туроператором по направлениям: Турция, Египет, ОАЭ, Чехия, Венгрия, Италия, Голландия, Франция, Австрия, Англия, Швейцария.

Обращаясь в туристическое агентство ООО Туристическая фирма «Club Travel», клиенту в первую очередь объясняют какие услуги он приобретает и как ими воспользоваться, а также гарантии и обязательства агентства и свои права. В структуре туристических услуг данного турагентства различают основные и дополнительные, к основным относят:

услуги по организации перевозки

размещение

питание туристов

К дополнительным услугам относятся:

услуги по организации экскурсий

услуги по страхованию туристов

услуги гидов, гидов-переводчиков

услуги перевозки туриста от места его пребывания в страну (место его временного пребывания) до места размещения и обратно (трансферт), а также любой другой перевозке в пределах страны (места временного пребывания);

услуги по прокату

обмен валюты

телефон

почта

право пользования пляжем.

ООО Туристическая фирма «Club Travel» предлагает услуги по бронированию гостиниц во всех городах России, СНГ и за рубежом. Оплата проживания может быть произведена наличными, по безналичному расчету или кредитной карте. ООО Туристическая фирма «Club Travel» предоставляет все необходимые финансовые документы для оформления отчета о командировке. Подтверждение бронирования предоставляется в течение 24 часов с момента получения заявки. Фирма предоставляет любой вид автотранспорта в России, СНГ и за рубежом. Также возможно бронирование легковых машин без водителя через систему «AMADEUS» по всему миру.

В настоящее время клиентами ООО «Поехали!» являются более 50 крупных и средних российских компаний, среди них: ОАО «КамАЗ», ЗАО «ТФК КамАЗ», ООО «КамАЗ-Лизинг», ОАО «СеверстальАвто» «, ОАО «Камснаб», ЗАО «Камская торгово-промышленная компания», МЗАО «Форт-Диалог», ООО «Технополимер», ОАО «Нижнекамск Шина», «Набережночелнинский Картонно-Бумажный Комбинат» и др.

После того как установлены места назначения, количество человек в группах и даты их заездов, в процессе переговоров с гостиницами, авиалиниями и другими поставщиками услуг наступает стадия подписания договоров и контрактов.

Контракт (договор) необходим для урегулирования обязанностей и ответственности сторон, в частности в ситуациях, когда остаются непроданными места в гостиницах, посадочные места в самолете, или в случаях, когда отменяются чартерные авиарейсы, чтобы предусмотреть систему санкций, штрафов для каждого конкретного случая. Правильно организованная договорная работа туроператора помогает ему не попадать в зависимость от деятельности различных поставщиков услуг. Крупные туроператоры обычно подписывают долговременные контракты с отелями на определенное количество номеров или на обеспечение полной загрузки отеля, что дает им низкие цены, но представляет определенный риск для владельца отеля (он может потерять деньги в период высокой инфляции). Риск есть и для туроператора (он потеряет деньги в случае, если не все туры будут проданы).

Небольшие, или специализированные, туроператоры, продавая особые, самостоятельные, инклюзивные туры, могут иметь соглашения с отелями о свободной продаже (или продаже-отчете), в которых отели согласны гарантировать размещение для максимального числа туристов. Такие соглашения могут быть вполне пригодны для небольших туристских программ, но они имеют существенный недостаток, так как иногда владельцы отелей сохраняют право закрыть определенную дату.

Контрактно-договорные взаимоотношения в туризме регулируются нормами международного и национального гражданского права.

2.2 Оперативное управление туристической услугой

Все туристские поездки совершаются на групповой или на индивидуальной основе в зависимости от личного характера туриста и его бюджета, а также от особенностей тура. Индивидуальные поездки (как правило, это заказные туры) предоставляют туристу больше независимости и самостоятельности, но они более дорогие. Групповые поездки (чаще всего инклюзив-туры), наоборот, более дешевые и доступны массовому туристу, но в них каждый участник обязан подчиняться установленному порядку путешествия.

Таким образом, сильнейшее влияние на туристическую отрасль оказывает сезонность спроса. Известно, что пик спроса как на въездной, так и на выездной туризм приходится на период с мая по сентябрь. В период высокого сезона спрос на услуги туроператоров значительно превышает предложение. В период «мертвого сезона» наблюдается обратная ситуация.

Туристическое агентство ООО Туристическая фирма «Club Travel» справляется с данным фактором за счет разработки специальных «зимних» туров в Египет, Тайланд, Скандинавские страны и др. и менее болезненно переживают сезонное падение спроса. Небольшие фирмы, зачастую не имеющие возможностей, прежде всего, финансовых, для разработки широкого спектра предложений, вынуждены существенно понижать цены. Для «мертвого» сезона характерна ситуация, при которой туры продаются по цене приблизительно равной или ниже себестоимости. Разрыв в ценах между высоким и низким сезонами может составлять до 35%.

Издержки туристской фирмы формируются на основе суммы переменных и постоянных затрат. Переменные затраты осуществляются непосредственно в процессе производства и в связи с ним, возрастая и уменьшаясь пропорционально объему производства и продаж. Расходы агентства ООО Туристическая фирма «Club Travel» составляют следующие основные статьи:

1. стоимость продуктов и услуг поставщиков (сторонних туроператоров, хотельров, перевозчиков) в составе реализуемых фирмой продуктов и услуг;

2. переменная часть заработной платы сотрудников (премии), выплачиваемая пропорционально объему продаж;

3. торгово-комиссионные расходы;

4. налоги и отчисления, пропорциональные обороту и т. д.

Постоянные затраты связаны с поддержанием возможностей (производственных и внепроизводственных) деятельности фирмы, но не связаны непосредственно с ходом производства и не следуют за динамикой его объема. К таким затратам относятся:

1. оклады, постоянная заработная плата персонала;

2. некоторые виды сезонных платежей разного назначения;

3. маркетинговые и рекламные акции;

4. арендные и коммунальные платежи;

5. фиксированные налоги и отчисления;

6. телефонная связь, INTERNET, линии бронирования;

7. амортизационные отчисления;

8. ремонт;

9. административные расходы и т. п.

В «Club Travel» существует два уровня организации данных во внутримашинной сфере — логический и физический. Физическая организация данных определяет способ размещения информации непосредственно на машинных носителях и выполняется программными инструментариями автоматически (без участия человека). Разработчики внутримашинной информационной базы АСУ оперируют в программах только представлениями о логической организации данных, которая определяется видом модели данных. Под моделью данных понимается совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над этими структурами.

Вид модели и используемые в ней типы структур данных во многом предопределяют выбор системы управления базами данных или языка программирования, на котором создается прикладная программа обработки данных. Следует отметить, что для размещения одной и той же информации во внутримашинной сфере могут быть использованы различные структуры и модели данных. Их выбор возлагается на разработчиков информационной базы АСУ и зависит от многих факторов, в том числе от имеющегося технического и программного обеспечения, объемов информации, сложности задач АСУ.

В «Club Travel» при организации данных во внутримашинной сфере применяют файловую модель. При такой модели внутримашинная информационная база представляет собой множество не связанных между собой файлов из однотипных записей с одноуровневой структурой (Приложение 1). Запись является основной структурной единицей обработки данных и состоит из фиксированного набора (кортежа) полей, каждое из которых представляет собой элементарную единицу логической организации данных. Структура записи определяется составом и последовательностью входящих в нее полей.

Каждому экземпляру записи, как правило, в соответствие, ставятся один или два ключа записи: первичный (уникальный) и вторичный ключ. Первичный ключ — это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. В случае, если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей — составным ключом. Вторичный ключ, в отличие от первичного, — это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях файла, то есть он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному — несколько.

Для ускорения доступа к записям файла выполняется процедура индексирования, результатом которой является создание дополнительного индексного файла, содержащего в упорядоченном виде все значения ключей файла данных. Для каждого значения ключа в индексном файле содержится указатель на соответствующую запись файла данных. Наличие индексного файла позволяет по заданному ключу быстро находить запись. Индексирование может производиться не только по первичному, но и по вторичному ключу.

Описание логической организации данных файловой модели заключается в присваивании каждому файлу уникального имени, а также в описании структуры его записей. При этом каждому полю задается сокращенное обозначение (имя поля) и указывается формат поля (тип хранимого данного, длина поля и точность числовых данных). Для полей, выполняющих роль уникального (первого) ключа записи, указывается признак ключа. Структура файла обычно описывается таблицей, в которой отмечаются первичные и вторичные ключи.

Файловые информационные базы «Club Travel» обрабатываются системами управления файлами (Q&A, Reflex, FFS File и др.), которые не считаются системами управления базами данных. Файловые системы легко осваиваются, достаточно просты и эффективны в использовании. Для работы с ними используются простые языки запросов, либо и вовсе ограничиваются набором программ-утилит. Такие системы обычно поддерживают работу с небольшим числом файлов, содержащих ограниченное число записей с небольшим количеством полей.

Кроме файловых моделей организации данных внутримашинной сферы существуют иерархические, сетевые и реляционные модели. Эти типы моделей являются более сложными и, в отличие от файловой организации данных, поддерживаются СУБД соответствующего типа. Различия между этими классами моделей постепенно стираются. Однако некоторые особенности перечисленных типов моделей следует отметить. Для иерархических и сетевых моделей их структура не может быть изменена после ввода данных, тогда как структура реляционных моделей может изменяться в любое время. С другой стороны, иерархические и сетевые модели обеспечивают более быстрый доступ к информации, чем реляционные модели.

Иерархические модели имеют древовидную структуру, когда каждому узлу структуры соответствует один сегмент, представляющий собой поименованный линейный кортеж данных. Каждому сегменту, кроме корневого, соответствует один входной и несколько выходных сегментов (Приложение 2).

Каждый сегмент лежит на единственном иерархическом пути, начинающемся с корневого сегмента.

При описании такой логической организации данных достаточно для каждого сегмента указать его входной сегмент. Так как в иерархической модели каждому входному сегменту данных соответствует N выходных, то такие модели весьма удобны для представления отношений типа 1: L в предметной области.

Некоторым недостатком иерархических моделей является их неэффективность при реализации отношений типа L: L, медленный доступ к сегментам данных нижних уровней иерархии и четкая ориентация только на определенные типы запросов и др. В связи с этим в настоящее время СУБД, базирующиеся на иерархических моделях, подвергаются существенным модификациям, позволяющим поддерживать более сложные типы структур и, в первую очередь, сетевые их модификации.

Сетевая модель во многом подобна иерархической и отличается от нее только тем, что допускает несколько входных сегментов наряду с возможностью наличия сегментов без входов с точки зрения иерархической структуры. На рис. 4 представлен простой пример сетевой структуры, полученной на основе модификации иерархической топологии.

Рисунок 4. — Структура сетевой базы данных

Графическое отображение структуры связей сегментов в такого типа моделей представляет собой сеть. Сегменты данных в сетевых базах данных могут иметь множественные связи с сегментами старшего уровня. В связи с тем, что в сетевых моделях имена и направление связей не так очевидны, как в иерархических моделях данных, они должны указываться при описания базы данных. В сетевых моделях данных любая запись старшего уровня может содержать данные, относящиеся к набору записей подчиненного уровня. Обращение к набору всех записей реализуется, начиная с записи старшего уровня. При этом нет необходимости, как это выполняется в иерархических моделях, осуществлять доступ к искомому набору записей через корневой сегмент. Обращение к данным возможно с любой точки доступа по связям.

Сетевые модели данных по сравнению с иерархическими являются более универсальным средством отображения во внутримашинной сфере структуры информации для разных предметных областей и это существенно расширяет сферу их применения. Достоинством сетевых моделей является отсутствие дублирования данных в различных элементах модели. Кроме того, технология работы с сетевыми моделями является более удобной, так как доступ к данным практически не имеет ограничений и возможен непосредственно к объекту любого уровня. Допустимы всевозможные запросы. Однако следует отметить, что ввиду сложности сетевых моделей, разработка СУБД на их основе предполагает использование опытных системных аналитиков и программистов. Кроме того, при использовании сетевых моделей более остро стоит проблема обеспечения сохранности информации в базе данных.

Реляционные модели данных отличаются от сетевых и иерархических простотой структур данных, удобным для пользователя табличным представлением и доступом к данным. Большинство современных баз данных в настоящее время разрабатываются на основе моделей подобного типа. Реляционную модель представления информации предложил в 1970 г. сотрудник фирмы IBM Эдгар Кодд. Данная модель позволяет выполнять все необходимые операции по запоминанию и поиску данных и обеспечивает целостность данных.

Модель основана на математическом понятии отношения, расширенном за счет значительного добавления специальной терминологии и развития соответствующей теории. В такой модели общая структура данных (отношений) может быть представлена в виде таблицы, в которой каждая строка значений (кортеж) соответствуют логической записи, а заголовки столбцов являются названиями полей (элементов) записи. Процедуры запоминания и поиска осуществляются с применением операций на множествах (объединение, пересечение, разность, произведение) и реляционных операций (выбрать, спроецировать, соединить, разделить). Отметим, что хотя реляционная модель и выглядит как совокупность связанных таблиц, но на физическом уровне данные хранятся в файлах, содержащих последовательности записей.

В реляционной модели каждому объекту предметной области соответствует одно или более отношений. При необходимости связь между объектами можно указать в явном виде. В такой связи (отношении) в качестве атрибутов указываются идентификаторы взаимосвязанных объектов. В реляционной модели объекты предметной области и связи между ними представляются одинаковыми конструкциями, что существенно упрощает модель.

Вопрос подбора персонала для туристической организации имеет первостепенное значение. Кадры до сих пор, несмотря на все современнейшие достижения, «решают все». И в этом вопросе на помощь управленцам приходит компьютер. Одно из оптимальных решений — АРМ менеджера по персоналу «Карьера +». Это программа, объединяющая воедино информацию о кандидатах (сотрудниках), заказчиках (отделах), историю общения с ними (поступления на работу, собеседований), обратной связи с заказчиками, историю вакансий (когда и кем велась, для кого, какие требования, кто проходил по вакансии, с каким результатам и т. п.), документооборот, ежедневник, расписание работы, фактические все, что может потребоваться для работы менеджеру по персоналу средней или крупной компании (при закрытии более 3 вакансий в месяц) или кадрового агентства.

Фактически это не просто автоматизированное рабочее место, а грамотная, оптимальная, отработанная годами технология подбора персонала.

АРМ «Карьера+» позволяет:

экономить деньги — вместо диспетчера, ассистента и других достаточно одного менеджера по персоналу;

экономить время, работая с базой данных;

заносить информацию о кандидате в течение 1−2 минут, количество кандидатов не ограничено;

работать с несколькими ПК одновременно (до 15 машин в сети);

хранить оригинальные резюме кандидата и вносить любые собственные пометки;

хранить информацию об истории кандидата, заказчика (кто, когда обращался, с каким результатом) и вакансии;

автоматически формировать истории кандидата, заказчика, вакансии;

контролировать роботу пользователей;

автоматически помещать объявления по вакансиях на сайты Интернет;

принимать анкеты кандидатов с собственного сайта непосредственно в базу данных;

создавать и корректировать рубрикатор (список должностей);

отслеживать документооборот;

вести расписание работы и график пользователей;

автоматически отправлять материалы заказчикам.

Преимущества: экономия рабочего времени; максимально полное использование информации (не теряется ни одно слово); контроль деятельности пользователей; повышение эффективности работы компании.

В настоящее время ни одно предприятие индустрии туризма не может обойтись без применения компьютерных систем, которые охватывают все процессы функционирования компании и ее взаимоотношений с гостями, что в значительной мере повышает эффективность и позволяет избавиться от ошибок. Вместе с этим руководство получает мощный инструмент контроля за работой компании и финансовыми потоками, а возможности злоупотреблений сокращаются до минимума, кроме того информационные технологии позволяют справляться с большими объемами заказов, четко отслеживать каждого туриста и значительно сокращают процесс бронирования-подтверждения и анализа оперативной ситуации по наличию мест на рейсах и в отелях. ООО Туристическая фирма «Club Travel» в своей работе использует информационные технологии, которые дают возможность работать с каталогами туроператорских фирм, производить автоматизированное резервирование, составлять листы размещения и печатать документы для туристов. Сферы применения компьютерных технологий — бухгалтерия, делопроизводство, информационная база отелей, система аналитической отчетности, планирование деятельности и т. д.