Автоматизация документооборота предприятия ООО

В качестве СУБД используется СУБД MicrosoftAccess. Разработанный программный проект представляет приложение Ассеss, состоящее из 9 информационных таблиц, 21 кнопочных и информационных форм, а 4 запросов и 3 отчетов. Кнопочные формы используются для организации вычислительного процесса при помощи элементов управления, а так же для отображения содержимого информационных таблиц, информационных запросов и отчетов. Подчиненные формы формируются на основе SQL-запросов и позволяют отобразить записи базы данных, связанные с главной формой. Отчет формируется на основе запроса к базе данных и создается при помощи мастера составления отчетов MicrosoftAccess. Структуру всех запросов к базе данных представлено в приложении А.

3.3. 4 Описание программных модулей.

Алгоритм функционирования разработанного приложения-модуля можно кратко описать следующей последовательностью действий (рис. 3.24). При загрузке модуля ожидается выбор одной из альтернатив главного меню. В зависимости от выбранной альтернативы главного меню происходит активация соответствующей процедуры, и синтез необходимых дочерних форм. После этого вычислительный процесс ожидает задействования элементов управления, которые могут приводить к запуску различных программных процедур, входящих в состав проекта. Элементы управления компоненты Button активируют процедуры, соответствующие названным действиям. Все процедуры функционируют по типизированным алгоритмам.Рис.

3.24 Блок-схема работы приложения3.

5 Контрольный пример реализации проекта и его описаниевыводы.

Рассмотрим контрольный пример функционирования системы. В случае правильной связи с базой данных на экране появится главная форма приложения (рис.

3.13).Для дальнейшей работы приложения необходимо выбрать пункт главного меню. Например, выбираем пункт «Работа с базой данных» (рис. 3.25).Рис. 3.25 Работа с базой данных Выберем альтернативу «Документы у исполнителя». Результат просмотра базы данных представлен на рис.

3.26. Рис.

3.26 Просмотр «Документы у исполнителя"На следующем шаге просмотрим базу данных в разрезе «База данных документов» (рис. 3.27).После этого приведем в исполнение элемент управления — кнопку «Поиск информации», проведем поиск адресата «Иванцов» (рис.

3.28).В результате получим форму, представленную на рис.

3.29. Рис.

3.27 Результат просмотра данных.

Рис.

3.28 Просмотр всей базы данных Рис.

3.29 Результат поиска по фамилии исполнителя.

При выборе просмотра базы данных «Неотработанные документы получим результат представленный на рис.

3.30Рис.

3.30 Результат просмотра базы данных.

При выборе альтернативы контроль выполнения документов будет получена форма представленная на рис.

3.31. Рис.

3.31 Результат просмотра базы данных.

Таким образом, считаю, что работоспособность программы полностью продемонстрирована.

3.4 Анализ экономической эффективности.

Одной из основных целей планирования дипломного проекта является определение продолжительности его проведения. План выполнения работ разработки представлен в таблице 3.

12.Таблица 3.

12. План выполнения работ.

Стадия разработки проекта.

Затраты времени, чел.

ЧдниИсполнители1. ТЗ: разработка ТЗ, подбор и изучение литературы8инженер, руководитель2. ЭП: составление блок схем, разработка ТЭО9инженер3. ТП: разработка структуры программы, разработка пояснительной записки10инженер4. РП: Разработка и испытание программы46инженер5. ВН: оформление отчетной документации и графического материала17инженер

Трудоемкость всего цикла90Согласно «Положению о составе затрат» затраты, образующие себестоимость продукции, группируются в соответствии с их экономическим содержанием по следующим элементам:

Материальные затраты. Затраты на оплату труда. Отчисления на социальные нужды. Амортизационные отчисления.Прочие затраты. В данном случае продукцией являются разработанные в ходе дипломного проектирования программные средства. Материальные затраты включают в себя затраты на материалы, используемые при проектировании. Смета затрат на эти материалы приведена в таблице 3.

13.Таблица 3.

13. Смета затрат на материалы.

НаименованиеКоличество.

Единица измерения.

Цена за единицу, руб. Цена за единицу без НДС, руб. Стоимость, руб. Компакт диск CD-R1Шт121 012.

Ватман5лист3.

Бумага писчая5пачка (по 40 листов).

7.

56.2531.

25Прочиерасходы.

Ручка1Шт1512.

512.

5Стержень2Шт3.

52.925.

84Маркер1Шт8.

87.337.

33Итого материальных затрат M83.92Затраты на оплату труда З включают в себя основную заработную плату Зосн, выплаченную в соответствии с установленными тарифами, окладами и расценками, и дополнительную заработную плату Здоп, выплаченную в соответствии с КЗОТом за неотработанное время и не произведенные работы. Расчет заработной платы условный. Принимаем заработную плату дипломника равной заработной плате инженера без квалификации. Рассчитаем основную заработную плату Зосн, исходя из средней зар.

платы инженера без квалификации 2000 рублей в месяц:

Зосн = 2000 * 90 / 22 = 2000 * 4 = 8182 (руб.)Рассчитаем дополнительную заработную плату Здоп, исходя из 30 процентов от основной зарплаты:

Здоп = Зосн * 30 / 100 = 8182* 30 / 100 = 2455 (руб.)Итого затраты на оплату труда составят:

З = Зосн + Здоп = 8182 + 2455 = 10 637 (руб.)Отчисления на единый социальный налог 26% + 0,2% страхование травм — рассчитываются, исходя из заработной платы (основной и дополнительной):О = З * (26 +0,2) / 100 = 10 637 * 26.2 / 100 = 2786 (руб.)Амортизационные отчисления, А необходимы для восстановления основных производственных фондов, которые в случае разработки программных средств представлены ЭВМ: А = С * На * Дисп / Д раб год, где С — стоимость компьютера, На — норма амортизации в год, Дисп — число дней, когда использовалась ЭВМ, Д раб год — число рабочих дней в году (250). Стоимость компьютера С, на котором разрабатывалась программа, составляет 8000 рублей при норме амортизации На 20% в год, ЭВМ использовалась в течение 46 рабочих дней. Тогда.

А = 8 000 * 0.1 * 46 / 250 = 48 000 / 250 = 147.

2 (руб.)Среди прочих затрат на управленческие, административнохозяйственные расходы, оплату услуг вычислительного центра начислим 20% от всех предыдущих затрат. Тогда полные затраты (себестоимость) S на разработанные программные средства составят: S = (M + З + О + А) * 1.2 = 13 653 * 1.2 = 16 384 (руб.)Устанавливая цену на программу, нужно исходить из необходимости компенсации затрат на ее производство, уплаты государству налогов и получение прибыли для дальнейшего развития. Таким образом, если планируемая прибыль P составляет 50% от себестоимости и налог на добавленную стоимость НДС — 18%, то проектная цена Цпр программных средств составит:

Цпр = S + P + НДС, где P = S * 50 / 100 = 16 384 * 0.5 = 8192 (руб.), НДС = (S + P) * 20 / 100 = (16 384 + 8192) * 0.2 = 4915 (руб.)Цпр = 16 384 + 8192 + 4915 = 29 491 (руб.)Оценить экономическую эффективность применения разработанного программного комплекса в числовом выражении достаточно трудно. Это связано с тем, что его эффективность будет складываться из множества составляющих, причем, некоторые из них практически не поддаются числовой оценке. Можно приближенно оценить экономическую эффективность проекта, через высвобождение рабочей силы. Т.к. данный проект предназначен для легкой автоматизации работы требующей специальных знаний и навыков, то внедрение его позволит заменить работу как минимум одного, при этом эти функции будут выполняться гораздо быстрее, что будет способствовать повышению эффективности деятельности учебных заведений в целом. Если считать в среднем заработную плату сотрудника 4000 руб., то в год на выполнение данной работы будет тратиться: Экономия основной заработной платы:

Эосн.

эк = 4000* 12 = 48 000 руб. Экономия отчислений на социальные нужды составят:

Эс.н.эк = 026*(Зосн.

эк + Здоп.

эк) Эс.н.эк = 0,26*(48 000 + 48 000*0.1) = 13 728 руб. Общая годовая экономия составит:

Згод.

эк = Зосн.

эк + Здоп.

эк + Зс.н.эк.

Згод.

эк = 48 000 + 4800*0.1 + 13 728 = 66 528 руб. Экономическая эффективность использования системы: Эк = Згод.

эк/Зобщ, где Зобщ.

затраты на разработку Эк = 66 528/29491= 2.

26.Срок окупаемости разработки составит:

Сок =1/Эк =½.45 = 0.44 года.

т.е. Сок = 5.3мес.Следовательно, можно утверждать, что данная программная продукция является эффективной и ее успешная реализация вполне возможна.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В дипломной работе была спроектирована и разработана автоматизированная система документооборота ООО «Интерэнерго».На этапе обследования была рассмотрена общая характеристика объекта автоматизации, его организационная структура и организация работы. На основе анализа сформированы и обоснованы требования к работе системы и к ее отдельным компонентам: программному, информационному, техническому. На стадии проектирования разработана общая структура информационной системы в целом, а также по каждой отдельной ее задаче. Определены основные проектные решения, что стало основанием для разработки, отладки программной части и для конструирования эксплуатационной документации. Создание и внедрение автоматизированной системы документооборота ООО «Интерэнерго» позволит сократить время работы сотрудников с документами, снизить временные затраты на их обработку и поиск документов в среднем на 30−35%(Откуда??) за счет автоматического анализа информации, имеющейся в базе данных. Для быстрой и полной адаптации пользователя к системе был разработан удобный дружественный интерфейс пользователя и подробное описание работы с системой в руководстве пользователя. Для обеспечения надежной защиты информации предусмотрена система разграничения доступа к данным и функциям, авторизация вводимой и корректируемой информации, посредством подстановки и анализа данных. Считаю, что созданная в дипломной работе автоматизированная система документооборота ООО «Интерэнерго» полностью соответствует информационным требованиям предприятия и сможет поддерживать это соответствие в течение всего жизненного цикла системы. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫГромов Е.С., Баканов М. В., Печерских И. А. Компьютерное делопроизводство. Учебно-справочное пособие. — КТИПП, 2010.

Макарова Н.В., Николайчук Г. С., Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. — СПб.: Питер, 2007. ГОСТ Р 6.30−2003.

Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Access 2007 на практике: О. В. Смирнова — Москва, Феникс, 2009 г.- 160 с. Access 2007.

Новые возможности: Александр Сергеев — Санкт-Петербург, Питер, 2008 г.- 176 с. Access 2007.

Эффективное использование: В. Е. Кошелев — Москва, Бином-Пресс, 2009 г.- 590 с. Access 2010 для чайников: Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук — Москва, Вильямс, 2011 г.- 384 с. Access 2010: Андрей Сеннов — Санкт-Петербург, Питер, 2010 г.- 288 с. MicrosoftAccess 2003.

Русская версия (+ CD-ROM): — Москва, Эком, 2008 г.- 432 с. MicrosoftAccess 2007.

Лучший самоучитель: С. В. Глушаков, А. С.

Сурядный, М. И. Шумилов — Москва, АСТ, АСТ Москва, 2008 г.- 448 с. Практика создания приложений в Access: А. М.

Епанешников, В. А. Епанешников — Москва, Диалог-МИФИ, 2009 г.- 440 с. Программирование в пакетах MS Office: — Москва, Финансы и статистика, 2007 г.- 656 с. Работа с пакетом MicrosoftOffice (+ CD-ROM): Игорь Горшунов — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2007 г.- 208 с. Разработка баз данных в MicrosoftAccess: Н. П. Обухов — Москва, ИВЭСЭП, Знание, 2008 г.- 92 с. Разработка приложений в MS Access: С.

И. Моисеенко, Б. В. Соболь — Москва, Вильямс, 2006 г.- 272 с. Самоучитель Access 2010 (+ CD-ROM): Юрий Бекаревич, Нина Пушкина — Санкт-Петербург, БХВ-Петербург, 2011 г.- 432 с. Технологии организации, хранения и обработки данных: Е.

А. Левчук — Санкт-Петербург, Вышэйшая школа, 2005 г.- 240 с. ПРИЛОЖЕНИЕSELECT адресат.Наименование, адресат. Фамилия, адресат. Имя, адресат. Отчество, адресат. Телефон, адресат. email, адресат. АдресFROM адресатWHERE (((адресат.Фамилия)=[Forms]![Поиск информации]![Поле20]));SELECT Атрибут. регистрационный номер], Атрибут. дата регистрации], Атрибут.

содержание, Атрибут. исходящий номер], Состояние.

состояние, Состояние.

дата, Состояние.

местонахождениеFROM Состояние INNER JOIN (Атрибут INNER JOIN Документ ON Атрибут. код атрибута] = Документ. код атрибута]) ON Состояние. код состояния] = Документ.

код состояния]WHERE (((Атрибут. дата регистрации])=[F orms]![Поиск информации]![Поле11]));SELECT Атрибут. регистрационный номер], Атрибут. дата регистрации], Атрибут.

содержание, Атрибут. исходящий номер], Состояние.

состояние, Состояние.

дата, Состояние.

местонахождениеFROM Состояние INNER JOIN (Атрибут INNER JOIN Документ ON Атрибут. код атрибута] = Документ. код атрибута]) ON Состояние. код состояния] =.

Документ. код состояния]WHERE (((Атрибут. регистрационный номер])=[Forms]![Поиск информации]![Поле6]));SELECT Исполнитель. Фамилия, Исполнитель. Имя, Исполнитель. Отчество, Исполнитель. Должность, Отдел.

название_отдела, Исполнитель. Телефон, Отдел.

размещениеFROM Отдел INNER JOIN Исполнитель ON Отдел.

код_отдела = Исполнитель. код отдела]WHERE (((Исполнитель.Фамилия)=[Forms]![Поиск информации]![Поле15]));FROM Zapas INNER JOIN Tovar ON Zapas. idZapas = Tovar. idZapas, Zakaz INNER JOIN (Pokup INNER JOIN Nakladnaya ON Pokup. idPokup = Nakladnaya. idPokup) ON Zakaz. idZakaz = Nakladnaya. IdZakaz;SELECT Атрибут. регистрационный номер], Атрибут. дата регистрации], Атрибут.

содержание, Контроль. дата отработки], Состояние.

состояние, Состояние.

дата, Состояние.

местонахождениеFROM Контроль INNER JOIN (Состояние INNER JOIN (Атрибут INNER JOIN Документ ON Атрибут. код атрибута] = Документ. код атрибута]) ON Состояние. код состояния] = Документ.

код состояния]) ON Контроль. код контроля] = Документ.

код контроля]WHERE (((Состояние. состояние])<>'исполнен'));