Методика структуризации целей системы, стремящейся к идеалу (Р. Фкоффа и Ф. Эмери)

Для второго и третьего этапов отдельные методики структуризации не применяются, а используется анализ составляющих из методики Акоффа и Эмери. Ввиду того, что методика Акоффа и Эмери не дает возможности в должной мере оценить взаимодействие системы со средой, введена дополнительная ветвь «Взаимодействие с надсистемой и актуальной средой», которая рассматривается по методике, основанной на концепции деятельности с подходом «сверху» с использованием признаков «структура деятельности» (4.

1.) и «вид деятельности» (4.

2.).Оценка значимости функций при их разработке.

Любая организация имеет множество целей и функций, но, разумеется, не все они равнозначны. Поэтому далее требуется оценить значимость полученных целей и функций, чтобы определить важность тех или иных ветвей организационной структуры. После построения обобщеннойструктурыможно применить один из методов экспертных оценок. Для этого можно использовать, например, метод экспертных оценок значимости, предложенный в методике PATTERN. В качестве критериев выбирается важность функции, безопасность и сложность ее исполнения. На основе полученных оценок в дальнейшем можно проследить, насколько хорошо исполняются функции, соблюдается ли приоритет, не дублируются ли найденные функции. Системно-целевой подход формированияоргструктуры.

В настоящее время одна из важнейших проблем для всякой организации ─ корректировка ее организационной структуры в соответствии с постоянно изменяющейся окружающей средой. Существует множество форм управления, которые можно соотнести с разными видами структур, а также различные подходы кпроектированию организационных структур. Применяют нормативно-функциональный подход, направленный на унификацию организационных форм управления в рамках отрасли, результат ─ ряд типовых структур, не учитывающих особенности конкретных организаций и условия, в которых они работают. Еще один осуществимый подход — системно-целевой. Этот подход заключается в построении организационной структуры на основе структуры целей и функций. Он позволяет учитывать особенности организации, изменять и расширять состав функций, т. е. обладает рядом преимуществ. Анализ, оценка, корректировка структур

На последнем этапе анализируется получившаяся структура и выясняется, выполняются ли необходимые функции элементами организационной структуры. Сопоставляя структуру целей и функций с организационной структурой, можно обнаружитьимеющиеся недостатки. Для разработки рекомендаций необходимо оценить выполнение функций подразделениями, учитывая, какую долю функции исполняет элемент организационной структуры. Далее разрабатываются рекомендации по исправлению недостатков и улучшению организационной структуры исследуемого объекта. Впоследствии структуракорректируется, опираясь на рекомендации. На основе проведенных исследований планируется анализ возможных нововведений с оценкой их необходимости и осуществимости (см. раздел 8.1).Разработка обобщенной методики структуризации целей и функций систем управления.

Предусматривается возможность использования различных методик структуризации при формировании первоначального варианта структуры целей (основных направлений деятельности и развития) системы, несколько способов оценки вариантов будущих структур и выбор в конкретных условиях методики структуризации и методов оценки с учетом особенностей предприятия или организации, периода их развития. Кратко охарактеризуем этапы и сведем их в таблицу 8. Таблица 8.Рис. 3 Виды и формы представления структур

Наиболее целесообразно на основе обобщенной методики разработать методику для конкретного предприятия. Использование методик структуризации, базирующихся на различных концепциях, позволяет обеспечить полноту анализа целей и функций системы управления организацией (предприятием) с точностью до принятой концепции. Однако применение методик на практике сдерживается тем, что для полной последовательной реализации методики необходимы большие затраты времени, труда и ресурсов. ОБЩАЯ ТЕОРИЯ СИСТЕМ И СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗСистемный анализ исследует социально-экономические системы, главной особенностью которых является наличие «активных элементов» т. е. персонала. Согласно теории систем: система не одинока в окружающем мире, она связана коммуникациями с внешней средой, представляющие собой сложные образования, включающие в себя «Надсистему», «Актуальную среду», а также «Подведомственную систему». Надсистема представляет собой объекты и системы более высокого порядка, которые взаимодействуют с разрабатываемой системой. Актуальная среда делится на: Таблица 9Подведомственные системы включают в себя те объекты и системы, которые обеспечивают бесперебойное выполнение всех функций исследуемого объекта. Таким образом, для того чтобы проанализировать систему, необходимо составить описание имеющегося объекта исследования. Классификация методом моделирования систем:

Постановка любой задачи заключается в том, чтобы перевести ее словесное, вербальное описанье в формальное. В случае относительно простых задач, такой переход осуществляется непосредственно в сознании человека, который даже не всегда может объяснить, как это он сделал. Если полученная формальная модель (математическая зависимость между величинами в виде формулы, уравнения или системы уравнений) опирается на фундаментальный закон или подтверждается экспериментально, то этим доказывается его адекватность отображаемой ситуациии модель системы рекомендуется для решения задач подобного класса. Реальные ситуации по проектированию сложных систем и комплексов, а такжеих управления нужно отображать при помощи самоорганизующихся систем, для которых модели обязаны постоянно развиваться и корректироваться. При этом может изменяться не только модель, но и метод моделирования, что зачастуюслужит средством развития представления ЛПР о ситуации моделирования. По мере усложнения задач получение модели и доказательство ее адекватности усложняется. Вначале эксперимент становится дорогим и небезопасным, а применительно к экономическим системам становиться практически не реализуемым, задача переносится в класс проблем по принятию решения. Т. е. перевод вербального описания в формальное, становиться важной составной частью процесса принятия решения. Причем эту составную часть не всегда можно выделить как отдельный этап. Завершив его, можно обращаться с формальной моделью так же, как с обычным математическим описанием, строгим и абсолютно справедливым. Для решения проблемы перевода вербального описания в формальное в различных областях деятельности стали развиваться специальные приемы и методы.

Так возникли методы типа «дерева целей», «мозговой атаки», «сценариев», экспертных оценок и т. п.Иными словами, перевод вербального описания в формальное, осмысление, интерпретация модели и получаемых результатов становится неотъемлемой частью практически каждого этапа моделирования сложной развивающейся системы. Для того, чтобы точнее охарактеризовать такой подход к моделированию процессов принятия решений, говорят о создании «механизма» моделирования, или «механизма» принятия решений. В свою очередь, развитие математики идет по пути расширения средств постановки и решения трудно формализуемых задач. Наряду с детерминированными, аналитическими методами классической математики возникли теория вероятности и математическая статистика (как средство доказательства адекватности моделей на основе представительной выборки и понятия вероятности правомерности использования модели и результатов моделирования). Таким образом, между неформальным, образным мышлением человека и формальными моделями классической математики существуетцелый «спектр» методов. Они помогают получать и уточнять вербальное описание проблемной ситуации, с одной стороны, и интерпретировать формальные модели, связывать их с реальной действительностью, с другой. Этот спектр условно представлен на рис. 5 ниже.Рис. 5 Методы моделирования.

Информационные модели.

При моделировании систем можно использовать подход на основании информационной модели, которыйпозволяет сделать оценку нововведений различного вида на реализацию целей действующих организаций и определить их необходимость. В соответствии с подходом А. А. Денисова вычисляются информационные оценки степени влияния компонентов системы на реализацию ее целей.

где рij‘

— вероятность достижения j-й цели при использовании i-й компоненты; qij

— вероятность использования i-й компоненты при реализации j-йцели;Hij- степень влияния i-й компоненты на реализацию j-й цели. Модель в общем виде представлена на рисунке 6. Рисунок 6.Представлениеинформационной модели. Пример применения информационной модели.

Таблица 10 — Нововведения.

МОДИФИКАЦИИ МЕТОДИКИ СТРУКТУРИЗАЦИИ ЦЕЛЕЙ И ФУНКЦИЙ ДЛЯ СТРЕМЯЩИХСЯ К ИДЕАЛУ СИСТЕМ1) В методике структуризации целей и функций для стремящихся к идеалу систем, разработанной Р. Акоффом и Ф. Эмери на принципе фрактальности, т. е. структуризации каждой ветви нижележащего уровня, непременно используются составляющие соседних уровней. Эта методика позволяет обеспечить наибольшую полноту структуризации таких организаций, цели и функции которых должны охватывать разносторонние условия существования и развития личности. Методику структуризации целей и функций для стремящихся к идеалу систем, можно не только объединять с другими методиками, но и модифицировать саму эту методику. Приведем вариант верхнего уровня структуры целей:

Таблица 112) Методика структуризации целей, стремящейся к идеалу системы, как уже говорилось, подходитдля организационных структур, осуществляющих многоплановую и многоаспектную деятельность, например, регионов (городов, областей и проч.). Как раз в этом случае более приемлемым вариантом является использование методики для гипотетических общин, которые существуют в социальном пространстве смыслов, когда личность стремится ставить перед собой социально значимые цели, а само сообщество, где личность существует, стремится к идеалу и ставит перед собой такие цели, как изобилие, поиск правды, добро и красота. В терминологии нашей сегодняшней жизни цели к изобилию можно поставить в соответствие политико-экономическую сферу деятельности; поиску правды соответствует научно-образовательная деятельность; стремлению к добру соответствует функция разрешения различных конфликтов, то есть юриспруденция, религия, этика, мораль и т. п.; стремлению к красоте соответствует функция эстетики, то есть искусство, отдых, культура, формирование личности. На рис. 7 представленеще один вариант структуры целей на примере региона.Рис. 7. Пример структуры целей региона.

Формализация процесса структуризации целей. Как показывает практика, сразу построить структуру целей, которая во всех отношениях будет удовлетворительной, очень сложно. Это итеративный процесс, требующий уточнения списка групп факторов структуризации, состава этих групп, обсуждения результатов, организации экспертиз. Все это приводит к многократной повторяемости формирования новых, откорректированных структур целей, что без использования компьютера очень трудоемко. Основной смысл организации процесса структуризации целей во всех упомянутых методиках заключается в том, что формируется несколько групп факторов, влияющих на структуризацию, а затем просматриваются всевозможные наборы конкретных факторов по одному из каждой группы. Некоторым из этих наборов соответствует конкретный смысл, конкретная функция управления. Другие же наборы могут оказаться бессмысленными, и должны отбрасываться. Просмотрев все множество возможных наборов факторов и отбросив бессмысленные или неактуальные в данной ситуации для даннойорганизации наборы, получают вполне определенное дерево целей, которое затем может анализироваться и корректироваться. Рассмотрималгоритм организации процесса структуризация целей. Не должно быть никаких принципиальных ограничений для организации описанного процесса на компьютере, кроме одного: при определенном количестве групп факторов и определенных количествах факторов в группах возникает слишком много наборов, которые нужно просматривать.

Например, при семи группах факторов и семи факторах в каждой группе число всевозможных наборов равно 7 в степени 7, то есть 823 543 наборов, это чрезвычайно много, и все они не могут быть просмотрены в разумное время. Однако, пользуются тем, что многие наборы и даже целые ветви дерева, составленного из этих наборов, оказываются бессмысленными. Процесс просмотра организуется в диалоговом режиме, отбрасывая ненужные ветви сразу, что значительно сокращает перебор. Описание такого процесса выглядит следующим образом. gНi, jКiВiУiПринято.

УзелД m — количество групп факторов структуризации, — наименование j-го фактора в i-ой группе факторов, — количество факторов в i-ой группе факторов, — текущий номер фактора i-ой группы факторов, — номер фактора из i-ой группы в предъявляемом наборе, — истина, если предъявленный набор принимается, — наименование узла, соответствующего принятому набору, — m-ый узел формируемого дерева целей. Вi = 0 дляi; i = 0; p = -1; m = 0; (перемен.p содержит код пустой поз-и для набора У) Ц{ покаi > = 0если Вi < Kiто Уi = Вi; Вi = Вi + 1; еслиi < g — 1 то.

Цпо j: i + 1 jg — 1 { Уj = p;} конецесли.

Вывод У; Ввод Принято, Узел; если Принятотоs = «» ;Цпоj: 0 j g — 1 { r = Уj; еслиrpтоc = Нj, r ;иначе с = «.

-"; s = s*c*" ." ;} s = s* Узел; Д m = s; m = m + 1; еслиi < g — 1тоi = i + 1;Вi = 0; конецесликонецеслииначе i = i — 1;конецесли }ЗАКЛЮЧЕНИЕПредставим сводную таблицу методик:

Таблица 11Целесообразно иметь обобщенную методику формирования и анализа ЦФ, которая включала бы несколько методик структуризации, несколько методов оценки структур, предусматривала бы возможность выбора методики в зависимости от периода развития системы. С помощью полученных разными методиками данных могут быть составлены рекомендации по совершенствованию структуры организации, которая увеличит эффективность работы сотрудников и компании в целом, повысит производительность и снизит издержки и затраты, что так же отразиться на качестве работы. В строгом смысле слова цель — это идеальное предвосхищение результата деятельности, ее регулятор. В самом понимании и определении цели в большей или меньшей степени наблюдается присутствие человеческого фактора. Цель формулируется человеком в процессе его жизнедеятельности. В теории систем цель рассматривается в субъективном и объективном смыслах.

В субъективном смысле она выступает как цель человека, занятого исследованием, конструированием и управлением системами. Она представляется как-то, на что направлена деятельность человека по отношению к системам. В объективном смысле под целью понимается то состояние, к которому стремится система, ради чего она существует. Такое понимание цели чаще всего используется в системном подходе. Для больших и сложных систем, какими являются социально-экономические системы, формулирование целей существования и определения условий, при которых такие цели могут быть реализованы в полной мере, является основополагающим положением теории теории управления социально-экономическими системами. На практике цель трансформируется, принимая различные оттенки в пределах условной «шкалы» — от идеальных устремлений к материальному воплощению, конечному результату деятельности, как это представлено на рисунке 8. Рисунок 8. Трансформация цель от идеальных устремлений к материальному воплощению.

ЛИТЕРАТУРА

1. Акофф Р. О целеустремленных системах.

Р. Акофф, Ф. Эмери. — М.: Сов. радио, 1974.

2. Волкова В. Н. Теория систем. В. Н. Волкова, А. А. Денисов. — М.: Высшая школа, 2006.

3. Волкова В. Н. Теория систем и системный анализ: учебник. В. Н. Волкова, А. А. Денисов. М.: Юрайт, 20с.

4. Перегудов Ф. И. Введение в системный анализ. Ф. И. Перегудов, Ф.

П. Тарасенко. — М.: Высшая школа, 1989. — М.: ЛКИ, 2006.

5. Учебное пособие «Автоматизированные диалоговые процедуры анализа целей и функций систем управления» под ред. В. Н. Волковой, 2010.

6.И. В. Ильин, С. В. Широкова, М. Эссер. Управление проектами: учебное пособие. — СПб: СПБГТУ, 2012. — 310с.

7. В. Н. Волкова, А. А. Денисов.

Основы теории систем и системного анализа: учебник. — СПб: СПБГТУ, 2000. — 512с.

— 3-е изд.

8. В. Н. Волкова. Структуризация целей в системе управления высшей школы. — СПб: СПБГТУ, 2000. — 80с.

9. В. Н. Волкова, А. А. Денисов. Методы организации сложных экспертиз: учеб.

пособие — СПб: СПБГТУ, 2004. — 70с.