Совершенствование информационных технологий в управлении предприятием (на примере ООО

Глава 3. Совершенствование информационного обеспечения в управлении ООО «Мономакс"3.

1. Мероприятия по совершенствованию управленческой деятельности на предприятии ООО «Мономакс"После начала валютного кризиса в России, вызванным стремительным падением мировых цен на нефть в 2014 году, практически все существующие российские предприятия столкнулись с рядом не простых проблем. Девальвация рубля, которая привела к росту цен на импортное, а затем и на отечественное сырье и оборудование. Увеличение Центральным Банком России ключевой ставки, приведшее к увеличению стоимости кредитов. Все эти факторы приводят к удорожанию стоимости конечного продукта, производимого предприятиями. При этом возрастает уровень безработицы, уменьшаются реальные доходы населения, следовательно, падает покупательная способность населения и, соответственно, спрос на ту или иную продукцию. Как известно, производительность труда в России практически в два раза меньше среднеевропейской, и в 2,5 раза меньше, чем в США.

[ 1] Считается, что одни из основных причин такого уровня производительности российских предприятий является неэффективное производство и использование устаревших технологии. [ 2] Раньше менеджмент предприятия мог себе позволить управлять предприятием, особо не прилагая больших усилий, и при этом неплохо чувствовать себя на рынке. Сейчас же для дальнейшего успешного функционирования предприятия, а может и вообще существования, необходимо чтобы оно было более конкурентоспособно, чтобы продукция была лучше, чем у конкурентов или дешевле [5, 6].

Достижение конкурентоспособности невозможно без наличия эффективной управленческой деятельности на предприятии. Только высокоэффективная организация труда и современное высокотехническое оборудование может позволить предприятию развиваться и достигать высоких результатов. Проблему эффективности предприятия может решить применение научного подхода к управлению производством [7, 8]. Первым, кто применил данный подход, является Фредерик Тейлор, основы теоретических положений концепции которого, были им изложены в его работе «Принципы научного менеджмента» в 1911 году, являясь обобщением его собственного практического опыта. Ф. Тейлором были выведены четыре принципа научной организации управления, соблюдения которых, как он утверждал, приведет к повышению прибыли для управленческого персонала, так и увеличение заработной платы работников. Не смотря на то, что работам Ф. Тейлора уже больше ста лет и они практически являются основой в управлении производством, не на всех современных предприятиях используются принципы научной организации труда, изложенные Ф. Тейлором: 1. Разработка научных подходов к каждому элементу работы, которая выполняется отдельным работником 2.

Управленцы производят тщательный отбор работников на научной основе, а после тренируют, обучают и развивают полученные навыки каждого отдельного рабочего 3. Осуществлять тесное сотрудничество с рабочими 4. Устанавливать практически равномерное распределение задач и ответственности между управленцами и рабочими [3]Также менеджменту предприятия стоит обратить внимания на принципы управления, которые сформулировал Анри Файоль. А. Файоль является представителем классической школы управления, которая базируется на научном менеджменте Ф. Тейлора, но доработанном и усовершенствованном, отличительной особенностью которого является то, что в нем подвергается рассмотрению организация в целом и разработка подходов к повышению эффективности управления происходит с позиции организационной целостности. А.

Файоль изложил следующие принципы управления:

Разделение труда.

Централизация и децентрализация Власть и ответственность Скалярная цепь Дисциплина.

ПорядокЕдиноначалие Справедливость.

Единство руководства.

Стабильность рабочего места.

Подчиненность интересов Инициатива.

Вознаграждение персонала Корпоративный дух.

Основоположник современного менеджмента Питер Друкер, в отличие от большинства авторов работ о менеджменте, предлагает управляющему прежде всего научиться управлять самим собой, считая это самым правильным путем повышения управленческой эффективности. [4] П. Друкер выделяет, что для любого управляющего существуют четыре основных реалий, также их можно назвать препятствия, которые очень сложно контролировать:

1. Время2. Поток событий3. Сложность взаимодействия с сотрудниками4. Концентрация на внутренних процессах в ущерб внешним.

По его мнению, данные препятствия создают основные помехи для эффективной деятельности управляющего. Поскольку полное устранение их невозможно, П. Друкер дает рекомендацию руководителям в первую очередь развить навык расстановки приоритетов, что поможет в любой ситуации сконцентрироваться на основной задаче и оптимально распределить время. Эффективность в управленческой деятельности — это не только лишь умение поступать целесообразно и правильно, но и следование комплексу определенных практических методик, которое должно стать обязательным в деятельности руководителя. П. Друкер определил пять методик выработки эффективного поведения: Методика 1. Правила эффективного управления временем.

Методика 2. Установка на конечный результат и глобальные цели.

Методика 3. Развитие сильных сторон.

Методика 4. Правила расстановки приоритетов.

Методика 5. Принятие правильных решений.

Важно понимать, что повышение эффективности управленческой деятельности предприятия не может производиться посредством использования лишь одной из рассмотренных методик или принципов. Только применение совокупности этих и других методик и принципов позволит создать высокоэффективную организацию труда. В компании ООО «Мономакс» управление осуществляется по иерархическому типу: от высшего звена руководства к простым сотрудникам. Для более эффективного обеспечения управленческой деятельностью предприятие ООО «Мономакс» разрабатывает и реализует автоматизированные системы. Они позволяют всем сотрудникам отслеживать информацию по всей деятельности компании, что в свою очередь повышает качество взаимодействия структурных подразделений предприятия.

Например: находясь в одной автоматизированной системе менеджер проектов может увидеть оплату заказчиком заказа, и соответственно продолжить с ним работу. В рамках совершенствования существующей системы информационных технологий управления компании ООО «Мономакс» были предложены мероприятия по разработке собственных программных средств. Рассмотрим их немного подробнее предложенные мероприятия. Первое программное средство — это ERP — система для осуществления документооборота в компании, оформления заказов и приема платежей от клиентов. ERP — система призвана объединить деятельность нескольких структурных подразделений компании в одном месте, с целью совершенствования и облегчения обмена информационными потоками в компании, что в свою очередь способствует более эффективному осуществлению деятельности. В узком смысле ERP система представляет собой информационную систему идентификации планирования всех ресурсов предприятия, необходимых для производства, осуществление продаж, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. В широком смысле ERP система — это методология эффективного планирования ресурсов предприятия, предназначенных для производства, осуществления продаж, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг, а также эффективного управления ресурсами.

Системы ERP имеют существенные отличие от систем MRPII, которые заключаются в том, что ERP система предусматривает большее количество типов производства и видов деятельности организации. Также ERP система предполагает возможность управления несколькими автономно работающими предприятиями, имеющими корпоративную структуру, в том числе транснациональными корпорациями. В системах ERP отводится большее внимание системе финансового управления и планирования, нежели в MRPII. Системы ERP предполагают интеграцию с другими системами предприятия, а именно системами автоматизированного проектирования, автоматизации управления технологическими процессами, электронного документооборота, электронной коммерции. Однако система ERP не совершенна. С ее помощью невозможно получать сквозную систему планирования и анализа себестоимости по всему жизненному циклу товара, что привело к созданию более совершенной концепции CSRP (customersynchronizedresourceplanning), которая охватывает практически целиком весь жизненный цикл товара, с точки зрения управления стоимостью это очень важно.

При помощи вышеуказанной концепции на предприятии представляется возможным осуществлять те задачи, решение которых ранее было невозможным. В рамках разработки ERP — системы ООО «Мономакс» должны осуществиться объединения таких структурных подразделений и сотрудников компании как: бухгалтерия, менеджеры по управлению проектами, референт приемной. Данные сотрудники являются основными пользователями данной ERP — системы. Все остальные пользователи представлены пассивными получателями необходимой информации и оказания технологической помощи в поддержке данной системы. Система ERP разработана на базе 1С бухгалтерии собственными силами компании, в частности структурным подразделением информационного обеспечения. Референт приемной обеспечивает правильность и эффективность документооборота компании, отслеживает сроки исполнения, утверждает документы. Бухгалтерия отлеживает своевременность и полноту оплаты клиентов за заказы. Менеджеры по управлению проектами работают непосредственно с клиентами и в системе ERP создают новые заказы, закрывают старые заказы в связи с их исполнением, следят за исполнением текущих заказов. Рисунок 18.

Проект разрабатываемойсистемыERP ООО «Мономакс"Следующим инструментом совершенствования информационным управлением в компании ООО «Мономакс» должна стать разработка системы управления проектами Basecamp. Рисунок 19. Сущность разрабатываемойсистемы управления проектами BasecampДанная система предназначена для управления проектами, в нашем случае проектами являются заказы клиентов на организацию конференций, семинаров и деловых встреч. Данная система позволяет разработать проект на основании пожеланий клиента и применить его практически. Основными функциями данного программного обеспечения являются:

Разработка логотипа компании;

Просмотр информации о клиенте и проекте на одном экране;

Назначение и отслеживание своевременного исполнения задач;

Форму для сотрудников работающих над проектом, для обсуждения насущных вопросов;

Разработка расписания и управления ключевыми точками проекта. Данное программное средство позволит более эффективно подойти к работе с клиентами связанной с разработками проектов. Основным достоинством данного ПО станет автоматизация управлением деятельности компании ООО «Мономакс».Третьим мероприятием по совершенствованию управления в ООО «Мономакс» стал проект по масштабному обновлению веб-сайта:

http://www.monomax.ruВ проекте данного мероприятия заложены полное обновление структуры сайта, новое дизайнерское решение, новое информационное заполнение и реализация интернет ресурсов. В дизайнерском проекте сайт должен быть реализован в выдержанной цветовой гамме и в официальном стиле. Ниже приведена начальная разработка главной страницы официального сайта ООО «Мономакс».Цветовая гамма сайта подобрана специалистами по разработке сайтов и дизайнерами совместно. Представленные цвета считаются строгими и предназначенными для бизнеса. На главной странице сайта нет перегрузки по информации, все указано лаконично и четко. Это положительный момент, так как человек, зашедший первый раз на сайт предприятия ООО «Мономакс» сможет не отвлекаясь на стороннюю информацию, яркие цвета и анимационные сопровождения, заняться делами. Рисунок 20. Проект главной страницыофициального сайта ООО «Мономакс"Сайт должен быть оснащен всеми возможными ресурсами и возможностями:

Оставлениеэлектронной заявки на проведение мероприятия;

Реализация интернет-ресурса: он-лайин калькулятора, при использовании которого будет возможность рассчитать ориентировочную стоимость необходимого мероприятия, выбрав при этом необходимые критерии (рисунок 12).Рисунок 21. Проект интернет — ресурса он-лайн калькулятор для предварительного расчета стоимости мероприятия В разделе контактов компании вся информация должна быть указана в доступном и понятном виде, с указанием руководящих лиц компании, что в целом располагает к себе посетителя сайта в качестве потенциального клиента. Рисунок 22. Проект страница «Контакты"Обновленный сайт будет обладать более понятной и четко изложенной структурой. Это позволит клиентам лучше ориентироваться на сайте, и следовательно более быстро найти необходимую информацию. Кроме того, на сайте должен быть реализован интернет ресурс для возможности задать вопрос представителю компании и получить на него ответ — «вопрос-ответ», т. е. пользователь сайта может задать вопрос сотрудникам компании в режиме он-лайн в любое время суток. Сотрудники компании мониторит данный раздел, по возможности сразу же отвечают на заданные вопросы. Рисунок 23. Проект страницы официального сайта «Вопрос-ответ"Новый сайт компании ООО «Мономакс» будет обладать совершенным и достаточно увлекательным дизайном, но в то же время не перегружать сознание клиента, что позволит долго находиться на сайте компании. Новой и очень полезной разработкой нового сайте ООО «Мономакс» станет калькулятор, при использовании которого можно самостоятельно осуществить предварительный расчет стоимость заказного проекта. Все три мероприятия по совершенствованию управленческой деятельности компании ООО «Мономакс» позволили компании выйти на более высокий уровень в сфере своей деятельности и повысить конкурентоспособность.

3.2. Экономическое обоснованиемероприятий по совершенствованию управленческой деятельности ООО «Мономакс"Внедрение автоматизированных систем управления в деятельность предприятия всегда оказывает положительное влияние на управленческую деятельность. Однако такие процессы внедрения автоматизированных управленческих систем стоят достаточно дорого. Как показывает практика только 50% всех компаний РФ смогли окупить реализованные и внедренные автоматизированные проекты. В данном разделе выпускной квалификационной работы мы рассмотрим экономические показатели внедренных нами автоматизированных систем управления и обновления официального веб сайта. На сегодняшний день выделяют несколько методик проведения оценки внедренных автоматизированных систем.

Данное мероприятие осложнено тем, что очень сложно выявить положительный эффект от только что реализованных мероприятий. Мы проведем расчёт экономических показателей автоматизации управленческой деятельности методом определения общей стоимости каждого предложенного мероприятияна основании средних рыночных цен. Первым мероприятием является разработка программного средства на базе ERP. Данный проект планируется разрабатывать собственными силами компании. Вторым мероприятием является разработка системы Basecamp. Разработка данной системы так же будет осуществляться собственными силами компании. Третьим мероприятием по совершенствованию управленческой деятельности ООО «Мономакс» является капитальное обновление официального сайта компании. Реализация данного мероприятия будет осуществляться собственными силами компании. Затраты по предложенным мероприятиямпоказаны в таблице 5. Таблица 5. Экономические показатели на реализацию автоматизированной управленческой деятельности ООО «Мономакс"Этап внедрения.

Стоимость этапа.

Итоговые затраты.

ПримечаниеРазработка и внедрение системы ERP, на базе платформы 1С: бухгалтерия.

Разработка: 57 000 чел/час.

Приобретение лицензии: 150 000 руб.

114 000 руб.

150 000 руб.

264 000 руб. Разработка планируется проводиться силами предприятия ООО «Мономакс», следовательно, затраты будут минимальные. Разработкой данной системы займутся 2 сотрудника отдела информатизации. Разработка и внедрение системы Basecamp210 000 руб. в год210 000 руб. Полная версия данной системы стоит 210 000 руб. в год. Разработки планируется провести сотрудниками организации ООО «Мономакс». Обновление официального веб — сайта.

Цветовая гамма сайта — 15 000 руб. Изменение структуру сайта — 60 000 руб. Изменение внешнего вида сайта — 40 000 руб. 15 000 руб.

60 000 руб.

40 000 руб.

115 000 руб. Обновление сайта, так же как и его разработка и заполнение информацией ведется сотрудниками отдела информатизации. Итого на реализацию мероприятий по совершенствованию управленческой деятельности компании ООО «Мономакс» затраты составят сумму в размере 589 000 руб. Вывод.

В заключение третьего раздела выпускной квалификационной работы можно сделать вывод, что стратегическое развитие компании ООО «Мономакс» находится в стадии реализации. Собственными силами сотрудники отдела информатизации проводят автоматизацию управленческого проекта компании. В данное мероприятие по реализации автоматизирования управленческого процесса входят:

Создание программного средства на базе ERP. Данная систем позволяет осуществлять бизнес процессы органиазции в сфере работы с клиентами: прием заявок на предоставление услуги, прием безналичного расчёта за предоставление услуг, возможность выбора он-лайн необходимой услуги и предварительный расчёт. Создание программного средства на базе Basecamp. Данное программное средство направлено на работу непосредственно с проектами компании. В данной системе происходит обработка запроса клиента и происходит формирование таких составляющих проекта как: логотип компании-заказчика, более удобный вывод информации на мониторе компьютера, форум для общения сотрудников по рабочим вопросам, описание проекта клиента при помощи временных точек. Данное программное средство позволило более эффективно подойти к работе с клиентами связанной с разработками проектов. Основным достоинством данного ПО стало автоматизация управлением деятельности компании ООО «Мономакс».Обновленный сайт обладает более понятной и четко изложенной структурой. Это позволяет клиентам лучше ориентироваться на сайте, и следовательно более быстро найти необходимую информацию. В данной главе выпускной квалификационной работы мы провели расчёт экономических показателей внедренных проектов по автоматизации управленческой деятельности. По всем мероприятиям руководство предприятия ООО «Мономакс» потратили в совокупности 589 000 руб.

Заключение

.

В заключение данной выпускной квалификационной работы можно сделать следующий вывод: информация представляет собой основной аспект в осуществлении деятельности предприятия. Правомерная, правильная и актуальная информация является залогом эффективного осуществления деятельности предприятия и успешного развития бизнеса. Для того чтобы владеть необходимой для деятельности предприятия информацией надо разработать и внедрить информационную систему и систему управления информацией. На практике подмечено, что в большей части предприятий управление информацией и реализует процесс управления информацией осуществляет менеджер. В нашем случае в компании ООО «Мономакс» управление информацией осуществляют менеджеры. Например: Менеджер конгрессных проектов, Референт приемной, Специалист службы приема и обслуживания клиентов. Вторая глава выпускной квалификационной работы посвящена общей характеристике ООО «Мономакс», анализу финансово-хозяйственной деятельности и характеристике существующего информационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Мономакс».ООО «Мономакс» — это юридическое лицо, которое осуществляет деятельность по организации деловых встреч, переговоров, проведение конференций и многое другое. На сегодняшний день ООО «Мономакс» является преуспевающей компанией. Она является членом международных органиазции, таких как: Международная ассоциация Конгрессов и Съездов (ICCA);Российский союз туриндустрии (РТС);Санкт-Петербургская торгово-промышленная палата. Организационная структура ООО «Мономакс» является полной и с четко разграниченными функциями.

Каждое структурное подразделение исполняет свои обязанности добросовестно. Взаимодействие структурных подразделений налажено и основывается на внутренних документах компании. Проведя анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Мономакс» можно сделать вывод, что данная организация является рентабельной и ликвидной. Все расчетные показатели финансового состояния предприятия находятся в пределах допустимых значений, а это означает, что ООО «Мономакс» находится в финансово устойчивом положении. На сегодняшний день ООО «Мономакс» является автоматизированной компанией. Сотрудниками компании были разработаны компьютерные информационные системы на базе ERP и Basecamp, так же прошло полное обновление официального сайта компании: интерфейс, структура, функции, он-лайн ресурсы. Список используемой литературы.

Официальный сайт ООО «Мономакс».

http://monomax.ru/Архипенков С. «Лекции по управлению проектами», М.: Дело, 2012, 157 стр. Баценко Д. В. «Классификация параметров стоимости модели постархитектуры» изд. Росно, 2013, 370 стр. Василенко Ю. Н. «Алгоритмические методы оценки программного обеспечения». 2012. [Электронный ресурс]Ефимов А.Н. «Программа для ЭВМ как объект гражданского оборота» 2012 [Электронный ресурс]Лидер Д.А., Дакак.

Хальдун. «Портал для завершения высшего образования в области информационных технологий» 2014. [Электронный ресурс]Леонтьев Б.Б. «Аспекты охраны. Оценки и управления интеллектуальной собственностью» 2012.

Новиков Ф.А. «Управление проектами и разработкой ПО», 2012.

Ройс У. «Управление проектами по созданию программного обеспечения», М.: Дело, 2012.

Рощина А.А. «Авторское право на программный продукт как объект стоимостной оценки» 2013.

Электронный ресурс]Сидоров Н.А., Баценко Д. В., Василенко Ю. Н., Щебетин Ю. В., Иванова Л. Н. «Методы и средства оценки стоимости программного обеспечения». 2014. [ Электронный ресурс]Сидоров Н.А., Лидер Д. А., Хальдун Д. &# 171;Дескриптивная модель дистанционного завершения высшего образования в области информационных технологий", изд.

Дом Эксно, 2013, 574 стр. Филлипс Д. &# 171;Менеджмент ИТ-проектов", изд.

Селена, 2015, 401 стр. Щебетин Ю. В. «Методика анализа функциональных точек программного обеспечения», изд. Дом Эксно, 2005, 250 стр. ГОСТ ИСО «Программная инженерия», 2016 г. Режим доступа:

http://www.internet-law.ruИсайченко Д. Н. Управление уровнем ИТ-услуг. Каталог ИТ-услуг и процессы, 2015.

Каталог ИТ-услуг: как приручить дракона, Электронный ресурс:

http://www.it4business.ru/lib/2256/Попов Ю. И. Управление проектами: Учебное пособие — («Учебники для программы MBA») (ГРИФ) / Ю. И. Попов, О. В. Яковенко — М.: НИЦ Инфра-М, 2012. — 208 с. Сооляттэ А. Ю. Управление проектами в компании: методология, технологии, практика: Учебник — («Академия бизнеса») / А. Ю. Сооляттэ. — М.: МФПУ Синергия, 2012.

— 816 с. Управление проектами: Учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» — 9-е изд., стер. — (&# 171;Современное бизнес-образование") / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге — М.: Омега-Л, 2012.

— 960 с. Бронникова, Т. М. Управление проектом. Основы проектного управления: Учебник — 4-е изд., стер. (ГРИФ) / Т. М. Бронникова, Б. М. Разу, С. А. Титов — М.: Кно.

Рус, 2012. — 760 с. Павлов, А. Н. Управление проектами на основе стандарта PMI PMBOK. Изложение методологии и опыт применения — 2-е изд., испр. — (&# 171;Проекты, программы, портфели") / А. Н. Павлов — М.: БИНОМ, 2012. — 208 с.

Романова, М. В. Управление проектами: Учебное пособие — («Высшее образование») (ГРИФ) / М.В. Романова- М.: ИД ФОРУМ, НИЦ Инфра-М, 2012. — 256 с. Просветов Г. Н. «Финансовый анализ: решение и задачи», 2016.

Теняков И.В. «Современный экономический рост. Источники, факторы, качество», 2016.

Щепакин М.Б. «Управление качеством», 2016.

Минько Э.В. «Менеджмент качества», 2015.