Рассмотрен перечень функциональных требований к внедряемой СЭД, на основе которого осуществлена оценка существующих отечественных СЭД. На основе сравнительной оценки осуществлен выбор СЭД для внедрения на предприятии. Осуществлено сравнение показателей организации документооборота при существующей организации процесса и после внедрения СЭД. Внедрение СЭД на ФГУП ПО МАЯК позволит минимизировать трудозатраты и стоимостные затраты на организацию документооборота на предприятии.
3. Описание проекта по модернизации системы документооборота в ФГУП ПО МАЯК3.
1. Основные этапы проекта по улучшению функционирования СЭДРассмотрим существующие стандарты ЖЦ ГОСТ 34.601−90 и ISO 12 207. [17]ГОСТ 34.601−90 — строго регламентирует этапы разработки программного обеспечения. На каждом этапе готовится пакет документации. ISO 12 207 — более гибкий стандарт, чем ГОСТ 34.601−90. Он содержит следующие элементы: процессы, действия и задачи. В рамках ВКР будет использован стандарт ISO 12 207. В рамках стандарта возможно применение двух моделей: каскадной и спиральной. Для внедрения СЭД выбрана каскадная модель жизненного цикла, так как с начала проектирования сформулированы конкретные требования к системе, с учетом недостатков уже имеющейся системы, предметная область хорошо изучена. Этапы проекта в соответствии с каскадной моделью:
Формирование требований.
Цель: формирование требований к СЭД;Участники: Руководитель проекта, аналитик, проектировщик;
Результаты: перечень требований к СЭД (срок реализации, стоимость, функциональность системы).Проектирование.
Цель: создание проекта СЭД;Участники:
Руководитель проекта, аналитик, проектировщик, программист;
Результаты: проект СЭД (архитектура, функциональная структура, структура информационной базы, выбор спецификации программно-технического обеспечения, выбор средств проектирования и разработки).Разработка.
Цель: создание программной реализации СЭД;Участники: программист;
Результаты: программная реализация СЭД (дистрибутив программы, файл БД, инструкция по установке и использованию, описание программы).Тестирование.
Цель: тестирование и устранение ошибок СЭД;Участники: тестировщик, пользователь;
Результаты: отчет о тестирование СЭД (ошибки работы программы, рекомендации пользователей).Внедрение.
Цель: внедрение СЭД;Участники: инженер, руководитель проекта;
Результаты: акт приема.Эксплуатация.
Цель: сопровождение СЭД;Участники: программист, консультант;
Результаты: отчет об эксплуатации СЭД (отчет о проведении обучающих занятий, отчет об устраненных ошибках в ПО, отчет о сбоях в работе СЭД).Для календарного планирования проекта используем средство MSProject. [18]На рис. 3.1 приведена диаграмма Ганта проекта. На рис. 3.2 приведен лист использования ресурсов проекта.Рис. 3.1 — Диаграмма Ганта проекта.
Рис. 3.2 — Лист использования ресурсов.
Рис. 3.3 — Группа разработчиков.
Рис. 3.4 — Календарь работ проекта3.
2. Стоимостные оценка проекта, оценка рисков проекта.
Риском считается сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятных событий. Любая деятельность всегда сопровождается рисками, в том числе и внедрение СЭД. Риски необходимо заранее анализировать для того, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на них и управлять ими. Последствия риска оцениваются по 5 — бальной шкале, где 1 — очень низкая значимость последствий риска, 2 — низкая значимость последствий риска, 3 — средний уровень значимости последствий риска, 4 — высокий уровень значимости последствий риска, 5 — очень высокий уровень значимости последствий риска. В таблице 3.1 перечислены основные риски, которые могут возникнуть в связи с реализацией внедрения СЭД и проведен качественный анализ рисков. Таблица 3.1Оценка рисков.
РискиВероятность риска.
Оценка последствий риска.
Оценка риска1. Возникновение конфликтной среды между участниками проекта внедрения0,2512.
Неготовность ИТ-инфраструктуры к внедрению СЭД0,2513.
Технические сбои0,2514.
Нехватка финансовых ресурсов 0,150,55. Недостаточная профессиональная подготовка персонала для внедрения системы 0,150,56. Непринятие СЭД пользователями 0,140,47. Нарушение графика внедрения СЭД0,130,3После выявления рисков необходимо спланировать реагирование на риски. Планирование реагирования на риски включает в себя разработку методов реагирования на них. В таблице 3.2 отражены возможные методы реагирования (избегание, принятие, предупреждение) на свершение рисков проекта внедрения СЭД. Таблица 3.2Методы реагирования на риски.
РискиМетод реагирования1. Нехватка финансовых ресурсов для реализации проекта.
Избегание (иметь заранее грамотно составленный бизнес-план).
2. Неготовность ИТ-инфраструктуры к внедрению СЭДПредупреждение (заранее провести оценку готовности ИТ-инфраструктуры).
3. Технические сбои.
Принятие (в случае необходимости переналаживать аппаратноеили программное оборудование).
4. Возникновение конфликтной среды между участниками проекта внедрения.
Принятие (разрешать возникающие конфликты).
5. Недостаточная профессиональная подготовка персонала для внедрения системы Предупреждение (качественный отбор персонала, например, в проекте должны участвовать только сотрудники, которые имеют опыт работы с данным типом проекта).
6. Непринятие СЭД пользователями.
Предупреждение (подготовительные работы с пользователями СЭД)7. Нарушение графика разработки / внедрения СЭДПринятие (перенос даты окончания внедрения СЭД) Таким образом, был проведен качественный анализ рисков и разработаны методы реагирования на них. Помимо качественного анализа необходимо провести и количественный анализ рисков с целью оценки вероятности их возникновения и размера ущерба/выгоды.Проведен количественный анализ трех наиболее вероятных и значительных рисков, выявленных в результате качественного анализа. Количественный анализ показан на рисунках 3.5, 3.6 и 3.7 соответственно. Рис. 3.5 — Количественный анализ риска неготовности ИТ-инфраструктуры к внедрению СЭДРасчет мероприятий:
1) 0,05* 4 000 000 + 0,95* 1 000 000 = 1 150 000 рублей2) 0,1*10 000 000 + 0,9* 6 000 000 = 6 400 000 рублей3) 0,85*4 000 000 + 0,15* 0 = 3400 000 рублей.
Соответственно расчетам, лучшим и менее затратным реагированием на риск неготовности ИТ-архитектуры к внедрению СЭД является заранее проведенный анализ готовности ИТ-среды во избежание «непринятия» СЭД. Рис. 3.6 — Количественный анализ риска возникновения конфликтной среды между участниками проекта внедрения.
Расчеты мероприятий:
1) 0,15*400 000 + 0,85*100 000 = 145 000 рублей 2) 0,1*500 000 + 0,9 * 200 000 = 230 000 рублей3) 0,8* 300 000 + 0,2 * 0 = 240 000Соответственно расчетам, лучшим и менее затратным реагированием на риск возникновения конфликтной среды является мероприятие заранее проведения процедуры отбора в команду в соответствии с психологическими характеристиками ролей членов команды. Рис. 3.7 — Количественный анализ риска возникновения технического сбоя.
Расчеты мероприятий:
1) 0,05*200 000 + 0,95 * 100 000 = 105 000 рублей;
2) 0,1 * 150 000 + 0,9 * 50 000 = 60 000 рублей;
3) 0,75*100 000 + 0,25* 0 = 75 000 рублей.
Соответственно расчетам, лучшим и менее затратным реагированием на риск возникновения технического сбоя является мероприятие повышения квалификации персонала, отвечающего за эксплуатацию технической составляющей. Таким образом, был проведен количественный анализ, в ходе которого выявлено, какие возможны мероприятия реагирования на наиболее важные риски. 3.
3. Экономическая эффективность проекта.
Основные показатели экономической эффективности ПК: прямой экономический эффект;
период окупаемости системы. Годовой экономический эффект: [20]Э = П — К * Ен, где П — годовая экономия, К — единовременные затраты, Ен- коэффициент эффективности капитальных вложений (0,15).Показатели:
1) абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год: Т = Т0 — Т1, где Т0 — трудовые затраты без использования СЭД;Т1 — трудовые затраты с использованием СЭД.2) абсолютное снижение стоимостных затрат © в рублях за год. Согласно таблицы 2.5, снижение стоимостного показателя составляет:
С = С0 — С1, С0 — стоимостные затраты без использования СЭД;С1 — стоимостные затраты с использованием СЭД. С = (7500 + 2000) — (2500 + 2400) = 4600 тыс. руб. Оценка затрат на всех этапах реализации проекта приведена на рис. 3.
5.Рис. 3.5 — Оценка затрат на реализацию проекта.
Период окупаемости: Т= K/С =318 800/4600000=0,07 года. Таким образом, внедрение СЭД в библиотеке ФГУП ПО МАЯК целесообразно, так как период окупаемости составляет 1 месяц. Годовой экономический эффект от внедрения СЭД составляет 4 600 000 рублей.
Заключение
.
Целью ВКР является анализ системы электронного документооборота ФГУП ПО МАЯК и разработка перечня рекомендаций по совершенствованию существующей системы. В ходе выполнения первой части ВКР была рассмотрена деятельность ФГУП «Производственное объединение «Маяк», описаны цели и миссия компании. Разработана стратегическая карта ФГУП ПО МАЯК, определены ключевые индикаторы цели предприятия. Осуществлен анализ внешней среды методом пяти конкурентных сил Портера. Анализ конкурентных сил по Портеру показал, что в настоящее время предприятие является монополистом в России и странах СНГ. Возможна потеря части рынка за пределами России, за счет высокой цены и низкого качества продукции. Также отрасль является социально-значимой и контролируется государством, в связи с чем, безопасности и качеству оказываемых услуг уделяется особое внимание. Для обеспечения надлежащего качества производства, постоянного совершенствования производимой продукции необходимо внедрение современной СЭД. Осуществлен анализ существующего бизнес-процесса в нотации IDEF0. Описан функционал существующей системы LibSrch «Поиск литературы».Анализ процесса и существующей системы поиска в фонде показал, что существующая СЭД научной библиотеки предприятия имеет следующие недостатки:
Ограниченное число пользователей системы вследствие использования файл-серверной технологии;
Отсутствие возможности удаленного доступа к фонду библиотеки;
Ведение бумажных формуляров читателей;
Ручная выдача книг фонда;
Отсутствие электронного фонда библиотеки, хранение многих книг только в бумажном формате. На основе выявленных недостатков были разработаны предложения по совершенствованию существующей СЭД. В ходе выполнения второй части ВКР осуществлена оценка существующей СЭД с помощью калькулятора ROI. Оценка показала, что традиционный документооборот менее эффективен и обходится дороже предприятию. Рассмотрен перечень функциональных требований к внедряемой СЭД, на основе которого осуществлена оценка существующих отечественных СЭД. На основе сравнительной оценки осуществлен выбор СЭД для внедрения на предприятии. Осуществлено сравнение показателей организации документооборота при существующей организации процесса и после внедрения СЭД. Внедрение СЭД на ФГУП ПО МАЯК позволит минимизировать трудозатраты и стоимостные затраты на организацию документооборота на предприятии. В ходе выполнения третьей части ВКР рассмотрены этапы ЖЦ СЭД согласно ISO 12 207.
Дана оценка рисков для каждого этапа ЖЦ, описаны мероприятии, минимизирующие вероятность возникновения рисков. Осуществлено календарное и ресурсное планирование проекта. Рассчитаны показатели экономической эффективности проекта СЭД. Расчетный период окупаемости составил 1 месяц. Годовой экономический эффект от внедрения СЭД составляет 4 600 000рублей.
Список литературы
Бобылева М. П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота // Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на электронные технологии. Доклады и совещания на восьмой Международной научно-практической конференции 21 — 22 ноября 2001 года. M.: Росархив.
(ВНИИДАД РОИА). 2013. C. 45 — 68; Быкова Т. А. Порядок хранения документов в делопроизводстве и их подготовка к передаче в архив общества // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. №.
3. С. 65 — 72; Внедрение электронного документооборота в систему управления вузом/ М.: LAP LambertAcademicPublishing, 2014. — 180 с. Глущенко П., Модели систем электронного документооборота на предприятии/П. Глущенко, 2012.
— 120 с. Гмарь Д. В., Крюков В. В., Шахгельдян К. И. Возможности системы управления электронным документооборотом вуза//Телематика'2010: материалы XVI Всероссийской научно-методической конференции-СПб.-2014.-С. Гмарь Д. В., Крюков В. В., Шахгельдян К. И. Система электронного документооборота вуза//Новые информационные технологии и менеджмент качества: материалы VII Международной научной конференции. — Турция.
— 2013.-C. 64−66. Гмарь Д. В., Крюков В. В., Шахгельдян К. И., Система автоматического управления доступом к информационным ресурсам вуза//Информационные технологии. 2016. № 2.-С.19−29. Даниленко А., Безопасность систем электронного документооборота.
Технология защиты электронных документов/ А. Даниленко. — М.: Ленанд, 2015. — 232 с. Залаев Г. З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник архивиста.
2013. № 2 — 3. С. 60 — 68; Кузнецов С. Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство. 2014. № 4.
С. 48 — 52; Кузнецов С. Л. Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2013. № 1 (13). С. 6 — 14; Кузнецов С. Л. Проблемы долговременного хранения электронных документов // Делопроизводство. 2015.
№ 2. С. 42 — 46. Кузнецова Т. В. Основа автоматизированных технологий — регламентация и формализация управленческих процедур и работы с документами // Делопроизводство.
2014. № 4. С. 3 — 6; Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2012. 288 с.; Пшенко А. В. Системы документации в организации // Секретарское дело. 2014.
№ 4. С. 9 — 12; Рысков О. И. Метаданные электронного документа // Секретарское дело. 2014. №.
1. С. 35 — 42; Рысков О. И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов // Делопроизводство. 2015. № 2. С. 54 — 59; Федеральный закон от 06.
04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.
07.2011) «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2011. № 15. Ст. 2036.
Федеральный закон от 07.
07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.
04.2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // «Российская газета». 29.
07.2006. № 165.Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.
07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 25.
10.2004. № 43. Ст. 4169.
Федеральный закон от 27.
07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3451.
Чернов В., Системы электронного документооборота/ В. Чернов. — М.: РАГС, 2013. — 84 с. Шахгельдян К. И. Теоретические принципы и методы повышения эффективности автоматизации образовательных учреждений на основе онтологического подхода//Промышленные АСУ и контроллеры.-2014.-№ 1 .
— С. — 54−65.
Янковая В. Ф. Документ на бумажной основе, электронный документ // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. № 2. С. 39 — 43.
