В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при создании форм, запросов, отчетов, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. На экране появятся все выбранные таблицы со списками полей. В главной таблице выбрать поле, по которому устанавливается связь. Затем при нажатой кнопке мыши соединить это поле с соответствующим полем подчиненной таблицы. При установлении связи между таблицами Изделие и План выпуска связь осуществляется по полю Код изделия. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 11 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 12 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Рассмотрим пример создания однотабличной формы План выпуска. Рисунок 13 — Вид формы План выпуска
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм, Цех. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Например, составная форма Цеховая накладная, в которой отражены объединенные данные из таблиц ЦН и СЦН. Рисунок 14 — Вид формы ЦНДалее необходимо аналогично создать составную форму
Склад.Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 15 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 16 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 17 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы Склад с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы План выпуска с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц Цех, План выпуска, Изделие и Складполучить общее количество каждого запланированного выпуску изделия заданным цехом. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование цеха, Наименование склада, Наименование изделия, Код единицы измерения, Количество плановое.
В Условие отбора в поле Наименование цеха введем: [Введите наименование цеха]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А по полю Количество плановое посчитаем сумму, с помощью групповой операции Sum, как показано на рис. 22. Рисунок 22 — Вид запроса Количество_планв Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 23. Рисунок 23 — Результаты запроса Количество_план
Шаг 2. По документам «Цеховая накладная» получить общее количество каждого фактически сданного на склад изделия заданным цехом. Этот запрос создается аналогично предыдущему только выбираются таблицы ЦН и СЦН. Это показано на рис. 24. Рисунок 24 — Вид запроса Количество_фактв Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 25. Рисунок 25 — Результаты запроса Количество_факт
Шаг 3. Подсчитать отклонение между первой и второй суммами в денежном выражении. Для определения отклоненияпо цеху используем последние два запроса и таблицу Изделие. При этом запросы объединим связями по полям: Наименование цеха, Наименование склада, Наименование изделия, и Код единицы измерения. Далее по созданным связям поочередно щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи. Это нужно для того чтобы в запросе отображались все поля из запроса Количество_плани только те поля из запроса Количество_факт, в котором связанные поля совпадают. Это может быть, когда изделие было запланировано к выпуску, но по каким-то причинам не произведено, например, нет нужного сырья. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование склада, Наименование изделия, Код единицы измерения и Sum-Количество плановое из запроса Количество_план.
А также поле Sum-Количество по ЦН из запроса Количество_факт. В следующее поле введем формулу: Отклонение: ([Sum-Количество плановое]-Nz ([Sum-Количество по ЦН]))*[Цена], как показано на рис. 26. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поле Цена нужно для расчета отклонения в денежном выражении. Рисунок 26 — Вид запроса Отклонение в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 27. Рисунок 27 — Результаты запроса Отклонение6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Отклонение. Отчет будем создавать с помощью Мастера отчетов и редактировать в Конструкторе. Для цеха «Цех № 1» отчёт примет вид: Рисунок 28 — Вид отчета Отклонение6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В режиме Конструктор отчета удалим заголовок отчета. С помощью инструмента Надпись создадим прямоугольную область для нового заголовка отчета и введем
Анализ выполнения плана сдачи готовой продукции на склады цехом _____.Откорректируем текст подписи поля отчета. Изменим расположения, цвета фона заголовка, цвета и размера шрифта. Далее создадим поле Цех, следующим образом: нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: =[Наименование цеха]. В примечании отчета под полем
Отклонение (в руб.) нужно ввести =Sum ([Отклонение]).В результате выполненной корректировки отчет, для цеха «Цех № 1», примет вид: Рисунок 29 — Вид отчета Отклонение6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 10 — Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Форма План выпуска
Открытие формы План выпуска в режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Подача запросов и отчета
Запрос «Количество_план» Просмотр запроса «Количество_план» Запрос «Количество_факт» Просмотр запроса «Количество_факт» Запрос Отклонение
Просмотр запроса Отклонение
Отчет Отклонение
Просмотр отчета Отклонение
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш. проф образования / К. В.
Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2012. ;
288 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. -
СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс.Пер. с англ.: — М.: Изд. дом «
Вильямс", 2004. — 1088 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 5-е издание, исправ., — Москва: Академия, 2012.
— 320 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд. — М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ.
Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. -
СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е.
В. Гусев, Н. П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н.
И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сергеев А. В.: Access 2007
Новые возможности. СПб.: Питер, 2008. — 176 с. Харитонова И., Рудикова Л.
M icrosoftOfficeAccess 2007 — Изд.: «БХВ-Петербург», 2008 — 1280с. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф. А. Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
