Кратко резюмируя вышесказанное, можно подвести краткие итоги, какие шаги можно и нужно предпринять для совершенствования системы коммуникаций. Определение личностного типа работников помогает руководителям принимать решения, связанные с карьерным продвижением. «Эффективная обратная связь при оценке качества работы улучшает моральный климат и повышает энтузиазм работников». При грамотно выстроенной системе мотивации поощряется выполнение различных видов работ при гибком взаимодействии работников в зависимости от конкретной ситуации. Заработок определяется на основе индивидуальной оценки деятельности работника по многим критериям. Знание логики протекания процесса коммуникаций обеспечивает менеджеру любой сферы деятельности решающих преимуществ, когда он попытается сознательно управлять этим процессом. Грамотно спроектированная работа руководителя со своими подчиненными должна создавать внутреннюю мотивацию, ощущение личного вклада каждого сотрудника в деятельность и развитие компании. Секретарь — существо социальное, а, следовательно, чувство сопричастности ему не чуждо и способно вызвать глубокое осознание собственной значимости, которое так необходимо для результативной работы сотрудника. В завершение хотелось бы остановиться на возможностях совершенствования работы секретаря, и проанализировать шаги на пути к ее совершенствованию.
1. Общее соблюдение всех правил этики общения.
Все опытные консультанты единодушны в том, что значимость неписаных правил организации пока что в значительной степени недооценена. Заинтересованность работников повысится, если они увидят, что их руководители и секретарь следуют тем же правилам, соблюдения которых они требуют от подчиненных, и если правила поведения отражают истинные глубинные ценности организации. Ничего хорошего не получится, если в миссии организации говорится о доверии к работникам, но при этом существует практика записи времени прихода и ухода с работы или слишком жесткие внутренние нормы. Следует избегать любого: научного, профессионального, социального — жаргона. Слушая выступления о мотивации на непонятном языке, работники зачастую просто не понимают их. 2. Не следует забывать о мелочах.
Нужно найти и устранить причины недовольства, если они есть. Пусть эти неудобства кажутся незначительными и смешными, однако они могут быть важны для некоторых сотрудников фирмы. Даже самая честолюбивая мотивационная программа не сдвинется с места, если сначала менеджеры не выявят и не решат мелких проблем, которые вызывают недовольство. «Часто решения по организации условий труда принимаются только с точки зрения производственных затрат, но персонал воспринимает их на свой счет, делая выводы о том, насколько фирма заботится об их благополучии». [11, с. 19]. Только тогда, когда люди поймут, что попытки снизить затраты не являются попыткой ухудшить их положение, руководство получит шанс на доверие сотрудников, которое увеличит мотивацию последних. Необходимо иметь в виду, что сотрудники не глупы.
Важно помните, что люди умны. Бытует ошибочное мнение, что интеллект человека тем выше, чем выше его положение в служебной иерархии. Это не так! Если у компании нет стратегии, а методы мотивации идут вразрез со стратегией, это быстро станет ясно всем работникам и тотчас же появятся недоверие и цинизм.
4. Необходимо учитывать личностный тип сотрудника.
Тесты и анкеты помогут определить личностные типы в группе, только сначала нужно убедиться, что имеется достаточно времени и профессионализма для их правильного проведения. Плохое знание методики и нехватка времени только сбивают с толку и ухудшают ситуацию. Тесты помогают выявить мотиваторы каждого конкретного работника и возможности развития его карьеры. Коллектив тоже выигрывает от тестирования и анкетирования: оно позволит работникам осознать сильные стороны друг друга и простить слабости, а это, в свою очередь, снизит уровень стресса и устранит беспочвенные ожидания. 5. Важно рассматривать компанию как сообщество.
Компания — это сообщество, в котором решение, напрямую касающееся лишь нескольких служащих, иногда влияет на весь коллектив, не стоит забывать о рядовых сотрудниках. Проведение дорогостоящей программы мотивации для высокооплачиваемых профессионалов одновременно с увольнением сотен рабочих негативно повлияет на всех сотрудников компании. Компании с прекрасными стратегическими целями и интересной работой для менеджеров, но с жесткими правилами для рядовых сотрудников порой полностью теряют работоспособность. Контроль ситуации.
Не надо ожидать немедленно результата от внедрения новыхпрограммработы. Если работники возражают против нововведений, нужно внимательно выслушать их жалобы, может и проведите опрос. Опрос лучше проводить опрос анонимно, иначе люди будут бояться отвечать откровенно. Результатам опроса надо доверять. Не следует винить подчиненных. Более того, очень важно отреагировать на результаты опроса и решить указанные проблемы, иначе работники почувствуют себя обманутыми и утратят доверие к руководству. Нужно создать обратную связь в коммуникациях.
Обратная связь с сотрудниками — важнейший и необходимый компонент мотивации. Как показывают опросы сотрудников, именно этого людям чаще всего не хватает. Они хотят получить честный ответ о том, насколько хорошо они справляются со своей работой. Формальные ответы разочаровывают и подавляют. Если человек не справился с работой, ему необходимо узнать, почему это произошло, иначе он будет повторять одни и те же ошибки вновь и вновь. Если работники добились успеха, надо сказать им об этом, похвалить, это удвоит их рвение в будущем.
Люди хотят ощущать, что их вклад в дело полезен и ценен. Работодатель, способствуя развитию, осуществляет внедрение нововведений. Для персонала это означает необходимость овладение знаниями, необходимыми для понимания и решения различных проблем, возникающих в процессе нововведений производства. Что касается работника, то он не всегда поддерживает на должном уровне и повышает свою квалификацию самостоятельно, приобретает профессиональные знания, не связанные со сферой его непосредственной профессиональной деятельности, развивает способности в области планирования и организации производства. Одним из главных направлений реализации стратегических целей, стоящих перед предприятием в настоящее время, является отношение к своему персоналу как к основе организации, её главной ценности и источнику благополучия предприятия. Однако, многие сотрудники боятся, что их личные заслуги и достижения не заметят, поэтому стараются работать в одиночку — это неправильно, так как особенно важно взаимодействие с коллегами. Итак, высокая коммуникабельность секретаря в общении и выстраивании работы с руководителями мподчиненными является важнейшим условием успеха. Конечно, методы повышения эффективности коммуникаций не ограничиваются рассмотренными предложениями, однако, их следует обязательно учитывать.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время в теории управления, организации работы, документирования существует большое количество исследований, посвященных таким аспектам, как, оперативность, результативность, стоимость организации управления, а также исследование процесса в контексте разнообразных взаимодействий.
Эти исследования характеризуются большой разнородностью, базируются на различных исходных посылках и основаниях. Данный материал требует систематизации, обобщения, осмысления, структуризации и представления его как единого комплекса знаний о работе секретаря на предприятии. Информация по данному вопросу необходима и интересна руководителям, учредителям, участникам и собственникам организации и в особенности сотрудником отдела персонала для повышения результативности работы персонала и экономически обоснованных решений в части управления персоналом при осуществлении хозяйственной деятельности. Управление осуществляется в рамках общей стратегии, разработанной на предприятии для поддержания и развития ее деятельности. В условиях современной кризисной ситуации, сложившейся на мировом рынке, и соответственно на российском рынке, как полноправном участнике мировых рыночных отношений, предприятию любого направления бизнеса для успешного функционирования необходимо уделять должное внимание различным аспектам своей деятельности. Одним из важнейших аспектов хозяйственной деятельности предприятия является эффективность использования любых ресурсов. Важность изучения данной темы заключается в том, что принятие целостной и последовательной политики в вопросах, касающихся коммуникаций, позволяет предприятию успешно развиваться. Очень важны правильная мотивация секретаря и правильная оценка результатов его работы в рамках всей работы системы предприятия и отдельных ее составляющих. Надлежащее выполнение своих профессиональных обязанностей секретарем предполагает определенные требования к его психологии (таким функциям, как восприятие, психомоторика, мышление, внимание и память).Естественно, рабочий процесс на каждом конкретном предприятии формируется в зависимости от уровня знаний сотрудника, уровня профессиональной подготовки, однако также и от степени его психологический подготовленности к профессиональной деятельности. Таким образом, задачи курсовой работы можно считать выполненными.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Красовский Ю. Д. Управление поведением в фирме: эффекты и парадоксы. М.: ИНФРА-М, 2011.
Шейн Э. Организационная культура и лидерство / Пер. с англ. под ред. В. А. Спивака. СПб.: Питер, 2002.
Шермерорн Дж., Хант Дж., Осборн Р. Организационное поведение / Пер. с англ. под ред. Е. Г. Молл. СПб.: Питер, 2009.
Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. М.: ЭКСМО-Пресс, 2010. 480 с. Белкин В. Н., Белкина Н. А. Как управлять трудом. — Екатеринбург: Институт экономики УрО РАН, 2009.С. 98Джонсон М. Битва за персонал.
СПб.: «Питер», 2014. С.46Дырин С. П. Управление персоналом: многовариантный характер современной российской практики. СПб.: Петрополис, 2009. С.
216 Кричевский Р. Л. Психология лидерства. М.: Статут, 2013. С. 93Кулапов М.Н., Бадмаева С. В., Карнаух И. С. Секретарь в системе управления персоналом. М.: ИПК Госслужбы, 2012. С.123Пушкарев Н.Ф., Лакутин С. Е., Пушкарев Н. Н. Управление персоналом современной фирмы. М.: Хронограф, 2009.С.35Травин В.В., Дятлов В. А. Менеджмент персонала предприятия: Учебно-практическое пособие. 4-е изд.
М.: «Дело», 2008.С.108Харский К. В. Благонадежность и лояльность персонала. СПб.: Питер, 2008. С. 496 В поисках новых возможностей развития предприятия /Под общей ред. В. И. Усенко, А. М. Макарова.
— Лисаковск — Челябинск, 2014.С.44Модели и методы управления персоналом: Рос.-брит. учеб. пособие: Учеб. пособие для магистер. специальностей Моск.
высш. шк. соц. и экон. наук / Под ред. Е. Б. Моргунова. ;
М.: Бизнес-шк. & quot;Интел-синтез", 2011. — С.
464.Пилявский, В. П. Кадровое обеспечение предпринимательства: стили и методы управления персоналом: монография / В. П. Пилявский; Российский гос. пед. ун-т им.
А. И. Герцена, Фил. в г. Волхове. — СПб.: Астерион, 2010.С. 154. Дизель П., Маккинли Р.
У. Поведение человека в организации. М., 2011. С. 302. Гостев А. & quot;Золотая середина" эффективного менеджера // Генеральный директор. 2011.№ 3Федосеев А.
Открывая новые горизонты управления // Управление компанией. 2011. N 9. С. 13Максимов И. В. Убеждение и принуждение как методы управленческой деятельности: понятие, содержание и отличительные особенности // Правовая политика и правовая жизнь. — 2012.
— № 1. — С. 156−161.Трейер В. Топ-менеджер и его роль в компании // Управление компанией. 2011.
N 1. С. 20 — 23. Беляева М. Г. Особенности трудовых отношений в условиях дистанционной занятости // Трудовое право.
2013. N 5. Правовое регулирование трудовых отношений при нетипичных формах занятости // Кадровик. Трудовое право для кадровика. 2011. N 6. Упатов А.
Мы хотим, чтобы бизнес наших клиентов рос: ExpertOnline. URL:
http://expert.ru/2013/03/26/myi-hotim-chtobyi-biznes-nashih-klientov-ros/.
http://www.kadry.ru.
http://www.hr-portal.ru.
http://www.consultant.ru/online/base/ - справочно-правовая система. ПРИЛОЖЕНИЯСовременные требования к секретарю.
Перечень требований.
Деловые качества.
Достоинство и высокая ответственность.
СамообладаниеЧувство нового.
ОтветственностьУмение рисковать.
Организаторское чутье.
Чувствительность к изменениям.
Руководство эмпатий.
КомпетентностьНастойчивость.
Высокая ответственность.
СамообладаниеПодвижность.
Избирательное стимулирование персонала.
Обходительность с подчиненными.
Умение найти в сотрудниках способности Благожелательность.
СкромностьВысокая работоспособность.
ТрудолюбиеТребовательность к подчиненным.
Благожелательность, скромность.
Умение идти на компромисы.
Терпение.
