Структурирование документов. 
Информатика для гуманитариев

Работа в режиме Структура документа

Часто при создании большого документа работа над ним начинается с построения общего плана документа. Вначале в таком плане перечисляются все ключевые вопросы документа (при этом каждый пункт плана записывается как заголовок главы), затем последовательность заголовков переставляется в плане с учетом их смысловой направленности. После утверждения плана документа набирается и печатается сам текст документа, т. е. создается текст всех запланированных глав.

Реализация этого метода работы в программе Word for Windows происходит следующим образом. Необходимо определить режим просмотра документа с помощью раздела меню Вид — Структура документа, при этом появляются маркеры уровня структуры. Структура будет построена автоматически, если для создания заголовков документа использовались стандартные стили типа Заголовок… (номер), где номер заголовка может иметь от одного до девяти уровней.

При просмотре документа в формате структуры можно:

• • эффективно и точно перемещать части документа;
• • быстро ориентироваться в больших документах, выводя на экран только основные заголовки;
• • генерировать оглавление по заголовкам структуры;
• • автоматически форматировать заголовки документа.

Характерным признаком перехода программы в режим отображения структуры является наличие на экране панели инструментов, с помощью которой можно управлять структурой документа.

В режиме просмотра структуры документа применяются следующие условные обозначения:

• • заголовок с подтекстом;
• • заголовок без подтекста;
• • основной текст.

Для того чтобы выделить отдельные элементы структуры документа, применяются следующие приемы. Чтобы выделить заголовок, необходимо щелкнуть слева от него, чтобы выделить абзац основного текста — на символе абзаца или слева от него, чтобы выделить заголовок и его подтекст — на символе заголовка либо дважды щелкнуть слева от заголовка. Обратите также внимание, что для того чтобы в режиме Структура просматривать документ, который не отформатирован стандартными стилями, нужно в диалоговом окне Абзац применить к соответствующим абзацам различные уровни абзацев (уровень 1, уровень 2 и т. д.).

В режиме просмотра структуры документов нельзя работать с форматированием абзацев. Если при оформлении текста стилями одним и тем же стилем отформатированы абзацы, стоящие подряд, но при этом исполнитель не хочет, чтобы между заголовками применялись отступы, соответствующие этим заголовкам, можно в окне Абзац установить переключатель Не добавлять интервал между абзацами одного стиля.

Оглавление и Алфавитные указатели

Текстовый процессор Word позволяет включить в документ предметный указатель, оглавление и список иллюстраций (например, рисунков, диаграмм и других элементов). Кнопка Оглавление (англ. Index and Tables) из вкладки Ссылки используется для того, чтобы создать:

• • собственно Оглавление (англ. Table of Contents), содержащее заголовки в той последовательности, в которой они встречаются в документе;
• • Предметный указатель (англ. Index), который предоставляет пользователям возможность отыскать некоторые элементы в печатном документе по номерам страниц;
• • Список иллюстраций (англ. Table of Figures), элементами которого являются названия рисунков в том порядке, в каком они встречаются в документе. Можно включить указатели иллюстраций, диаграмм или графики, слайдов и фотографий.

Предметный указатель, оглавление, список иллюстраций или указатель другого типа создаются следующим образом: сначала выделяются или вводятся элементы указателя или оглавления, потом выбирается формат, а затем указатель или оглавление компилируется. Если перед включением в документ оглавления будут созданы указатели, то в этом случае в оглавление будут автоматически включены и номера страниц указателей.

Для того чтобы создать оглавление, отформатируйте элементы оглавления каким-либо стилем, выберите кнопку Оглавление из вкладки Ссылки, откройте вкладку Оглавление, выберите нужный формат оглавления, нажмите кнопку ОК. По умолчанию оглавление формируется на основе элементов, помеченных стандартными стилями, но в диалоговом окне Параметры можно выбрать и определенные стили, созданные пользователем. Оглавление создается в том месте, где позиционирован курсор.

Целесообразно создавать оглавление после окончательного редактирования документа. Кроме того, необходимо убрать отображение текста, отформатированного скрытым шрифтом, если этот текст нс будет печататься. При создании оглавления учитываются уровни подчиненности заголовков, которые определяются примененными для них стилями или определенными для них уровнями (см. команду Абзац). В этом случае из предложенного списка нужно выбрать меню Оглавление и, открыв кнопку Параметры, внести изменения в список стилей, которые используются для создания оглавления. Для обновления оглавления достаточно поставить курсор в поле оглавления и нажать клавишу F9.

Создание алфавитных указателей и указателей рисунков происходит, но тому же алгоритму.