Временные характеристики офисной деятельности

Так же, как и пространственные характеристики, временны? е параметры офисной деятельности существенно определяются организацией управляемого процесса во времени, при этом в дальнейшем рассмотрении будем опираться на уже приведенную классификацию управляемых процессов.

Элементарные управляемые процессы с точки зрения их организации во времени существенным образом подразделяются на две категории: с непрерывным и дискретным функционированием.

Непрерывные управляемые процессы по своему содержанию требуют и непрерывного управления, т. е. управленческая деятельность, связанная с ними, должна осуществляться постоянно, без перерывов. К такого рода процессам относятся производства в химической, металлургической, энергетической и т. п. отраслях промышленности. В данном случае определить временны? е характеристики управленческой деятельности можно следующим образом: управленческая деятельность осуществляется с относительно неизменной интенсивностью в течение всего периода функционирования управляемого процесса без перерывов.

Дискретные управляемые процессы функционируют в течение четко выделенных временны? х интервалов с определенными моментами начала и окончания, что позволяет осуществлять управление ими не непрерывно, а в рамках упомянутых интервалов. При этом в различных интервалах интенсивность управленческой деятельности может быть различной, как, например, при работе производственного участка машиностроительного цеха в дневную и ночную смены. Поэтому здесь временны? е характеристики управленческой деятельности можно определить следующим образом: управленческая деятельность осуществляется в рамках явно выраженных интервалов времени с четко определенными моментами начала и окончания, причем в различных интервалах ее интенсивность различна (включая и нулевую), а вся последовательность этих интервалов укладывается в общую длительность функционирования управляемого процесса.

Что касается более сложных видов управляемых процессов, то они представляют собой различные комбинации элементарных процессов, порождая те или иные уже рассмотренные конструкции управляющих систем, что в зависимости от типа подпроцессов (непрерывных или дискретных) создает и соответствующие наборы временны? х характеристик управленческой деятельности. Следует отметить, что по объективным причинам преобладают характеристики, связанные с дискретными процессами.

Временны?е характеристики офисной деятельности

Они, также как и ее пространственные параметры, неразрывно связаны с характеристиками управленческой деятельности, но полной идентичности здесь уже не наблюдается, особенно для дискретных процессов. В рамках отдельных интервалов функционирования управленческая и офисная деятельность могут иметь разные интенсивности, что порождает различную их временну? ю структуру при идентичной пространственной организации. Например, в ночное время, подавляющее большинство служб управления городского хозяйства не функционируют (а следовательно, имеют практически нулевую интенсивность в смысле офисной деятельности), но их дежурные подразделения осуществляют оперативную работу, определяя ненулевую интенсивность собственно управленческой деятельности, оставляя многие (неоперативные) решения и их оформление на дневное время с ненулевой интенсивностью офисной деятельности.

Кадровые характеристики офисной деятельности

Кадровые характеристики офисной деятельности определяются свойствами персонала, ее осуществляющего. Здесь можно выделить следующие параметры:

• — количество специалистов:
• — состав специалистов;
• — уровень специализации;
• — уровень квалификации;
• — стаж работы;
• — общие параметры, характеризующие работу с кадрами.

Количество специалистов, осуществляющих офисную деятельность, полностью определяется объемом и масштабами управленческой деятельности, которая, в свою очередь, зависит от сложности управляемого процесса. По мере перехода от элементарных управляемых процессов к глобальным с повышением уровня сложности управляющих систем число таких специалистов увеличивается, с необходимостью ставя задачи специализации, кооперации и определения необходимой квалификации при осуществлении офисной деятельности.

Состав специалистов, выполняющих задачи в рамках офисной деятельности, определяется необходимым ее объемом в конкретных пространственных и временны? х конфигурациях управленческой деятельности соответствующими нормативными документами (квалификационными справочниками) и может включать в себя как собственно управленческий персонал (лиц, принимающих и готовящих решения), так и персонал, обеспечивающий информационную и организационную поддержку процесса выработки и принятия решения.

Определение состава специалистов тесно связано с уровнем их специализации на офисной деятельности. Так, собственно управленческий персонал может полностью осуществлять управленческую и офисную деятельность (как это имеет место для элементарных управляемых процессов, где указанный персонал воплощается в одном человеке — мастер, бригадир и т. п.), может быть полностью освобожден от офисной деятельности (менеджеры высшего уровня и государственные руководители), может наряду с основной (управленческой) деятельностью выполнять некоторые задачи офисной деятельности. В двух последних вариантах необходимы специалисты, для которых осуществление офисной деятельности является основной работой. Это секретари, помощники, референты, офисменеджеры, специалисты по информационному обеспечению и т. п.

Квалификация офисного персонала определяется прежде всего наличием соответствующей профессиональной подготовки. Эта подготовка может иметь различные формы:

• — получение среднего специального образования (секретари-референты; техники, осуществляющие эксплуатацию различных информационных систем и т. п.);
• — получение высшего образования (референты; руководители служб документационного и информационного обеспечения; инженеры, осуществляющие эксплуатацию различных информационных систем и т. п.);
• — подготовка и переподготовка на различных краткосрочных курсах (секретари; персонал служб документационного и информационного обеспечения и т. п.).

Кроме того, фактическая квалификация помимо уровня профессиональной подготовки существенным образом зависит от стажа офисной работы, что определяет знание конкретной обстановки и практические навыки обеспечения конкретной управленческой деятельности.