Обновление (ведения) учетных информационных массивов

Обилие традиционных многоаспектных вторичных учетных документов, в свою очередь, значительно осложняет следующую стадию ведения учетной работы — стадию обновления сформированных учетных массивов, внесения изменений и дополнений в учетные персональные данные сотрудников.

Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90−95% персональных сведений о сотрудниках изменяется в процессе их жизни и трудовой деятельности. Меняются должность, уровень образования, разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т. п. Из учетных показателей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения.

Обновление сведений о работниках, необходимое для поддержания информационных массивов в постоянно достоверном состоянии, осуществляется или регулярно — по мере возникновения конкретных изменений, дополнений, или периодически — по мере накопления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц, квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отражение в специальной учетной форме — ведомости изменений, которая ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-информационной системы.

Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает, прежде всего, из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практика уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соответствующими приказами (распоряжениями) по личному составу, с записями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов, увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе самих сотрудников при изменении образовательного или квалификационного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т. п. Все изменения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть подтверждены соответствующими документами.

Новые записи в учетных документах вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой записи (вид, дата, серия, номер документа) может указываться на поле учетного документа. После внесения изменения или дополнения учетный документ возвращается в соответствующую картотеку.

Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись имеется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в крупных организациях ручными методами приводит к задержкам в обновлении информационных ресурсов, старению информации и снижению достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее рационально первоначально вносить необходимые изменения и дополнения в электронный экземпляр карточки и затем впечатывать на принтере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры страховых карточек и карточки, не имеющие электронного аналога. Карточка также может перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожается.

Составление регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.

Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочноотчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т. д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных работников.

К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность (профессию, специальность), которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки должны оформляться в срок не более трех дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения).

В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу организаций в большинстве случаев основывается на компьютерной технологии. Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая нс только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.

Следовательно, учетная, отчетная и справочная работа кадровой службы любой организации требует формирования в этой службе эффективной технологии (как традиционной, так и компьютерной) обеспечения необходимыми сведениями руководства органа управления и руководителей структурных подразделений, анализа имеющейся информации в целях планирования рационального состава трудовых ресурсов.