Отчеты по базе данных

Отчеты в СУБД Access являются однои многотабличными (составными), создаются на основе таблиц и/или запросов и могут содержать дополнительные элементы управления. Панель инструментов Отчеты содержит ряд кнопок:

• • Отчет — быстрый способ создания отчета на базе таблицы или запроса.
• • Мастер отчетов — возможность создания многотабличных отчетов с указанием способов группировки и сортировки строк.
• • Наклейки — создание наклеек стандартных размеров.
• • Пустой отчет — отчет «с нуля» .
• • Конструктор отчетов — средство для детальной настройки разделов и элементов отчета.

Макет отчета разбит на разделы: заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, примечание группы, нижний колонтитул, примечание отчет, в которых размещаются элементы управления трех типов: присоединенные (поля таблиц/запросов), свободные (не связанные с источником данных) и вычисляемые (па основе формульных выражений) (рис. 10.42).

Рис. 10.42. Элементы управления для отчетов.

Отчеты можно выводить на печать, отправлять в виде сообщения электронной почты (возможны следующие расширения для сообщения: .htm, .pdf, .rtf, .snp (снимок), .txt и ,?ps).

Рассмотрим примеры создания отчетов.

1. Однотабличный отчет «Справочник РЕСУРСОВ» (рис. 10.43).

Для подготовки отчета необходимо выполнить указанные действия:

• • Перейти в режим Создание, панель инструментов Отчеты, кнопка Мастер отчетов. Выбрать таблицу РЕСУРС, все поля. Добавить уровень группировки по полю — Вид ресурса. Отсортировать строки отчета по полю Наименование ресурсов. Макет — Структура, Ориентация — альбомная. Стиль — АСПЕКТ, название отчета — Справочник РЕСУРСОВ, Изменить макет отчета.
• • Установить курсор на заголовок группы «Вид ресурса», удалить поле Вид ресурса, вставить вычисляемое поле, свойства поля:

Данные =IIf ([Вид ресурса]="М" ;" Материальные ресурсы" ;IIf ([Вид ресурса]="0″ ;" Ресурсы оборудования" ;" Трудовые ресурсы")).

• Нажать кнопку Группировка и сортировка, указатель Больше — установить «С разделом примечания». Разместить в области примечания группы «Вид ресурса» вычисляемое поле, свойства поля:

Данные: =Sum ([Запас] * [Цена ресурса]),.

Денежный формат, Число десятичных знаков 2,.

Надпись — «Стоимостной запас ресурсов» .

• Разместить в области примечания отчета вычисляемое иоле, свойства поля:

Данные: =Sum ([Запас] * [Цена ресурса]), Денежный формат, Число десятичных знаков 2, Надпись — «Итого запас ресурсов» .

Рис. 10.43. Однотабличный отчет с группировкой строк.

2. Многотабличный отчет «Сведения о продукции» (рис 10.44).

Для подготовки следует выполнить следующие шаги:

• • Перейти в режим Создание, панель инструментов Отчеты, кнопка Мастер отчетов. Выбрать таблицу ПРОДУКЦИЯ, все поля; таблицу НОРМА, поля: Код ресурса, Единица нормирования, Норма расхода, таблицу РЕСУРС, поля: Наименование ресурса, Вид ресурса, Цена, Единица измерения. Выбрать вид представления данных — ПРОДУКЦИЯ. Добавить уровень группировки — поле Вид ресурса. Сортировка — по полю Наименование ресурса. Макет — СТРУКТУРА, Ориентация — Альбомная. Стиль — НАЧАЛЬНАЯ, название отчета — Сведения о продукции, Изменить макет отчета.
• • Удалить в области заголовка группы «Вид ресурса» одноименное поле. Добавить вычисляемое поле, свойства:

Данные: =IIf ([Вид ресурса]="М" ;" Материальные ресурсы" ;IIf ([Вид ресурса]="О" ;" Ресурсы оборудования" ;" Трудовые ресурсы")).

Рис. 10.44. Многотабличный отчет.

Автоматизация обработки базы данных

Макрос — один из способов автоматизации обработки данных, используемый как метод обработки предопределенных событий в форме, отчете или элементе управления. Выделяют три типа макросов: изолированный; внедренный и групповой. Групповой макрос объединяет несколько связанных макросов в один объект макроса. Внутри группового макроса каждый отдельный макрос имеет собственное имя. Изолированные макросы хранятся как самостоятельные объекты и запускаются из раздела Макросы по имени. Внедренные макросы хранятся в свойствах событий в формах, отчетах или элементах управления, не отображаются как объекты в разделе Макросы, и их нельзя преобразовать в модули Visual Basic. Макрос создается с помощью Построителя макросов, он содержит макрокоманды, которые выбираются из фиксированного набора. Для выполнения макрокоманд задаются логические условия, аргументы (фактические параметры).

Программный модуль на языке VBA создается в виде подпрограммы (Sub) или функции (Function), используемых в процедурах обработки событий.

Ниже приведены примеры макросов.

1. Макрос обновления себестоимости и прибыли продукции при изменении цены ресурса.

Для создания макроса следует действовать так:

• • Перейти в режим Создание, панель инструментов Другие, кнопка Макрос, Макрос.
• • Нажать кнопку Показать все действия для отображения полного перечня макрокоманд, кнопку Условия для задания условий выполнения макрокоманд и кнопку Аргументы для отображения используемых аргументов. Ввести список макрокоманд с параметрами (табл. 10.5).

Таблица 10.5

Состав макроса Макрос1

• • Условие выполнения макрокоманд создается с помощью Построителя выражений — контекстная команда Построить, задать условие: [Формы]![РЕСУРС]![Цена ресурса]. [OnDirty] - изменение цены ресурсов.
• • Сохранить макрос под именем Макро 1.
• • Внедрить макрос Макрос 1 в форму РЕСУРС: открыть форму РЕСУРС в Конструкторе, указать событие — Закрытие формы, запуск Макрос 1.
• 2. Создание программного модуля из макроса.

Для создания макроса необходимо выполнить указанное:

• • Выбрать режим Работа с базой данных.
• • Выбрать макрос Макрос 1, нажать кнопку Преобразовать макросы. Указать, добавить программу обработки ошибок, примечания макросов.
• • Текст программного модуля.