Создание форм и отчетов

Создание формы

Формы MS Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку. В форму можно помещать вычисляемые поля. OLE-обьекты можно увидеть только в форме или отчете. В форме намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с полосами прокрутки.

Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Формы могут быть выведены на экран в нескольких видах: режим конструктора, режим таблицы, режим макета и режим формы. Для перехода из одного режима в другой используются команды группы Режимы вкладки Работа с макетами форм.

Microsoft Access предоставляет несколько способов создания формы.

Создание формы с помощью инструмента «Форма» . С помощью инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля источника данных (таблицы или запроса) размещаются в форме. При необходимости можно изменить форму в режиме макета или конструктора.

Для того чтобы создать новую форму, необходимо:

• • в области навигации щелкнуть на таблицу или запрос, данные которых должны отображаться в форме;
• • на вкладке Создать в группе Формы нажать кнопку Форма (рис. 10.47).

Рис. 10.47. Кнопка Форма.

Будет создана новая форма и отображена в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Если приложение MSAccess обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, оно добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается форма, основанная на таблице «Фирмы» рассмотренного выше примера, и между таблицами «Фирмы» и «Склады» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Склады», относящиеся к текущей записи фирмы (рис. 10.48). Если таблица.

Рис. 10.48. Создание формы «Фирмы» с помощью инструмента «Форма» .

данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если имеется несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то MS Access не добавляет таблицы данных в форму.

Создание формы при помощи Мастера форм. Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, можно воспользоваться Мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов.

Для создания формы с помощью Мастера форм необходимо:

• • на вкладке Создание в группе Формы нажать кнопку Мастер форм;
• • следовать инструкциям на страницах Мастера форм.

Создание формы при помощи инструмента «Пустая форма» . Если выше описанные инструменты создания форм не подходят, для создания формы можно воспользоваться инструментом «Пустая форма». Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• • на вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма. MS Access откроет пустую форму в режиме макета и отобразит область Список полей;
• • в области Список полей щелкните знак «плюс» рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму;
• • чтобы добавить поле в форму, дважды щелкните его и перетащите на форму;
• • используя инструменты группы Колонтитулы на вкладке Конструктор, можно добавить в форму эмблему (рисунок, используемый в качестве эмблемы), заголовок или дату и время.