Совместная подготовка документов

Большое внимание следует уделить возможности коллективной обработки документов.

Текстовый процессор Word имеет средства, позволяющие редактировать документы нескольким пользователям и затем объединять сделанные исправления в исходном документе. К таким средствам относятся действия, объединенные на вкладке Рецензирование (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Вкладка Рецензирование.

Одним из средств коллективной работы с документом являются примечания, сделанные разными участниками составления документа. Примечания — это обозначенные инициалами и пронумерованные комментарии, которые записываются и отображаются в специальном окне примечаний и не затрагивают текст документа. Перед тем как вставить примечание, имеет смысл выделить фрагмент текста, который следует прокомментировать. В этом случае при просмотре примечания текст, к которому оно относится, будет подсвечен.

Для вставки примечаний в текст документа нужно на вкладке Рецензирование нажать кнопку Создать примечание в группе Примечания, затем ввести текст примечания в выноске или в области проверки.

Для удаления отдельного примечания следует вызвать контекстное меню, установив соответственно курсор мыши, а затем выбрать команду Удалить примечание.

Для удаления всех примечаний в документе следует выделить любое из них, затем на вкладке Рецензирование в группе Примечания открыть ниспадающее меню пункта Удалить, а затем выбрать вариант Удалить все примечания в документе (рис. 7.9).

Текстовый процессор Word позволяет удалить примечания отдельного рецензента. Для этого на вкладке Рецензирование в группе Запись исправлений следует открыть.

Рис. 7.9. Удаление всех примечаний в документе.

Рис. 7.10. Удаление примечаний определенного рецензента.

ниспадающее меню пункта Показать исправления, выбрать команду Рецензенты и отметить имя рецензента, примечания которого необходимо удалить, или всех рецензентов (рис. 7.10).

Кроме добавления в текст документа примечаний рецензенты могут вносить исправления в документ.

Для отслеживания примечаний и исправлений текстовый процессор предлагает воспользоваться кнопкой Показать исправления в группе Запись исправлений на вкладке Рецензирование. Здесь можно указать, изменения каких элементов следует отследить в тексте (рис. 7.11).

Есть возможность наблюдать все исправления в документе на текущий момент, а также общее количество исправлений и количество исправлений каждого типа. Эту сводку можно увидеть, выведя на экран окно Область проверки из группы Запись исправлений на вкладке Рецензи;

Рис. 7.11. Просмотр исправлений и примечаний.

Рис. 7.12. Область проверки.

рование. Причем пользователь имеет возможность расположить эту область вертикально или горизонтально. На рис. 7.12 приведена горизонтально расположенная область проверки.

Просматривая исправления и примечания, можно принять или отклонить любое из них. Пока не будут приняты или отклонены все сделанные в документе исправления и примечания, даже скрытые изменения будут появляться в отображаемых или отосланных документах. Действия по принятию или отклонению изменений объединены в группе Изменения на вкладке Рецензирование.

Исправление помечается полным именем его автора, датой и временем создания. По ходу работы с документом есть возможность изменить имя рецензента. Для этого на вкладке Рецензирование в группе Запись исправлений следует открыть ниспадающее меню в пункте Исправления и выбрать команду Сменить пользователя (рис. 7.13).

После этих действий пользователь попадает в Параметры Word и в Личных настройках указывает новое имя, которое будет указываться в примечаниях (рис. 7.14). Введенное имя или инициалы будут использоваться во всех.

Рис. 7.13. Смена имени рецензента.

Рис. 7.14. Личные настройки в MS Office.

приложениях пакета Microsoft Office. Любое изменение этих параметров отразится в остальных приложениях пакета.

Изменения в имени пользователя или его инициалах, которые будут использоваться для его комментариев, будут применены только к комментариям, сделанным после внесения изменений. Комментарии, уже сделанные в документе до изменения имени пользователя и инициалов, обновлены не будут.

Если в редактировании документа принимают участие несколько пользователей, то имеется возможность попарно комбинировать документы друг с другом, пока все исправления редакторов не будут сведены в единый документ. Для этого нужно открыть ниспадающее меню пункта Сравнить в группе Сравнение на вкладке Рецензирование. Вниманию пользователей будут представлены два пункта: Сравнить и Объединить. И в том и в другом случае нужно указать два документа — исходный и измененный. В качестве исходного файла задается документ, в котором предполагается объединить исправления. Исправления, сделанные в документе, не могут быть объединены, если они не были помечены.

Чтобы предотвратить внесение рецензентами случайных изменений в документ, можно ограничить возможности форматирования и изменения файла. Для этих целей на вкладке Рецензирование находится пункт Защита. При открытии ниспадающего меню данного пункта и выборе команды Ограничить редактирование появится панель с разделами Ограничения на форматирование, Ограничения на редактирование и Включить защиту. В приведенных разделах пользователь имеет возможность настроить параметры ограничения форматирования и редактирования.

Использование внешних источников при подготовке документов

Одной из функций, относящихся к коллективной обработке документов, их исправлению и передаче в общий доступ является функция слияния, которая позволяет создавать письма для большого количества адресатов. Имеется в виду создание писем или типовых бланков с одинаковым содержанием, которые нужно разослать по разным адресам. Для реализации функции слияния в Word 2010 нужно обратиться к вкладке Рассылки.

Для выполнения такой задачи необходимо иметь шаблон документа (основной документ), подлежащего рассылке, включающий различные элементы оформления: текст, таблицы, графики, картинки, рисунки и др. Кроме того, должна быть база данных (источник данных), в которой хранится переменная информация (адрес, фамилия, телефон и т. д.) каждого адресата.

Основной документ может иметь вид бланка, почтовой наклейки, конверта, каталога и др.

Источники данных могут быть практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access, текстовый файл в формате ASCII.

При создании источника данных определяется структура записей, т. е. состав полей, в которых содержатся данные, изменяющиеся при слиянии документов, например адрес, фамилия, телефон каждого адресата.

Если в качестве источника данных используется таблица Word или Excel, то необходимым требованием для них является наличие заголовков полей в верхней строке таблицы.

Источник данных может быть выбран из сформированных заранее или создан в процессе формирования документов, подлежащих рассылке (вкладка Рассылки/группа Начало слияния/команда Выбрать получателей).

В результате слияния основного документа с источником данных образуются документы (бланки, почтовые наклейки, конверты и др.), количество которых соответствует количеству записей в источнике данных.

Процесс создания документов для рассылки состоит из трех этапов:

• • создание основного документа;
• • создание источника данных;
• • слияние.