Электронные таблицы. 
Информатика

Задачи главы

• 1. Рассмотреть основные возможности работы с современными электронными документами.
• 2. Получить сведения о типах файлов.
• 3. Описать приемы работы с электронными таблицами как с базами данных.
• 4. Изучить технологии создания сводных таблиц.
• 5. Рассмотреть возможности MS Excel по визуализации данных.

Основные понятия

Электронные таблицы (табличные процессоры) — это прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

При помощи электронных таблиц можно решать финансовые, экономические, математические и статистические задачи.

Электронные таблицы применяют для хранения счетов и внесения в них поправок, многовариантного прогнозирования результатов предполагаемых финансовых операций, составления различных бланков, оформления деловой графики и выполнения полного баланса фирмы. С помощью электронных таблиц можно облегчить решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет персонала и издержек, управление сбытом, составление прайс-листов и др.

Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения ПК. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор была создана в 1979 г., предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 г. появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1−2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и др. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Программный продукт MS Excel 2007, разработанный фирмой Microsoft, является популярным средством для работы с электронными таблицами. Функциональные возможности и вычислительные средства MS Excel 2007 позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.

MS Excel позволяет проводить широкий круг вычислений в электронных таблицах, легко и быстро анализировать большой объем данных, проводить статистическую обработку данных, решать задачи оптимизации работы с данными, создавать и редактировать макросы в целях применения их для часто повторяющихся операций и автоматизации рутинной работы.

MS Excel позволяет:

¦ строить сложные формулы для расчетов;

¦ проводить статистическую обработку данных;

¦ создавать сводные таблицы;

¦ моделировать бизнес-ситуации;

¦ записывать макросы с помощью макрорекодера и редактировать их;

¦ делать запросы к внешним БД.

Рабочая книга — это обычный документ или тип файла в Microsoft Excel for Windows (расширение файла — xls).

Каждая книга может содержать несколько листов. По умолчанию они называются: Лист 1, Лист 2 и т. д. Эти имена выводятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна рабочей книги (рис. 12.1).

Рис. 12.1. Ярлыки листов.

Рабочий лист представляет собой сетку из столбцов и строк (рис. 12.2).

Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес (ссылку). Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам.

Рис. 12.2. Пример рабочего листа.

Ячейка — минимальная информационная единица (рис. 12.3). Она может содержать разные типы данных (текст, числа, даты и т. п.), но внутри одной ячейки могут храниться данные только одного типа. Ячейки могут находиться в состоянии: а) активная или выделенная ячейка (можно выделить блок ячеек); б) редактируемая ячейка (может быть только одна в определенный момент времени). В состоянии редактирования можно изменять содержимое ячейки, добавлять или удалять данные. Для активной ячейки можно задавать формат — высоту/ширину, выравнивание, цвет, границы и т. п. Для перехода в состояние редактирования ячейки необходимо выполнить двойной щелчок по левой кнопке мыши на ячейке или нажать клавишу F2. Не все команды, доступные.

Рис. 12.3. Пример ячейки для активных ячеек, выполнимы для ячеек в состоянии редактирования.

Лист диаграммы — лист, содержащий только диаграмму Microsoft Excel.

Диаграмма — это графическое представление данных рабочего листа (рис. 12.4).

Рис. 12.4. Пример диаграммы Панели инструментов позволяют упорядочить команды Microsoft Excel так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню. При выборе меню отображается список (рис. 12.5).

Рис. 12.5. Пример панели инструментов После запуска MS Excel на экране появляется окно (рис. 12.6), состоящее из нескольких элементов:

¦ строки заголовка, содержащего имя программы, предлагаемого названия файла, стандартных кнопок Windows;

¦ строки меню, содержащего пункты главного меню;

Рис. 12.6. Окно MS Excel.

¦ панелей инструментов (пиктограмм), состав которых может определить сам пользователь с помощью пункта меню Вид/ Панели инструментов;

¦ строки формул, отображающей вводимую информацию;

¦ линеек прокрутки (вертикальной и горизонтальной), позволяющих работать с большими таблицами;

¦ строки состояния, отражающей информацию о текущем состоянии и результатах выполняемых операций Excel.

Кроме главного меню, Excel содержит так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами.

Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc.