Персонифицированные рассылки Word

Из маркетинга известно, что люди намного охотнее реагируют на личные обращения, сообщения, в которых к адресату обращаются по имени или имени и отчеству. Именно в связи с этим в Word появился такой инструмент, как персонифицированные рассылки. Под персонифицированными рассылками понимается создание множеству адресатов писем одинакового содержания, в которых обращение может осуществляться по имени или имени и отчеству, с указанием должностей, адресов и других атрибутов сообщения.

Кроме этого, есть этикет, который предписывает обращаться в письмах, служебных записках, но имени или имени и отчеству. Outlook тоже позволяет делать персонифицированные рассылки. Но для этого нужно создавать программы рассылки, т. е. программировать, либо использовать уже готовые, кем-то созданные программы^[1]. Но нужно знать, куда их поместить и как к ним обратиться.

Ситуации Ситуацию можно трактовать следующим образом. У вас есть база данных с информацией о людях и организациях. Вы составили некоторое сообщение: поздравление, приглашение, уведомление и г. д. И это сообщение необходимо разослать всем или некоторым контактам из базы данных. В этом случае говорят о слиянии, объединении контактов с текстом сообщения. То есть для некоторого исходного сообщения будет создано множество персонифицированных сообщений, которые будут направлены в адрес контактов из базы данных.

Вы принимаете участие в организации конференции молодых ученых. На сайте университета размещена соответствующая информация. Но в организационном комитете есть информация об участниках конференций прошлых лет, и есть традиция приглашать активных участников прошлых конференций индивидуально. То есть вам необходимо сделать персонифицированную рассылку с приглашением принять участие в работе конференции. Сообщение может выглядеть следующим образом.

123 456, Москва, Ленинский проспект, 727 Университет стран Азии Заведующему кафедрой информатики, доктору технических наук, профессору М. В. Пслипснко Уважаемый Максим Викторович!

Кафедра информатики Высшей школы социологии проводит традиционную ежегодную конференцию «Информатизация современного общества: перспективы, проблемы и вызовы». Уже много лет Вы являетесь нашим партнером. Приглашаем Вас, Ваших коллег и Ваших учеников принять участие в этом мероприятии, которое пройдет в этом году с …

Заведующий кафедрой естественно-научных дисциплин, доктор технических наук, профессор С. А. Скавронский Нам понятно, что нужно получить в итоге. У нас есть база данных с контактной информацией. Эта контактная информация может быть в базе данных Access, в Списке Excel или адресной книге Outlook. Если в процессе создания рассылки создавать новый источник данных, то Мастер сохраняет ее как базу данных Access. То есть по определению Access является лучшим хранилищем данных для организации рассылок. Если пользователь не работает с Access, то можно воспользоваться Мастером (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Доступные варианты использования контактной информации

Мастер, но умолчанию предлагает некоторый набор наиболее распространенных полей (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Окно для создания списка адресов.

Если этих полей оказывается недостаточно, то можно выбрать другие (рис. 5.3), а при необходимости создавать пользовательские.

Рис. 53. Стандартные поля списка адресов

Рассмотрим процесс слияния с использованием базы данных Excel.

Если посмотреть на текст письма, то можно выделить следующие ноля: адрес, название организации, должность, фамилия и инициалы. Причем фамилия используется в дательном падеже. И еще в обращении мы используем имя и отчество, то в зависимости от того, обращаемся мы к мужчине или к женщине, программа должна использовать обращение «Уважаемый» или «Уважаемая». Список нолей достаточно длинный. Это означает, что работать будет не очень удобно — придется перемещаться по ширине листа. В таких случаях лучше использовать стандартную форму Excel (рис. 5.4).

Переход к новой записи следует осуществлять щелчком по кнопке Добавить. Правильным будет, если вы введете пару записей и закроете форму. Посмотрите, что получится. Вплоть до того, что закройте файл и откройте его вновь. Созданную книгу сохраните в папке Документы / Мои источники данных. Этот вариант будет предложен по умолчанию.

Итак, у нас есть текст сообщения и база данных с информацией о контактах. В этой базе данных дополнительно есть поле ФамилияДт — фамилия в дательном надеже, поле Инициалы и поле Пол. Теперь у нас есть все необходимое, чтобы организовать процесс слияния. В итоге мы должны получить следующий результат (рис. 5.5).

Рис. 5.4. Стандартная форма Excel при работе со списком адресов

Рис. 5.5. Текст письма с полями слияния.

В кавычках указаны имена полей базы данных, на место которых будут вставляться соответствующие значения.

Теперь можно приступить к процессу слияния (рис. 5.6).

1. Откройте файл с текстом письма.

Рис. 5.6*. Текст письма для слияния.

• 2. Перейдите на вкладку Рассылки и в группе Начало слияния в списке Начать рассылку выберите опцию Письма.
• 3. Свяжите текст письма с источником данных. Для этого в списке Выбрать получателей выберите опцию Использовать существующий список и далее выберите имя вашей базы данных.
• 4. Чтобы разместить поля базы данных в тексте сообщения, необходимо в списке Вставить поле слияния (рис. 5.7) выбирать необходимые поля и размещать их таким образом, чтобы получить желаемый результат.

Рис. 5.7. Выбор полей слияния

5. Определите правило обращения к адресату. Для этого необходимо в списке Правила выбрать опцию IF… THEN…ELSE (рис. 5.8) и заполнить представленную форму следующим образом (рис. 5.9).

Рис. 5.8. Доступные поля.

6. Посмотрите результаты слияния, нажав кнопку Посмотреть результаты (рис. 5.10).

Проверять результат слияния нужно обязательно. Не следует сразу распечатывать письма. Первое время обычно бывает немало ошибок.

Чтобы посмотреть все письма, нужно использовать кнопки навигации в группе Просмотр результатов. Возможно, вам придется подвергнуть редакции некоторые из полученных писем. Все дело в практике. Если вам предстоит подготовить несколько сотен писем (в случае конференций так и бывает), то ручная работа может просто убить. Так что используйте технологию рассылок Word.

Рис. 5.9. Окно Вставка поля IF

Рис. 5.10. Результат слияния

Сохраните отдельным файлом вариант после вставки в текст сообщения поля. При этом когда вы вновь откроете файл, если при появлении сообщения Word (рис. 5.11) вы выберите «Да», то вы сразу получите результаты слияния. Но если вам необходимо осуществить редакцию письма, то нужно выбрать опцию «Нет».

Рис. 5.11. Диалоговое окно при повторном обращении к файлу письма

В книге Л. В. Символокова^[2] есть пример использования технологии рассылки в работе деканата. Посмотрите эту книгу. В ней много очень поучительных и полезных примеров использования приложений Microsoft Office. Но здесь хочется рассказать еще об одном примере.

Ситуация

Экзамен в гимназии. Для допуска каждый ученик должен подать заявление. Делают просто. Составлен текст заявления. Каждый подходит к компьютеру, к которому подключен принтер (сети были не всегда), заносит свою фамилию и распечатывает заявление. И так два десятка раз, по числу учеников. Потом выясняется, что нужно переделать, и вся процедура повторяется снова.

При правильном подходе ученики и вовсе не нужны (кроме подписей). У секретаря есть список детей и форма заявления. Технология рассылок позволяет создать эти два десятка заявлений в несколько раз быстрее и проще.

Как еще можно использовать технологию рассылки во время той же конференции? Участникам нужны бейджики, перед каждым участником на пленарных заседаниях нужно поставить таблички с той же информацией, которую мы уже использовали, ну или хотя бы с фамилией, именем и отчеством.

Просмотрите внимательно кнопки и списки панели Рассылки. Экспериментируйте. Посмотрите, как описывается эта технологии в Справке Microsoft, в различных учебниках и руководствах. Подумайте, чем эта технология может быть полезна вам.

• [1] См.: Куприянов Д. В. Управление маркетингом средствами электронной почты: учеб, пособие. М.: Московский городской педагогический университет, 2010.
• [2] Символоков Л. В. Решение бизнес-задач в Microsoft Office. М.: Бином, 2001.