Комплектование архивов электронными документами

Широкое распространение информационных технологий в делопроизводстве, в частности, массовый переход на «безбумажный» документооборот поставило перед архивистами во всем мире проблему комплектования архивов электронными документами.

В России комплексная «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011 — 2020 гг.»^[1] предусматривает развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия.

Федеральным архивным агентством разработаны рекомендации по подготовке перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. Подготовлены изменения в правила делопроизводства, более точно учитывающие особенности электронного документооборота, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации^[2]. Осуществляется мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот.

Основной проблемой при комплектовании государственных архивов электронными документами является применение разнотипного программного обеспечения в системах электронного документооборота (СЭД) различных ведомств, совместимость этих систем. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS (англ, software as a service — программное обеспечение как услуга) с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества. Необходимо также «единое пространство» электронных подписей^[3].

Разработка комплекса нормативно-методических документов по комплектованию государственных архивов электронными документами продолжается.

Предметом комплектования государственных архивов электронными документами является не только организационно-распорядительная документация, но и многочисленные и разнообразные документы, размещенные в Интернете. Уже сегодня практически каждое государственное учреждение или организация, а также многочисленные негосударственные организации и предприятия и миллионы частных лиц имеют свои сайты. Тестовая и аудиовизуальная информация, содержащаяся на этих сайтах, — ценнейший исторический источник, без которого история наших (и, конечно, будущих) дней будет неполной. Долг современных архивистов сохранить наиболее значимую часть этой информации, хотя бы имеющуюся на официальных сайтах.

В ряде стран электронные документы уже образовали значительные комплексы в составе архивов. Имеется опыт создания специальных архивов электронных документов, например, UK Web Archive в Великобритании, Центральный государственный электронный архив Украины, Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (осуществляющий, наряду с другими функциями, хранение электронных документов) и др.

Комплектование государственных архивов электронными документами становится одной из актуальнейших задач архивного дела во всем мире.

Обеспечение сохранности электронных документов. Обеспечение сохранности поступивших в архив электронных документов имеет три аспекта.

Во-первых, физические носители этих документов подвергаются, как и все носители документов, отрицательным воздействиям, угрожающим сохранности этих документов. Для того чтобы исключить или, по крайней мере, минимизировать эти воздействия, необходимо соблюдение установленного для них режима хранения.

Этот режим включает поддержание оптимальных температурно-влажностных параметров, защиту от электромагнитных воздействий и т. д.

Оптимальные параметры температуры и влажности для документов на магнитной ленте и дисковых носителях нормативно закреплены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Разработаны также рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках^[4].

Во-вторых, устаревают технологии закрепления и воспроизведения машиночитаемой информации, исчезают устройства, позволяющие извлечь эту информацию. Например, вся информация, сохраненная на перфокартах и перфолентах (если она не была своевременно переведена на магнитные диски или пленку) в настоящее время не может быть прочитана, так как не сохранилось компьютеров третьего поколения^[5]. Еще хуже обстоит дело с информацией, записанной на этих компьютерах на магнитные носители. Поэтому важнейшей задачей хранителей машиночитаемых документов является своевременный их перевод на современные носители.

В-третьих, на возможность сохранения электронной информации влияет устаревание программного и аппаратного обеспечения электронных документов, в результате которого постепенно исчезают или становятся малораспространенными ранее использовавшиеся форматы файлов. Особенно это касается так называемых проприетарных (т.е. лицензированных фирмами-разработчиками и не находящихся в свободном доступе) форматов. Уже сейчас некоторые электронные документы утрачены безвозвратно, потому что программ (текстовых редакторов), при помощи которых их можно было бы прочесть, просто не сохранилось.

Наиболее успешно на сегодняшний день проблема долговременного хранения электронных документов решена в Национальном архиве Великобритании. Совместно с технологической консалтинговой компанией Tessella архив разработал программу The Safety Deposit Box (SDB), которая позволяет хранить цифровую информацию в течение длительного периода времени, независимо от изменений в технологии. Эта программа используется в архивах многих стран.

Другим путем обеспечения долговременной сохранности электронных документов можно считать создание онлайн-реестра файловых форматов. Такой реестр разработан Национальным архивом Великобритании совместно с Институтом технических исследований штага Джорджия (Georgia Tech Research Institute) и NARA.

Вопросы программного обеспечения долгосрочного хранения электронных документов рассматриваются также архивами Российской Федерации и стран СНГ.

• [1] Приказ Федерального архивного агентства от 02Л2.2011 № 104 «Об утвержденииПрограммы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных емуучреждений на 2011—2020 гг.».
• [2] Постановление Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
• [3] Доклад заместителя Руководителя Федерального архивного агентства О. В. Наумована VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Информатизация архивного дела в Российской Федерации. URL: http://archives.ru/coordination/council/docladl50911.shtml (дата обращения: 09.01.2016).
• [4] Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов) /М. И. Пилипчук, А. Н. Балакирев, Л. В. Дмитриева, Г. 3. Залаев. М.: РГАНТД, 2011.
• [5] Теоретически возможно извлечь эту информацию путем сканирования перфокартна черном фоне с последующей расшифровкой, но это довольно сложный процесс.