Описи. 
Методика и практика архивоведения

Опись (инвентарь) — старейший и самый универсальный архивный справочник.

Опись документов — это основной архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их внутрифондовой систематизации и учета.

Описи являются не только научно-справочным, но и учетным документом. Они охватывают все без исключения материалы фонда. Каждая единица хранения учтена (описана) в описи отдельно.

Описи существуют почти во всех архивах во всем мире^[1]. В России первая опись известна с XVI в., когда самого слова «архив» в русском языке еще не было. До настоящего времени не утратили своего значения описи, составленные подьячими в московских приказах XVII в.

Описи дореволюционного периода. Значительная часть до сих пор используемых описей на материалы дореволюционного периода была составлена в делопроизводстве или ведомственных архивах учреждений-фондообразователей. Большая часть таких описей была составлена при сдаче дел из канцелярии в архив. Их принято называть «сдаточными». Структура этих описей обычно организована по хронологическиструктурному (реже — структурно-хронологическому) признаку. Она повторяет структуру учреждения-фондообразователя и отличается большой дробностью (в основу систематизации положены не только отделени я, но и столы). Такая структура создает некоторые сложности при работе с описью, но одновременно несет в себе дополнительную информацию.

Старые делопроизводственные или архивные описи, как правило, написаны от руки. Лишь в конце XIX — начале XX в. появились машинописные описи. Описи, написанные неразборчивым почерком (такие в дореволюционных описях встречаются нередко), создают дополнительные сложности для исследователя.

Часть включенных в эти описи дел в настоящее время отсутствует (утеряна, выделена в макулатуру при проведении экспертизы и т. п.). Отсутствие единицы хранения в настоящее время обозначено штампами «Выбыло» или какой-либо другой пометой («нет», «у», т. е. уничтожено, и т. п.). Часто единицы хранения в таких описях имеют по несколько номеров, из которых лишь один является действующим в настоящее время. Поэтому, пользуясь этой описью, особенно важно внимательно ознакомиться с предисловием, разъясняющим порядок пользования ею, а при отсутствии такого предисловия навести справки у работников архива. Как правило, в делопроизводстве дореволюционных учреждений осуществлялось вполне удовлетворительное формирование дел (т.е. группировка документов по вопросам), что создавало условия для более или менее полного раскрытия в описях их содержания.

Однако заголовкам дореволюционных описей свойственны и серьезные недостатки. Часто они содержат лишь краткое обозначение вопроса (предмета), которому посвящено дело, без пояснения причин, вызвавших его, и того, как именно этот вопрос был решен. Встречаются, например, такие заголовки: «Дело о прокламациях», «Дело о синдикатах и трестах».

Некоторые описи включают заголовки, составленные при заведении соответствующих дел на основании первого поступившего документа, а последующее делопроизводство по данному вопросу уже не отражено в заголовке. Например: «По отношению генерал-адъютанта Анненкова об изданном в Варшаве польском переводе народных сербских легенд, песен, басен и пр.». Фактически же в деле содержатся сведения о строжайшем выговоре цензору за разрешение издать перевод одной из сербских легенд, признанной богохульной, и принятом постановлении об изъятии сборника из обращения.

Наконец, исследователю приходится сталкиваться с «глухими» заголовками типа: «Разная переписка», «По разным вопросам» и т. п. В дела такого рода, как правило, попадали документы, но вопросам, с одной стороны, не предусмотренным номенклатурой дел (перечнем основных вопросов, рассматриваемых в течение года фондообразователем), а с другой — не требовавшие большого делопроизводства или даже вовсе оставленные без ответа. Обращение исследователя к единицам хранения такого рода целесообразно лишь в том случае, если он убедился, что дела, прямо относящиеся к интересующему его вопросу, отсутствуют.

Тем не менее, несмотря на все их недостатки, старые дореволюционные описи являются удовлетворительными. Последние десятилетия архивисты отказались от их переработки и составления вместо них новых описей. Это обусловлено стремлением к максимальному сохранению исторически сложившейся информации о фонде и составляющих его единицах хранени я, бережным отношением к доставшемуся от прошлого справочному аппарату. Усовершенствование старых описей осуществляется путем их перепечатки, исключения заголовков на отсутствующие дела, составления в необходимых случаях предисловий, оглавлений, пересоставления отдельных «глухих» заголовков и редактирования заголовков, не отражающих всего содержания дела, дополнения заголовков недостающими элементами (например, указанием на губернию, если в заголовке указан только уезд, крайними датами, количеством листов в деле и т. д.) и, наконец, составления в необходимых случаях указателей.

От дореволюционного времени современным архивистам досталось также сравнительно небольшое число описей, изданных типографским способом^[2]. Эти описи снабжены НСА и весьма удобны для использования. Некоторое количество описей издано и в советское время^[3], но это составляет скорее исключение из общего правила.

Описи раннего советского периода. Описи первых лет архивного строительства в СССР составлялись упрощенным способом. Включенные в них заголовки не всегда достаточно полно раскрывали содержание единиц хранения. Значительная часть описей этих лет была создана взамен утраченных ведомственных путем механического переписывания заголовков с обложек дел в том виде, в каком те были составлены в делопроизводстве фондообразователей. Эти описи также в основном рукописные. Такие описи содержат все недостатки старых делопроизводственных описей, но с добавлением новых, порожденных малограмотностью или невнимательностью сотрудников, переписывавших старые заголовки. Нумерация в этих описях валовая (по хронологическому признаку), что представляет некоторые удобства для исследователя, но, с другой стороны, с утратой старой делопроизводственной нумерации (и, соответственно, связи нумерации дел в описи со структурой фондообразователя), утрачена и часть важной информации. Значительная часть этих описей в настоящее время признана неудовлетворительными и подлежит усовершенствованию. Поскольку реконструировать прежнюю делопроизводственную структуру уже невозможно, это усовершенствование включает перепечатку, уточнение и редактирование заголовков, составление в необходимых случаях указателей.

Составленные в архивах в послевоенные и последующие годы описи создавались в соответствии с едиными правилами. Они в основном соответствуют современным требованиям. Большая часть этих описей перепечатана на пишущей машинке (а в последние годы обычно распечатана на принтере).

Отвечают современным требованиям и описи, составляемые в ведомственных архивах и поступающие (в соответствии с требованиями закона) в государственные архивы вместе с документами при комплектовании. Эти описи отражают структуру и функции учреждения-фондообразователя и особенности его делопроизводства (номенклатуру дел).

Современные описи. Соответствующая современным требованиям опись состоит из титульного листа, оглавления, списка сокращений, предисловия, основной части, заверительной надписи и — в необходимых случаях — указателей, а также переводных таблиц архивных шифров (если опись перерабатывалась и была произведена перешифровка единиц хранения).

Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений и указатели составляют справочный аппарат описи.

На обложке и титульном листе описи указано название архива, название и номер фонда, номер описи и характеристика комплекса документов, составляющих данную опись, или название структурной части фондообразователя, материалы которой включены в опись, а также крайние даты дел (документов), включенных в опись.

В оглавлении перечислены разделы (части) описи, если данная опись имеет внутреннюю структуру.

Предисловие содержит основные сведения о фондообразовагеле (в ряде случаев такие сведения дублируются в предисловии к каждой описи данного фонда) и соответствующей структурной части данного фондообразователя. В предисловии указаны особенности построения описи, порядок пользования ею (например, указание на то, что действующие номера дел вписаны красными чернилами, что при указании архивного шифра дел, вошедших в данную опись, необходимо указывать год или номер стола и т. д.).

Основная часть описи состоит из последовательно расположенных (в соответствии с нумерацией единиц хранения в пределах данной части фонда) описаний каждой единицы хранения.

Описательная статья состоит из номера единицы хранения (а нередко и старого делопроизводственного номера или номера по предшествующей описи), заголовка единицы хранения, в сжатом виде отражающего ее содержание, крайних дат документов, составляющих эту единицу хранения, количества листов в единице храпения.

Заголовок раскрывает состав документов единицы хранения и ее основное содержание. Составление такого заголовка (если он не воспроизводит заглавие дела, присвоенное ему в делопроизводстве) так же, как и при составлении характеристики фонда для путеводителя, представляет собой свертывание информации. Но поскольку в данном случае речь идет о сравнительно ограниченной совокупности документов, то потеря информации здесь гораздо меньшая, а возможности адекватного отражения содержания единицы хранения — гораздо большие. Особенно это относится к описанию дел, организованных по предметно-вопросному признаку. Предмет, для рассмотрения которого заведено дело, и результат этого рассмотрения (решение) могут быть переданы вполне точно.

В заголовке оговариваются и такие особенности, как язык, способ воспроизведения (рукописный подразумевается, но умолчанию, но машинописный и тому подобные указываются), в необходимых случаях — копийность и другие характеристики единицы хранения.

Если единица хранения представляет собой дело, то состав входящих в него документов не раскрывается, исходя из того, что в данном учреждении-фондообразователе состав дел в значительной мере однороден. При этом опускается и слово «дело», а заголовок начинается с предлога «о» («об»). В описях к фондам личного происхождения состав документов единиц хранения обязательно раскрывается. В тех случаях, когда единица храпения включает важные документы, наличие которых нельзя предположить из заголовка, он дополняется аннотацией, раскрывающей характер этих документов.

Иногда в описи подряд перечисляется несколько однотипных единиц хранения. В таком случае первая из этих единиц может иметь полный заголовок, а последующие или сокращенный, или вообще замененный словом «то же».

Крайние даты дела — это даты (число, месяц, год) начала и окончания дела. Крайние даты наряда^[4] документов или переписки — это даты первого и последнего документа.

Крайние даты документов, составляющих соответствующую единицу хранения, необходимы и для ее общей характеристики, и для адекватного раскрытия ее содержания. Наличие сведений о крайних датах существенно облегчает выбор дела, представляющего интерес для исследователя, а отсутствие таких сведений делает опись не вполне удовлетворительной и требует ее усовершенствования.

И, наконец, указание на объем (количество листов) единицы хранения также информативно и не является простой формальностью. Поэтому в случае, если количество листов в описи отсутствует, при ее усовершенствовании этот недостаток восполняется.

В конце каждой описи должна находиться заверительная надпись (заверительный лист) с указанием общего количества единиц хранения в данной описи, последнего номера, литерных номеров и выбывших единиц хранения.

Многие описи снабжены указателями — именными, географическими и предметно-тематическими. Составление указателей существенно облегчает работу исследователя, но требует дополнительных трудозатрат. Поэтому указатели, как правило, составляются к описям, во-первых, содержащим особо ценные документы, а во-вторых, достаточно объемным.

Состав указателей диктуется особенностями содержания описи.

Например, к описям фонда Крестьянского департамента Сената или Земского отдела МВД, содержащим достаточно однородные материалы, необходим географический указатель, так как история крестьянского землепользования, крестьянского движения и т. д. изучается, как правило, с учетом географического (административно-территориального) аспекта. В то же время имена (фамилии) отдельных крестьян и представителей крестьянских обществ, как и имена землевладельцев или представителей администрации^[5], не представляют первостепенного интереса и, главное, не служат ориентиром при поиске документов. Поэтому именные указатели к этим фондам оказываются излишними. Но к фондам цензурных учреждений именные указатели (авторов и издателей) необходимы.

Именные и географические указатели к описям объективны, так как исходят из содержащихся в заголовках имен (фамилий и инициалов) и географических названий. Составление предметно-тематических указателей представляет больше затруднений как для составителя, так и для пользователя. Даже для простого предметного указателя необходимо выделение ключевых слов и единообразное обозначение предметов (понятий), устранение синонимии и т. д. Эта работа неизбежно содержит элементы субъективизма, а система понятий и предметов, положенная в основу такого указателя, является своего рода искусственным языком описания, нуждающимся для его понимания в предварительном изучении. Пользование предметно-тематическими указателями, таким образом, предполагает внимательный просмотр всех позиций указателя и особо осторожного отношения к оценке степени полноты выявления документов только при помощи указателя.

Дополнительный справочный аппарат. В ряде описей, составленных в дореволюционных архивах, имеются именные и предметные (иногда объединенные) указатели. Этими указателями можно пользоваться и сегодня.

Кроме того, в качестве дополнительного справочного аппарата к описям может быть использован сохранившийся старый регистрационносправочный аппарат. Это так называемые алфавиты, настольные реестры, а также книги (журналы) входящих и исходящих бумаг.

При пользовании алфавитами необходимо иметь в виду, что ключевые слова при их составлении выделялись формально и обычно соответствовали предмету рассмотрения, принятому в тогдашнем законодательстве и делопроизводстве. Необходимо также иметь в виду особенности языка и правописания того времени.

Настольные реестры, г. е. реестры дел, производящихся в данном столе, чаще всего велись в коллегиальных учреждениях, прежде в сего в Сенате и Синоде. В них указан делопроизводственный номер дела, начальная дата, заголовок, а также сведения о порядке производства этого дела. Дела, ведшиеся несколько лет, вносились в настольные реестры за каждый год, в хронологической последовательности. Настольные реестры снабжены алфавитными указателями.

Журналы входящих и исходящих бумаг велись в каждом учреждении Российской империи. К ним имелись и алфавитные указатели. В эти журналы заносились все входящие и исходящие документы, причем указывалась дата поступления или отправки, номер по журналу и номер дела, к которому эти документы относятся. В случае, если дело было заведено в предшествующие годы, к номеру дела присоединен год, когда оно заведено.

Журналы входящих и исходящих бумаг и настольные реестры во многих случаях позволяют реконструировать состав и отчасти содержание утраченных дел.

Но использование дореволюционного регистрационно-справочного аппарата существенно затруднено несовпадением делопроизводственных номеров единиц хранения с архивными, а в случае переработки описи — номеров новой описи с номерами старой.

Именно поэтому сохранение в описях (даже подвергшихся усовершенствованию) отдельной графой делопроизводственных номеров так важно. При полной пересистематизации фонда (описи) и введении новой нумерации пропадает возможность использования старого регистрационно-справочного аппарата.

В ряде случаев включение в систему НСА этого аппарата и возможность его использования в качестве указателей обеспечивается переводными таблицами.

Описи нарядов документов, как правило, носят формально-инвентарный характер. Например, в описях фонда Комитета министров указывается, что данная единица хранения содержит журналы^[6] комитета за такие-то месяцы за такой-то год. В ряде случаев это можно отнести и к переписке^[7].

Поэтому в таких случаях единственным средством поиска отдельных документов оказываются алфавиты и иные указатели, составленные как в дореволюционных архивах (например, алфавиты к делам Комитета министров), так и в настоящее время (например, указатели к цензурным фондам). Такие указатели составляются к отдельным описям или к фонду в целом.

К отдельным единицам хранения могут составляться внутренние описи документов. Например, к нарядам высочайших указов и повелений Сенату в каждом таком наряде имеются составленные еще в Сенатском архиве внутренние описи.

• [1] Интересно, что ио-англ. опись — the Inventory, т. е. инвентарь (термин, восходящийк средневековым инвентарям); по-нсм. — das Aktenverzeichnis, т. е. список дел, регистрационный каталог; но по-франц. (где в Национальном архиве до сих пор принята нефондовая, основанная на принципе принадлежности, систематизация документов) — le tableau deconservation, т. е. табель хранения.
• [2] Например: Опись дел Архива Государственного совета: в 16 т. СПб., 1908—1914; Описание документов и дел, хранящихся в Архиве Святейшего Синода (1707—1732, 1734—1736,1738−1743, 1746, 1748−1749, 1751−1752, 1754, 1759, 1770). СПб., 1868−1914.
• [3] Например, серия описей, изданных ЦГАЛИ (ныне РГАЛИ): Васнецов, Виктор Михайлович (1848—1926): опись док. мат-в личного фонда № 716. М., 1949; Брюсов, ВалерийЯковлевич (1873—1924): опись док. мат-в личного фонда № 56. М., 1950; Герцен, АлександрИванович (1812—1870): опись док. мат-в личного фонда № 129. М., 1951; Гоголь, НиколайВасильевич (1809—1852): опись док. мат-в личного фонда № 139. М., 1951; Короленко, Владимир Галактионович (1853—1921): опись док. мат-в личного фонда № 284. М., 1949; Некрасов, Николай Алексеевич (1821—1878): опись док. мат-в личного фонда № 338. М., 1949; Огарев, Николай Платонович (1813—1877): опись док. мат-в личного фонда № 359. М., 1950; Тургенев, Иван Сергеевич (1818—1883): опись док. мат-в личного фонда № 509. М., 1951; Чайковский, Петр Ильич (1840—1893): опись док. мат-в личного фонда № 905. М., 1955; Чернышевский, Николай Гаврилович (1828—1889): опись док. мат-в личного фонда № 1. М., 1955; и др.
• [4] Наряд — единица хранения (дело), состоящая из документов одной разновидности. Типичным примером наряда служат высочайшие указы и повеления Сенату (за такой-тогод), всеподданнейшие доклады министра (за такой-то год, такой-то месяц) и т. п.
• [5] К фонду Земского отдела составлен специализированный указатель земских начальников.
• [6] Журнал — краткая и обобщенная форма протокола, отражающая результаты обсуждения вопроса в коллегиальном учреждении (в делопроизводстве XVIII — начала XX в.), а также документ, содержащий периодические записи определенных сведений, событий, операций, решений и т.н.
• [7] Переписка — разновидность дела, состоящего из документов-запросов и документов-ответов.