Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

• — важность содержания;
• — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.);
• — сложность и новизна поставленных вопросов;
• — авторство, т.с. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• — реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:

• — примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• — перечня должностных лиц и их обязанностей;
• — технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.