Документация и учет кассовых операций

Одним из важнейших участков финансово-хозяйственной деятельности организаций являются кассовые операции, которые регулируются указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Данный документ устанавливает:

• — порядок организации работы по ведению кассовых операций;
• — порядок приема и выдачи наличных денег в кассу (из кассы) организации (индивидуального предпринимателя);
• — порядок ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;
• — правила обеспечения порядка ведения кассовых операций.

Банк России устанавливает предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора, который по состоянию на 1 января 2017 г. составляет 100 000 руб. в день.

Следовательно, главным регулирующим и контролирующим органом в осуществлении кассовых операций является Банк России.

Согласно Порядку ведения кассовых операций для ведения операций по приему наличных денег юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня или лимит остатка наличных денег.

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Порядок расчета лимита остатка наличных денег приведен в приложении к Порядку ведения кассовых операций.

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место, сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в том же порядке.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению.

Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являющихся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми они должны ознакомиться под роспись.

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции могут проводиться руководителем. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Все кассовые операции можно разделить на две большие группы: приходные — по поступлению денежных средств в кассу, и расходные — по расходованию денежных средств из кассы.

Кассовые операции оформляются кассовыми документами: приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Индивидуальными предпринимателями кассовые документы могут не оформляться. Кассовые документы оформляются: главным бухгалтером; бухгалтером, кассиром или иным должностным лицом, определенным в распорядительном документе, а также физическим лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром.

Кассир снабжается печатью, содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением касеовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии — руководитель).

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу. Кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Документальное оформление кассовых операций четко регламентировано: все предприятия и организации (за исключением кредитных) применяют унифицированные формы первичной учетной документации, которые были утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88. Указанные формы включают:

• — КО-1 (310 001) — «Приходный кассовый ордер» — для оформления поступления наличных денег в кассу;
• — КО-2 (310 002) — «Расходный кассовый ордер» — для оформления выдачи наличных денег из кассы;

КО-3 (310 003) — «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» — для регистрации кассовых ордеров или заменяющих их документов;

• — КО-4 (310 004) — «Кассовая книга» — для учета поступлений и выдачи наличных денег;
• — КО-5 (310 005) — «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — для учета денег, выданных кассиром, и возврата денег в кассу.

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера, проводится по приходным кассовым ордерам 310 001.

При получении приходного кассового ордера 310 001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 310 001.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 310 001, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 310 001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 310 001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 310 001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 310 001.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 310 001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Приходный кассовый ордер 310 001 может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» — на общую сумму принятых наличных денег.

Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется по приходному кассовому ордеру 310 001.

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 310 002. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 310 002, расчетно-платежным ведомостям 301 009, платежным ведомостям 301 011.

При получении расходного кассового ордера 310 002 (расчетноплатежной ведомости 301 009, платежной ведомости 301 011) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 310 002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 310 002.

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 310 002 (расчетно-платежной ведомости 301 009, платежной ведомости 301 011) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 310 002, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 310 002 фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетноплатежной ведомости 301 009 (платежной ведомости 301 011) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру 310 002 (расчетно-платежной ведомости 301 009, платежной ведомости 301 011).

При выдаче наличных денег, но расходному кассовому ордеру 310 002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 310 002 получателю наличных денег для проставления подписи. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 310 002 кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 310 002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной иод отчет сумме наличных денег.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 301 009 (платежной ведомости 301 011) проставляет оттиск печати или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 301 009 (платежной ведомости 301 011), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости 301 009 (платежной ведомости 301 011) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетноплатежной ведомости 301 009 (платежной ведомости 301 011) оформляется расходный кассовый ордер 310 002.

Как уже говорилось, все предприятия и организации, имеющие кассу, за исключением индивидуальных предпринимателей, ведут кассовую книгу по форме КО-4 (310 004), которая может быть только в единственном числе. Кассовая книга может вестись вручную и автоматизированным способом.

Если записи в кассовую книгу ведутся вручную, то они делаются под копирку в двух экземплярах, при этом сама книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, а количество листов в книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Второй экземпляр листов в кассовой книге — отрывной и является отчетом кассира, а первый экземпляр листов остается в кассовой книге, следовательно, первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи в кассовую книгу кассир делает сразу после получения или выдачи денег. Если операции осуществляются с наличной иностранной валютой, то записи должны быть сделаны и в валюте, и в рублях. Когда закончен день, кассир подсчитывает обороты за день, выводит остатки по кассе и передает в бухгалтерию второй отрывной лист для отчета с приложением приходных и расходных кассовых документов.

Кассовая книга может вестись с применением технических средств. В этом случае вкладной лист кассовой книги распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в одном экземпляре. Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Таким образом, кассовая книга представляет информацию для заполнения журнала-ордера № 1 по кредиту счета 50 «Касса» и дебетовой ведомости к нему.

Когда на работу в организацию принимается кассир, то он должен быть ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

Денежная наличность в кассе подлежит инвентаризации, порядок проведения которой определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в сроки, которые определяются руководителем (кроме случаев обязательных инвентаризаций), бывает внезапной и осуществляется путем полного пересчета денежной наличности и документов, хранящихся в кассе (почтовых марок, вексельных марок, билетов, ценных бумаг и др.). После пересчета наличности проводится сверка ее фактической суммы с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется сличительная ведомость с указанием суммы недостачи или излишка денежных средств в кассе, причин их возникновения.

Денежные расчеты наличными и с использованием пластиковых карт должны проводиться организациями при помощи контрольно-кассовой техники на основании Закона РФ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». При приобретении контрольно-кассовой техники (ККТ) организация заключает договор с центром технического обслуживания, регистрирует ККТ в налоговой инспекции по месту постановки на учет и получает от налогового органа карточку регистрации ККТ. Все рекомендованные к применению ККТ внесены в Государственный реестр.

Организации могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 устанавливает порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных расчетов и расчетов с использованием платежных карт. Формы бланков строгой отчетности утверждаются Минфином России. Если для определенного вида деятельности организации форма бланков строгой отчетности не установлена, то организация должна применять ККТ.

В законодательном порядке установлен перечень предприятий и организаций, которые в своей деятельности могут осуществлять расчеты без применения ККТ и бланков строгой отчетности. К ним относятся организации, осуществляющие следующие виды деятельности:

• • продажа газет и журналов и сопутствующих товаров в киосках (если доля от продажи газет и журналов составляет не менее 50% товарооборота);
• • обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ;
• • продажа ценных бумаг, лотерейных билетов;
• • торговля на рынках, ярмарках, выставочных комплексах (за исключением магазинов, палаток, киосков и других торговых мест, обеспечивающих показ и сохранность товара);
• • разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров с особыми условиями хранения);
• • продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции;
• • продажа проездных билетов и талонов и некоторые другие виды деятельности.

Бухгалтерский учет наличия и движения денежных средств в кассе организации ведется на синтетическом счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».

На субсчете 1 «Касса организаций» учитываются денежные средства в кассе организации; на субсчете 2 «Операционная касса» отражается наличие и движение денежных средств в кассах отделов, секций и т. д. Субсчет 2 «Операционная касса» открывается организациями в случае необходимости. Для учета за наличием и движением денежных документов, находящихся в кассе организации, предназначен субсчет 3 «Денежные документы». К денежным документам относятся: почтовые марки; марки государственной пошлины; вексельные марки; путевки в дома отдыха и санатории; авиабилеты и т. д. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Остаток по счету 50 «Касса» отражается в балансе в разделе II актива, в составе денежных средств организации, при этом в отчетности делаются соответствующие пояснения.

В бухгалтерском учете кассовые операции отражаются следующими бухгалтерскими проводками (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Схемы корреспондирующих счетов по учету кассовых операций.