Компетентность во времени

В самом общем виде компетентность во времени можно определить как некие факторы или причины, позволяющие организации (работнику) выполнять запланированные дела, укладываясь в заранее установленные сроки.

Исторический экскурс

В 1967 г. вышла книга П. Ф. Дракера «Эффективный управляющий», в которой отмечается, что главное качество управляющего (менеджера) — эффективность, а первый способ повышения эффективности — управление временем. Далее он подробно описывает систему тайм-менеджмента, состоящую, по его мнению, из трех разделов:

• • регистрация времени (фиксирование временного промежутка);
• • управление временем (оперативное распределение времени);
• • укрупнение времени (объеденение временных отрезков).

Можно выделить шесть факторов, определяющих компетентность организации во времени:

• 1. Наличие ясных и вдохновляющих стратегических целей; качественно сформулированная и доведенная до каждого сотрудника корпоративная миссия, связанная с пониманием времени как ценности и цели компании. Связанность фактора времени с системой мотивации и вознаграждением сотрудников.
• 2. Эффективная система планирования, фиксирующая среднесрочные и краткосрочные целей для всех подразделений организации, связь с оперативным управлением.
• 3. Гибкое планирование.
• 4. Эффективная система принятия решений разного типа и уровня.
• 5. Эффективная система контроля, учитывающая временной фактор.
• 6. Целенаправленное проектирование информационных сетей и информационных потоков, контроль над объемом информации и ее использованием.

Компетентность организации во времени предполагает целостное существование всех шести внутриорганизационных факторов и позволяет выявить, в каком звене управленческого процесса все делается легко и быстро, а в каком наступает замедление.

По аналогии с компетентностью организации во времени существует компетентность менеджера во времени. Выделяются семь факторов компетентности менеджера во времени:

• 1. Осознанность и упорядоченность личных целей, их гармоничная согласованность с целями организации.
• 2. Регулярное планирование собственного времени, письменная фиксация задач и подзадач, сроков, ресурсов.
• 3. Эффективное планирование — умение выделять приоритеты, резервировать время, делить дела на «гибкие» и «жесткие», учитывать личные биоритмы.
• 4. Умение использовать других людей как временной ресурс, целенаправленное развитие навыков делегирования.
• 5. Рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка, т. е. постоянный поиск способов сделать свою работу эффективнее и быстрее, постоянное совершенствование навыков, знаний, умений.
• 6. «Энергетический самоменеджменг», который заключается в оптимальном соотношении работы и отдыха, умении хорошо отдыхать, использовании методов самомотивации.
• 7. Твердая воля, самоконтроль, создание схем внешнего контроля, способность преодолевать помехи, побеждать незапланированный хаос.

Мнение специалистов

Й. Кноблаух и X. Вельте отмечают, что все управляют временем по-разному. В то время как одному нравится аккуратно заполнять готовые бланки, другому необходимы спонтанность и свобода для творчества. Один растрачивает свои силы на излишнее стремление к совершенству, другой — на составление планов и чрезмерное рвение, желая сделать все быстро и сразу. Для успешного управления временем важно выбирать для себя то, что отвечает индивидуальным особенностям и предпочтениям.

Выделяются четыре различных типа менеджеров в управлении собственным временем: доминантный, инициативный, организованный и добросовестный (табл. 8.3).

Таблица 83

Типология менеджеров в управлении временем

Окончание табл. 83

Каждому менеджеру наиболее близки один или два из перечисленных типов. Для повышения эффективности управления временем, необходимо определить преобладающие типы и выполнять подходящие рекомендации.

Совет от авторов

Советы для доминантного менеджера

• • Расставляйте приоритеты. Выделите себе время и определитесь со своими целями, ожиданиями и приоритетами.
• • Прежде чем приступать к какому-то важному заданию, тщательно продумайте все детали и определите, сколько вам потребуется времени на его выполнение.
• • Будьте терпеливее с окружающими, иногда давайте им фору.
• • Не загружайте других большим количеством дел и проектов сразу.
• • Старайтесь как можно реже отрывать других от работы, больше прислушивайтесь к окружающим.
• • Будьте вежливы и всегда смотрите в глаза собеседнику.
• • Меньше соревнуйтесь и больше работайте совместно с коллегами.
• • Сначала подумайте, а потом (неспешно) приступайте к работе.
• • Притормозите, не предъявляйте к окружающим больших требований, чем к самому себе.
• • Отдых тоже полезен. Выделяйте себе иногда специальное время для него.

Советы для инициативного менеджера

• • Прежде чем приступить к новому заданию, закончите предыдущее.
• • Не позволяйте окружающим отрывать вас от работы и не пользуйтесь подобными перерывами в качестве повода побездельничать.
• • Работайте последовательно над начатым вами проектом.
• • Научитесь быть пунктуальным.
• • Не бросайтесь выполнять второстепенные задания и не растрачивайте понапрасну силы и энергию.
• • Письменно фиксируйте все задания. Составьте себе список необходимых дел и приоритетов, старайтесь придерживаться его.
• • Упорядочите ваш рабочий день и составьте его план.
• • Заведите ежедневник или органайзер, используйте его также как средство самодисциплины.
• • Разберите свой рабочий стол и очистите корзину для бумаг.
• • Не позволяйте отвлекать Вас по личным вопросам. Ограничьте время на разговоры, будьте менее общительны.

Советы для организованного менеджера

• • Поищите новые, более короткие пути к достижению намеченных целей взамен уже испытанных старых.
• • Увеличьте свою производительность труда и ускорьте рабочий процесс.
• • Обменивайтесь опытом с коллегами, расспросите их, как они распределяют свои дела и приоритеты.
• • Вовремя распознавайте проблемы и решайте их. Умейте также находить решения и в межличностных конфликтных ситуациях.
• • Чтобы избежать спешки и не зависеть от времени, старайтесь начинать свой рабочий день раньше.
• • Меньше думайте о затратах труда и больше — о результате.
• • Относитесь позитивно к любым изменениям, они обогащают вашу жизнь.
• • Решайте свои задачи сами, при этом начинайте с малого.
• • Больше доверяйте себе, говорите громче.
• • Чаще говорите «нет».

Советы для добросовестного менеджера

• • Еще раз тщательно просмотрите и продумайте свой план. Если вы запланировали слишком много, то у вас останется слишком мало времени на его переработку или на внесение внезапных изменений.
• • Сконцентрируйтесь на результате, а не на безупречном выполнении.
• • Вы не можете избежать всех возможных рисков. Постарайтесь это понять.
• • Принимайте наиболее приятные для вас решения, даже если не обладаете достаточной информацией.
• • Тратьте меньше времени на исследование и анализ.
• • Установите себе четкие временные границы для выполнения каждого задания.
• • Поставьте перед собой достижимую цель. Не требуйте от себя слишком многого.
• • Знайте, что совершенство тоже имеет свои границы: «хорошо», «лучше», «превосходно».
• • Не будьте слишком требовательны к себе и окружающим. Проявляйте снисходительность.
• • Люди гораздо важнее, чем строгие уставы и директивы. Не забывайте об этом.

Главная задача корпоративного тайм-менеджмента заключается в том, чтобы ввести его классические методы в систему управления компанией, что позволит управлять личной эффективностью каждого сотрудника с помощью правил, планов, должностных инструкций. Это могут быть готовые текстовые бланки или формы, которые можно вставлять в компьютерные программы. Если менеджер собирается поставить перед подчиненным какую-то задачу, эта форма сама напомнит ему, какие параметры задачи он должен указать.

Мнение специалистов

А. И. Пригожий предлагает разделение организационных целей на три вида:

• • цели-задания — оформленные как программы общих действий поручения, которые задаются организацией более высокого уровня или диктуются рынком;
• • цели-ориентации — обобщенные цели коллектива, включая и личные цели каждого члена организации;
• • цели-системы — задачи, обусловленные стремлением сохранить организацию как самостоятельное целое.

В. Н. Куликова разделила стандарты корпоративного тайм-менеджмента на три группы:

• 1. Личный, или персональный, тайм-менеджмент. Эта группа стандартов указывает каждому конкретному работнику, с помощью каких методов и способов он может построить свою деятельность, чтобы она была более продуктивной. В данном случае очень важно соблюдение равновесия между свободой и принуждением. Корпоративное вмешательство возможно лишь в те фазы личной работы, которые имеют значимость для организации.
• 2. Командный тайм-менеджмент. Данный раздел состоит из правил взаимодействия «по горизонтали», т. е. между сотрудниками, которые не подчинены друг другу. Это очень важная область корпоративного стандарта, ведь наибольшего регулирования требуют именно вопросы взаимоотношения сотрудников, согласования личных целей, планов, приоритетов в условиях конфликтов, которые неизбежны практически в любой организации.
• 3. Собственно корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт этого раздела регулирует отношения «по вертикали» (отношения между начальником и персоналом). Причем взаимодействие должно идти как в ту, так и в обратную сторону. Один из важных стандартов корпоративного таймменеджмента — стандарт языка. Например, планы могут быть нарушены из-за различного понимания людьми выражения «сделать срочно» (для одного сотрудника это 1—2 дня, для другого неделя). Все недоразумения могут быть сведены к минимуму при наличии специального словаря таймменеджмента.

Похожее выделение уровней тайм-менеджмента было предложено С. И. Калининым:

• 1. Индивидуальный тайм-менеджмент. Индивидуальное управление временем осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы. Что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает сам. По существу, такой индивидуальный тайм-менеджмент выступает как своеобразное хобби и нацелен на достижение, прежде всего, внутриличностных целей, в контексте совершенствования человеком своих способностей и творческой самореализации. Сфера приложения подобного индивидуального тайм-менеджмента, чаще всего, — творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией).
• 2. Ролевой тайм-менеджмент. Он отличается от индивидуального двумя важными аспектами: 1) более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач; 2) требует участия в процессе профессионала — консультанта, но тайм-менеджменту. Связь управления временем с решением профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам.
• 3. Социальный тайм-менеджмент. Этот тип стоит несколько особняком по сравнению с другими видами тайм-менеджмента, не столько благодаря своему особому объекту — группе людей (организационной подструктуре или организации в целом), сколько благодаря специфическим требованиям к работе тайм-консультанта. В данном случае тайм-консультант выступает в первую очередь как специалист по организационному развитию (инжинирингу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организационные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их деятельности. Кроме решения задачи, но организационному развитию, в рамках социального тайм-менеджмента консультант в обязательном порядке решает и еще одну задачу — обучение и адаптация группы людей к произошедшим изменениям.

Преобладание тех или иных стандартов тайм-менеджмента зависит от направления деятельности фирмы и позиции конкретного сотрудника. Если эффективность работы зависит не только от четкого выполнения должностных инструкций, но от проявления личной инициативы и принятия на себя ответственности, без технологий личного тайм-менеджмента обойтись невозможно. Принципы личного тайм-менеджмента очень важны для эффективной деятельности компании. Если сотрудник умеет считать и ценить свое личное время, он легко воспринимает идею наведения порядка на уровне компании и способен внести свой вклад в этот процесс.

Управление персоналом на любом уровне имеет две цели: краткосрочную, заключающуюся в том, чтобы сделать работу вовремя и должным образом, и долгосрочную, смысл которой — обучение персонала. В процессе обучения очень важны такие действия руководителя, как делегирование и поощрение.

Мнение специалистов

В. Н. Куликова перечисляет основные принципы управления персоналом с позиции тайм-менеджмента:

• • Сделайте должностные обязанности каждого сотрудника максимально понятными и конкретными.
• • Ставьте ясные цели и четкие задачи.
• • Организуйте поток обмена информацией таким образом, чтобы вы могли отслеживать ход решения тех или иных проблем.
• • Старайтесь прийти к общему мнению и согласуйте свои решения с другими.
• • Поддерживайте благоприятный социально-психологический климат в коллективе.
• • Уделяйте внимание командообразованию и постановке общих целей.
• • Учитывайте индивидуальные особенности каждого работника.
• • Постарайтесь выяснить, какой стиль работы больше всего подходит для вас и вашей организации.
• • Применяйте все известные вам методы управления сотрудниками для того, чтобы их интерес к работе не снижался.
• • Всегда имейте в виду точку зрения других людей. Не критикуйте то, что для них важно.
• • Старайтесь использовать все меры, которые способны повысить мотивацию персонала.
• • Не поддавайтесь влиянию людей, которые требуют от вас легких решений и повышенного внимания к себе.
• • В процессе коммуникации следите за собственной реакцией по отношению к людям, принимайте к сведению не манеру поведения, а содержание.

Менеджер может практиковать приемы управления временем в одиночку, но эффективность его действий будет выше, если он призовет весь персонал следовать своему примеру. Существует много способов обучения управлению временем, но лучшим проводником новых идей в работу офиса, безусловно, будет сам управляющий. Не исключено, что для проведения специальных занятий менеджер предпочтет воспользоваться услугами эксперта со стороны.

Совет от авторов Нужно внедрять приемы управления временем поэтапно. Организуйте сессии продолжительностью в один день или половину дня в масштабах всей компании, инициируйте создание комитета, в функции которого будет входить информирование персонала и контроль за развитием ситуации. Продвигайтесь вперед шаг за шагом и регулярно оценивайте достигнутый прогресс. Систематически проводите контрольные сессии с целью стимулирования работы персонала и генерирования новых идей.

Помните, что тайм-менеджмент — это один из инструментов управления организацией, который может значительно повысить эффективность деятельности менеджера и во многом упростить ее.