Структура и функции службы делопроизводства

Служба делопроизводства, как сердцевина организации, что отражает и обеспечивает ее деятельность. Она является мощным инструментом, ответственным за состояние и процессы управления документами всей организации. Главная цель службы делопроизводства — это совершенное документационное обеспечение управления, качественное предоставление документно-информационных услуг, своевременная обработка и передача на разные уровни управления необходимой для принятия управленческих решений релевантной информации.

В современных организациях делопроизводство становится высокотехнологичным производственным процессом, обеспечивающим документирование управленческой информации и организацию обращения служебных документов, в том числе электронных, системой организационного, информационного, аналитического, правового, ретроспективного ее функционирования. Оно объективно выделяется в перспективный вид профессиональной деятельности, получает соответствующее технологическое и организационное оформление и требует значительного объема знаний.

Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти — структурное подразделение этого федерального органа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти^[1].

Структуру службы делопроизводства предприятий, как правило, устанавливают на основе четырех типовых структур, зависящих от объема документооборота.

Под организационной структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинения и соподчинения.

Внимание!

В организационной структуре управления выделяются следующие элементы:

• — звенья (департаменты, управления, отделы);
• — уровни (ступени управления);
• — связи — горизонтальные и вертикальные.

Все элементы организационной структуры управления взаимосвязаны между собой!

Основные элементы организационной структуры службы делопроизводства:

• — служба;
• — департамент;
• — управление;
• — отдел;
• — бюро;
• — сектор;
• — группа.

Службой чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции.

При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом.

Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов).

Департаменты представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления, обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации.

Например, Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации (ДДО МВД России), Департамент делопроизводства и архива Правительства РФ.

Управления — это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией.

Например, Управление делами Президента РФ, Управление делопроизводства Правительства Ставропольского края.

Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации (рис. 2.1).

Например, Отдел нормативной документации, Отдел архивной документации.

Рис. 2.1. Пример места отдела в структуре управления.

Бюро — структурная единица, которая создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро создается для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации (рис. 2.2).

Например, Бюро пропусков, Бюро технической инвентаризации.

Рис. 2.2. Бюро в структуре управления.

Секторы создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Примерная структура отдела по работе с обращениями граждан.

В зависимости от объема работ (документооборота организации) в подразделениях службы делопроизводства выделяют группы.

Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по гем же принципам, что и секторы, участки, — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта.

Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации. Обычно группа действует в отрыве от других специалистов структурного подразделения, в составе которого она создана.

Например, в подразделении по приему и отправке корреспонденции могут быть созданы группы по обработке входящей и исходящей корре;

снонденции, в отделе делопроизводства может быть образована группа по работе с конфиденциальными документами, группа регистрации, группа информационно-справочного обслуживания.

В организациях также возможно совмещение в одном подразделении нескольких функций. Иногда выполнение определенных видов работ возлагается на отдельных сотрудников службы делопроизводства согласно их функциональным обязанностям, закрепленным в должностных инструкциях.

В настоящее время сложилось два подхода к установлению наименования подразделений службы делопроизводства.

Первая группа состоит из устоявшихся названий: «управление делами», «общий отдел», «канцелярия» и т. д.

Вторая группа названий основывается на определенных ключевых понятиях в сфере документации:

• — «делопроизводство»;
• — «документационное обеспечение»;
• — «организация работы с документами»;
• — «документооборот».

В небольших организациях обеспечение делопроизводственного процесса возлагается на секретаря руководителя.

Практика

При формировании структуры службы делопроизводства следует стремиться к созданию рационального количества подразделений с учетом простейших организационных связей между ними, а также задач, возложенных на службу делопроизводства, и функций, которые она должна выполнять.

Основными задачами современной службы делопроизводства являются:

• — установление единого порядка работы с документами в учреждении и подведомственной сети;
• — совершенное документационное обеспечение деятельности всех подразделений на основе использования современной вычислительной техники, автоматизации работы с документами и сокращение их количества;
• — внедрение комплексной системы управления документацией.

Таким образом, для реализации указанных задач служба делопроизводства организации:

• — разрабатывает инструкции по делопроизводству для самой организации и подведомственной сети, составляет номенклатуры и описи дел как для всей системы, так и для подведомственной сети;
• — организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов;
• — организует печатное изготовление, копирование и тиражирование документов;
• — осуществляет унификацию систем документации и документов с учетом возможности их автоматизированной обработки, принимает меры к сокращению количества форм и видов документов;
• — организует работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан;
• — контролирует качество подготовки и оформления документов, их своевременное исполнение в организации, принимает меры к сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы;
• — осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, оперативный поиск, доставку документов, информирование по документам;
• — реализует единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в результате деятельности организации и подведомственной сети, для передачи на государственное хранение;
• — совершенствует формы и методы работы с документами в организации и подведомственной сети благодаря использованию организационной техники и средств вычислительной техники;
• — осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в подразделениях организации и подведомственной сети;
• — организует повышение квалификации работников организации по автоматизации работы с документами;
• — внедряет государственные стандарты, унифицированные системы документации и другие нормативы в организации и подведомственной сети;
• — заверяет печатью документы во всех случаях, предусмотренных инструкцией по работе с документацией;
• — проводит проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации;
• — участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в учреждении;
• — проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений.

В зависимости от объема работ (прежде всего документооборота) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений.

При определении структуры службы делопроизводства учитываются вид и группа органов управления, в которых она создается.

Например, управление делами министерства обычно включает следующие подразделения.

• 1. Секретариат.
• — приемная министра и его секретариат;
• — приемные и секретари заместителей министра;
• — протокольное бюро.
• 2. Инспекция при министре — выполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.
• 3. Канцелярия.
• — экспедиция;
• — бюро правительственной переписки;
• — бюро учета и регистрации документов;
• — машинописное бюро;
• — копировально-множительное бюро;
• — телетайпная;
• — отдел писем;
• — отдел рационализации работы с документами;
• — центральный архив.

Общий отдел создается в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций.

Канцелярия создается в научно-исследовательских, проектных организациях, на промышленных предприятиях.

Рассмотрим функции основных структурных подразделений службы делопроизводства.

Экспедиция — структурное подразделение службы делопроизводства, осуществляющее прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. В ее задачи входит:

• — прием поступающей корреспонденции;
• — сортировка на регистрируемую и не регистрируемую;
• — распределение по структурным подразделениям учреждения;
• — количественный учет документов;
• — отправка исходящей корреспонденции;
• — доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.

Термин «секретариат» происходит от французского «secretariat».

В словарях указаны следующие значения данного понятия:

• 1) совокупность лиц, выполняющих секретарскую работу в каком-нибудь учреждении;
• 2) орган (при каком-нибудь учреждении, организации) для ведения текущей работы организационно-исполнительного характера¹;
• 3) отдел учреждения, ведающий текущим делопроизводством, осуществляющий секретарскую работу, а также совокупность сотрудников такого отдела;
• 4) орган, выполняющий организационную, руководящую работу, а также совокупность сотрудников такого органа^[2][3].

В тех случаях, когда секретариат занимается не только функциями секретарского обслуживания, а фактически выполняет всю работу аппарата, можно говорить о том, что термин «секретариат» используется как синоним термина «аппарат», «администрация».

Секретариат (секретари и помощники руководителя) рассматривает и подготавливает для доклада руководителю организации поступающую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и т. д. и согласовывает их с другими структурными подразделениями; анализирует справки и доклады структурных подразделений и делает заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегии (иного коллегиального органа) на основании предложенин структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии (иного коллегиального органа) организации; подготавливает материалы к заседаниям коллегии (другого коллегиального органа) и обеспечивает их своевременную рассылку; оформляет протоколы заседаний коллегии (иного коллегиального органа); осуществляет контроль за исполнением решений коллегии (иного коллегиального органа); обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель организации.

Секретариат может быть частью аппарата, одним из его подразделений, но при этом занимать доминирующее положение и выполнять функции, выходящие за рамки секретарского обслуживания, но связанные с задачами основной деятельности организации. В наиболее полном виде функции секретарского обслуживания реализуют секретариаты руководителей. Структура секретариата определяется его задачами, статусом, положением в аппарате, характером и объемом выполняемых работ. Не существует одной, единой для всех секретариатов структуры. Определенную типовую структуру можно установить для отдельных групп секретариатов, например, для секретариатов руководителей определенного уровня.

Секретариат средней коммерческой фирмы осуществляет документационное и организационно-техническое обеспечение ее деятельности и может иметь следующую структуру:

• — начальник секретариата (помощник генерального директора);
• — приемная генерального директора: заведующий приемной, секретарь.

Подразделение по рационализации делопроизводства (организационно-методического обеспечения, совершенствования организации делопроизводства) разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении; организует работу по повышению квалификации делопроизводственного персонала; осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях; разрабатывает инструкцию, но делопроизводству, табель форм документов организации, альбом унифицированных форм документов, перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации, классификационные справочники, документограмы, оперограммы, сводную номенклатуру дел организации.

В центральных органах государственной власти, других центральных органах и организациях, имеющих подведомственную сеть, на эго подразделение возлагаются функции по подготовке ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, типовых или примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

Подразделение по контролю за исполнением документов отслеживает ход исполнения документов, осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений вышестоящих органов и руководства организации, анализирует состояние исполнения документов, составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение учетно-справочной работы осуществляет учет, регистрацию документов и информационно-справочное обслуживание, готовит для доклада руководству организации полученную корреспонденцию, контролирует правильность составления и оформления документов, представляемых на подпись руководству, осуществляет учет документов, составляет номенклатуру дел службы делопроизводства, формирует дела в соответствии с действующей номенклатурой, готовит дела, законченные делопроизводством, для передачи в архив организации.

Подразделение по учету и регистрации обращений граждан осуществляет прием и регистрацию этих документов, готовит на рассмотрение руководству отчеты о рассмотрении важнейших вопросов, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, осуществляет контроль за сроками исполнения обращений, изучает и обобщает материалы по рассмотрению обращений граждан, организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции (экспедиция) осуществляет прием входящей корреспонденции и ее распределение по структурным подразделениям, проводит ежедневный учет документов, составляет по установленной форме сведения о документообороте в учреждении, осуществляет прием и отправку (доставку) исходящей корреспонденции.

Подразделение автоматизации делопроизводства осуществляет внедрение в работу с документами новейших информационных технологий, в частности, систем автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, а также современной офисной техники, обеспечивает их техническое сопровождение и сохранность информации.

Архивное подразделение {архив) осуществляет прием, учет, хранение и использование дел, завершенных делопроизводством; участвует в рецензировании номенклатур дел структурных подразделений; оказывает методическую помощь по вопросам проведения экспертизы ценности документов и оформлению дел; осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; готовит дела к передаче в государственные архивные учреждения (архивные отделы городских советов); оказывает методическую помощь архивам подведомственных учреждений.

Подразделение печатания и размножения документов (ранее — машинописное бюро) осуществляет компьютерный набор служебных документов (как правило, для руководства), редактирование и правку напечатанного материала, проводит стенографирование заседаний коллегиальных органов, совещаний, конференций с последующей расшифровкой текстов и их печатанием, осуществляет размножение документов.

Работу службы делопроизводства организуют таким образом, чтобы специалисты организации по возможности были лишены необходимости выполнять технические операции при работе с документами.

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006—2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России «ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15 489−1:2001 «Information and documentation. Records management».

Приказом Ростехрегулирования^[4] от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15 489- 1−2007 был утвержден и введен в действие с 1 июля 2007 г.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 содержит очень важный для отечественной практики делопроизводства раздел — «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационнораспорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

• [1] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
• [2] См.: Толковый словарь русского языка: в 4 т. Т. 4 / иод ред. Д. Н. Ушакова. М., 1935—1940.
• [3] См.: Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. 4-е изд. М., 1997.
• [4] Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (ранее —Ростехрегулирование, ныне — Госстандарт).