Система управления документами

Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название " документная система" , или " система управления документами" , и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:

• — обеспечение таких свойств документов, как аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования;
• — обеспечение надежности управления документами, т. е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
• — обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
• — обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
• — обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

• — включение документов в систему управления документами;
• — регистрация;
• — классификация;
• — доступ и защита;
• — хранение и обеспечение сохранности документов;
• — использование документов, контроль их движения и использования;
• — экспертиза ценности документов;
• — отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.

Создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:

• — проектирование систем управления документами;
• — документирование систем;
• — обучение сотрудников организации;
• — преобразование документов в новые системы управления документами;
• — установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
• — определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

Создание и применение систем управления документами предусматривают наличие следующих требований:

• — функциональные характеристики, позволяющие выполнять и поддерживать процессы управления документами;
• — документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;
• — присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
• — ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;
• — надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
• — неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т. п.) и даже при прекращении ее функционирования;
• — своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
• — эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.