Текстовые редакторы: назначение, возможности, использование

В результате изучения главы студент должен: знать

• • требования к оформлению юридических документов;
• • методы и средства создания электронных документов; уметь
• • подготовить оригинальный текстовый документ;
• • подготовить текстовый документ на основе образца или шаблона; владеть
• • средствами создания и редактирования электронных документов текстового редактора MS Word.

Текстовые редакторы: назначение и функции

Работа юристов в различных областях правовой деятельности связана с подготовкой большого количества текстовых документов (законопроектов, иных нормативных актов, договоров, протоколов допроса, материалов судебного разбирательства, завещаний, дарственных и т. п.). Использование персонального компьютера позволяет сократить время на техническую подготовку подобных документов и повысить их качество. Для подготовки юридических документов на персональном компьютере используются различные текстовые редакторы. Их развитие идет, с одной стороны, по пути расширения функциональных возможностей и, с другой — по пути обеспечения удобства работы с ними.

При выборе текстового редактора решающее значение имеет набор функциональных возможностей, предоставляемых программой. К набору возможностей, ставших стандартными, относятся:

• • редакционная обработка текста на экране (перемещение по знакам, строкам, абзацам, страницам, в конец и начало текста; поиск фрагмента текста по метке и модели; выделение фрагментов, состоящих из символов, слов или строк; вставка, замена, удаление, перемещение фрагментов текста; работа с несколькими текстовыми документами в отдельных окнах на экране);
• • оформление текстового документа:
  • — задание формата документа,
  • — установка автоматического переноса (по словам или слогам),
  • — форматирование абзацев (установка межстрочного интервала, правого/левого поля, отбивок абзаца и абзацного отступа, выравнивание по правому/левому краю или ширине),
  • — разбивка на страницы (автоматическая или ручная установка границ между страницами),
  • — выделение заголовков, их автоматическая или ручная нумерация,
  • — изменение шрифта отдельных символов, слов, строк, абзацев,
  • — выделение текста (подчеркивание, разрядка слов, усиление яркости, курсив и т. п.),
  • — нумерация страниц и использование колонтитулов; расположение текста в нескольких колонках);
• • введение в текстовый документ нетекстовых фрагментов (рисунков, графиков, математических выражений и т. п.);
• • представление текста в таблично организованном виде;
• • взаимодействие с файловой системой (сохранение, считывание текстовых файлов; выдача папки и выбор из нее файла для работы; слияние текстов из разных файлов, взаимные переносы фрагментов текстов между разными файлами; импорт текстов и нетекстовых фрагментов, составленных с помощью других программ);
• • вывод текстового документа на принтеры разных типов с установкой параметров печати: типа и марки принтера, диапазона печати (весь документ или отдельные страницы), количества копий;
• • проверка текста и исправление орфографических ошибок путем сопоставления каждого слова текста со словарем; при обнаружении расхождений можно заменять в этом тексте неправильно написанные слова или пополнять словарь новыми словами (для исправления ошибок необходимы заранее составленные словари: обычно такие словари содержат от 50 до 100 тыс. слов);
• • автоматическая индексация, т. е. выделение слов из текста по определенному критерию и занесение их в упорядоченные списки;
• • оценка стиля изложения с указанием стилистических погрешностей.

В настоящее время в нашей стране наиболее используемым является текстовый редактор Word (различные его версии), разработанный фирмой Microsoft.

Процесс подготовки текстового документа можно условно разбить на три этапа: ввод текста, редакторская обработка, оформление. Такое разбиение на этапы не означает, что из последующего этапа нельзя вернуться к предыдущему. На практике при подготовке сложных документов это происходит повсеместно.

В любой организации, как правило, имеется набор образцов и шаблонов типовых документов, которые и используются для их подготовки. При подготовке документа на основе образца в документ-образец вносятся недостающая информация и необходимые изменения стандартного текста. Заботиться об оформлении документа в этом случае не приходится. При подготовке документа на основе шаблона текст документа является оригинальным: его приходится полностью вводить и редактировать. Оформление документа в достаточной мере автоматизировано, так как шаблон содержит стили оформления структурных элементов документов этого типа.