Информационная система для учета довогоров на предприятии

1. Предметная область. Необходимость и актуальность решаемых задач

В ОАО «Беларуськалий» для совершенствования следующих показателей эффективности автоматизации функций ОАЭОиИ:

— повышение достоверности, оперативности и надежности информационного обеспечения специалистов ОАЭОиИ;

— совершенствование организации первичного учета;

— сокращение сроков представления сводных документов;

— обеспечение быстрого доступа ко всей информации и анализ этой информации;

— обеспечение быстрой выдачи различного рода статистических данных;

— обеспечение будущей возможности обмена информацией между ОАЭОиИ, финансовым отделом и бухгалтерией;

— сокращение трудоемкости учетных работ, повышение производительности труда работников ОАЭОиИ и других подразделений объединения;

— улучшение планирования производства;

— проект предполагает создание информационных связей с АС «Учет основных фондов».

1.1 АРМ экономиста ОАЭОиИ, АРМ куратора договора, АРМ руководителя

Таблица 1.1? Автоматизация рабочих мест

Введённые в базу данные экономист сможет корректировать.

Функции по администрированию БД должны выполняться системным администратором СУБД Oracle. Перечень функций:

— резервное копирование БД;

— проверка целостности БД;

— восстановление БД из резервной копии при нарушениях целостности данных.

1.2 Общие локальные критерии и ограничения

Критерии:

— полнота и достоверность выходной информации.

— периодичность и сроки представления отчетных документов должны соответствовать нормативным.

— любые изменения не должны требовать значительных трудозатрат на перепрограммирование.

— должна быть обеспечена высокая степень резервирования отдельных функций подсистемы с целью обеспечения работоспособности системы в целом.

Ограничения по надежности, быстродействию, полноте представления информации предъявляются техническим уровнем используемых средств вычислительной техники, качеством разработанных программных средств и условиям организации технологии решения задач.

Перечень функций ОУ, подлежащих автоматизации в соответствии с разрабатываемым дипломным проектом. Предполагается автоматизировать следующие функции подразделений объединения, участвующих в работах по учету выполнения и оплаты договоров:

— ведение экономистом справочников, разработанных специально для данного проекта, которые пока не используются в других задачах;

— учет договоров и формирование служебных писем на оплату;

— формирование и печать отчета о договорах, финансируемых из прибыли предприятия;

— формирование и печать отчета о договорах, финансируемых из инновационного фонда;

— формирование и печать отчета о выполнении каждого отдельно взятого договора;

— формирование и печать отчета о каждом рамочном договоре;

— формирование и печать отчета о помесячном финансировании хоздоговорных работ, заключенных с ОАО «Беларуськалий».

Задачи отдела АСУП:

— резервное копирование массивов базы данных и их восстановление;

— анализ и выход из аварийных ситуаций;

— ведение НСИ;

— другие сервисные функции.

2. Аппаратно-программные средства для решения поставленной задачи

2.1 Выбор языка программирования и СУБД

Возможности Delphi 7 подходят для создания систем любой сложности. Благодаря среде Delphi 7, которая представляет собой интегрированную оболочку разработчика, в которую входит набор специальных программ, ответственных за разные этапы создания готовности приложения, с ней легко работать. Не малое значение имеет компилятор Delphi. Что бы откомпилировать программу достаточно выполнить всего одну команду или нажать одну клавишу (F9). Всего лишь за одну секунду программа? компилятор анализирует и транслирует тысячи строк исходного кода. В Delphi 7 имеется специальный проектировщик форм, с помощью которого будущей программы подготавливаются в виде форм. Проектировщик позволяет подобрать оптимальные размеры окон, разместить и настроить всевозможные элементы управления и меню, добавить готовые изображения, указать заголовки, подсказки, подписи и так далее. На этапе проектирования форм программа как бы составляется из готовых компонентов. Компоненты располагаются на палитре компонентов разделённой на несколько самостоятельных панелей. Компоненты обладают наборами свойств, характеризующими их отличительные особенности. Некоторые свойства имеются практически у всех компонентов? таково, например, свойство Name (имя). Другие свойства, например Caption (Заголовок), имеются у большинства компонентов? ведь заголовок необходим и для окна, и для кнопки. Некоторые уникальны для конкретных компонентов, например свойство Simple Text (Простой текст), содержащий текст, для компонента Строка состояния. В системе Delphi 7 используется специализированная, постоянно совершенствуемая версия языка программирования Паскаль, которая называется Delphi (в шестой и более ранних вариантах в системы Delphi она называлась «Object Pascal», «объектный паскаль»). Эта версия включает набор расширений, ориентированных только на применение в рамках среды Delphi 7 и предназначенных для ускоренного создания приложений.

MS SQL Server представляет собой мощный полнофункциональный сервер баз данных, отличающийся высокой производительностью, быстротой освоения и удобным интерфейсом администрирования. Под его управлением могут работать базы данных в широком диапазоне от уровня среднего звена предприятия до распределенных баз масштаба корпорации. Доступ к MS SQL Server возможен из большого числа средств разработки клиентских front-end, настольных баз данных и офисных продуктов. MS SQL Server изначально ориентирован на интеграцию с другими серверами MS Back-Office, что позволяет непосредственно охватить решение комплексных задач автоматизации хранения и обработки информации, электронной почты и документооборота, построения Internet/intranet приложений и т. д. MS SQL Server работает в как в традиционных клиент-серверных платформах, так и в многоуровневых средах. Одним из основных инструментов при создании распределенных многокомпонентных приложений является Microsoft Transaction Server.

2.1 Требования к информационному обеспечению

Требования к виду, форме, порядку оформления и вводу первичных документов.

Первичная информация поступает в виде:

— договора на создание научно технической продукции;

— прилагаемого к договору протокола соглашения о договорной цене на выполнение работ;

— календарного плана;

— калькуляции плановой себестоимости;

— расшифровки калькуляции по данному договору;

— акт выполненных работ.

При заполнении входных документов необходимо соблюдать ряд общих правил:

— заполнять все графы документов, при отсутствии информации в нужных графах необходимо проставлять 0;

— ввод первичной информации для дальнейшей обработки предполагается осуществлять экономистом ОАЭОиИ в диалоговом режиме с использованием форматированных экранов.

Так же можно выделить еще некоторые требования:

1. Требования к составу и структуре справочников — кодификаторов, выбору систем классификации и кодирования Таблица 2.1 — Справочники

Нормативно-справочная информация должна быть единой для всего объединения. Формирование разрабатываемых справочников осуществляется экономистом ОАЭОиИ. Коды НСИ должны разрабатываться по серийной и порядковой системе кодирования с выделением в отдельные поля группировочных признаков.

Система классификации и кодирования информации должна быть гибкой, предусматривать возможность наращивания. Структура баз данных НСИ будет окончательно уточнена и разработана на стадии технорабочего проектирования.

Система классификации и кодирования для справочника курсов валют может быть взята из существующей задачи «Бухгалтерский учет и реализация на страны дальнего зарубежья».

2. Требования к структуре, содержанию, технологии формирования и ведения базы данных.

Информационная структура проекта представляется в виде базы данных, расположенной на центральном сервере.

Доступ пользователей к базе осуществляется путем формирования запросов, передачи их на сервер баз данных, обработки и возврата результатов запроса на АРМ пользователя. Все вычислительные операции при формировании отчетов выполняются на рабочих станциях пользователей КС.

Данные должны архивироваться или восстанавливаться только администратором базы данных. Пользовательская часть программного обеспечения должна быть размещена на жестком диске рабочих станций с возможностью восстановления и форматирования.

Защита от несанкционированного доступа должна быть обеспечена системой разграничения прав доступа к информации группам пользователей, отдельным пользователям, системой разграничения прав обработки информации и необходимостью ввода пароля для входа в любое рабочее место КС.

3. Требования к составу, принципам и видам формирования выходной информации Фиксированные отчетные формы должны разрабатываться в соответствии со стандартом предприятия СТП КАЛИЙ 9002.4.9.0899.

Набор отчетов должен быть сведен в меню. Для того, чтобы получить отчет, конечный пользователь должен будет произвести следующие действия:

— с помощью меню приложения выбрать необходимый вид отчета;

— ввести параметры, характерные для данного отчета, в зависимости от того, как необходимо отфильтровать выборку данных;

— просмотреть отчет в окне предварительного просмотра;

— напечатать отчет.

Предварительный перечень отчетов:

— учет договоров и формирование служебных писем на оплату;

— формирование и печать отчета о договорах, финансируемых из прибыли предприятия;

— формирование и печать отчета о договорах, финансируемых из инновационного фонда;

— формирование и печать отчета о выполнении каждого отдельно взятого договора;

— формирование и печать отчета о каждом рамочном договоре;

— формирование и печать отчета о помесячном финансировании хоздоговорных работ, заключенных с ОАО «Беларуськалий»;

— формирование и печать отчета о сроках выполнения всех договоров;

— отчетность за месяц, квартал, год.

Формы выходных документов и других видов представления выходной информации, а также вид и форма данных или документов для обмена с другими задачами и системами окончательно будут установлены на стадии технорабочего проектирования.

4. Требования к организации системы контроля входной и выходной информации Технология контроля должна быть нацелена на обнаружение максимально возможного количества ошибок при вводе информации. При необходимости на рабочем месте экономиста должен быть предусмотрен вывод протокола сообщений на экран.

Системы контроля входной информации должны быть разнообразны и обеспечить достоверность, надежность и целостность информации.

Описание системы программно — логического контроля подробно будет описана на стадии технорабочего проектирования.

5. Требования к организации технологии сбора, обработки, выдачи и хранения информации.

Договора, календарные планы, калькуляции поступают до начала планируемого календарного года. Дополнительные соглашения — при внесении изменений в договора. Акты выполненных работ — по окончании планируемого этапа. Информация по договорам и дополнениям к ним будет накапливаться до окончания срока действия договора, после чего данные будут помещаться в архив.

За отделом АСУП должны остаться функции по системному обслуживанию: контроль за нормальным функционированием комплекса задач; копирование и восстановление массивов.

6. Требования к обеспечению сохранности и достоверности информации На этапе опытно-промышленной эксплуатации необходимо использовать журнальные методы ввода информации, обеспечивающие при вводе данных вывод на экран дополнительных сведений о вводимой информации, выбираемой из нормативной базы, а также из других баз данных. Это обеспечит уменьшение количества ошибок, заносимых в базы данных, и сократит трудозатраты при вводе данных в базы данных.

При проектировании и практической реализации системы необходимо учитывать возможность нештатной ситуации и принять все возможные меры, чтобы в момент сбоя операционной системы рабочей станции пользователя, администратора баз данных или в случае аварийной ситуации обрабатываемая информация не искажалась, а легко и быстро восстанавливалась.

2.2 Требования к техническому обеспечению

1. Требования к типу, составу и конфигурации средств вычислительной техники Комплекс технических средств подсистемы должен обеспечивать:

— реализацию задач и функций проекта;

— заданную надежность проекта;

— возможность наращивания функций в проекта;

— совместимость технических средств в проекта;

В состав технических средств должны входить следующие основные виды:

— сервер баз данных;

— рабочая станция администратора БД;

— рабочая станция пользователя с принтером и источником бесперебойного питания;

— сетевое оборудование.

Для пользователя системы должны быть установлены IBM совместимые ПЭВМ, подключенные к вычислительной сети ПО.

Рабочие станции для всех типов должны иметь характеристики не хуже следующих:

— процессор Intel Pentium 200 MMX;

— ОЗУ 32МБ;

— жесткий диск емкостью 850 МБ;

— видеоадаптер с возможностью отображения 256 цветов при разрешении 800×600;

— сетевой адаптер стандарта Ethernet на 10 Мбит.

2. Специальные требования к техническому обеспечению.

Подсистема рассчитана на работу в локальной вычислительной сети стандарта Ethernet со скоростью передачи данных 10 Мб, соединенной с вычислительной сетью ПО через высокоскоростные модемы.

3. Требования к помещениям, электропитанию и прочим факторам, определяющим условия эксплуатации СВТ Технические средства должны соответствовать требованиям ГОСТ 1 299 784:

— по защищенности от воздействия окружающей среды и механического воздействия;

— по устойчивости к воздействию окружающей среды.

Индустриальные помехи от технических средств не должны превышать предельно допустимых величин, установленных «Общесоюзными нормами допускаемых индустриальных радиопомех» (нормы 172 972). Технические и программные средства должны обладать патентной чистотой на территории Республики Беларусь.

Все рабочие станции пользователей КЗ обязательно должны быть укомплектованы источниками бесперебойного питания с возможностью работы станции от источника в течение не менее 30 минут.

2.3 Требования к программному обеспечению

К составу требований технического обеспечения можно отнести:

1. Требования и рекомендации по применению и использованию операционных систем, языков программирования, систем управления базами данных (СУБД), инструментальных средств и систем общесистемного программного обеспечения

Реализация проекта предполагает:

— создание и использование единой БД специалистами ОАЭОиИ и ОАСУП;

— обеспечение возможности расширения в будущем функциональных возможностей подсистемы;

— обеспечение простоты эксплуатации программного обеспечения для конечного пользователя.

2. Требования по унификации и стандартизации проектных решений при разработке и внедрении прикладного программного обеспечения проекта.

На архивных дисках должны храниться следующие файлы:

— исполняемые;

— исходные тексты программ;

— структуры баз данных;

— документация пользователей;

— документация программиста;

— техническое задание;

— техно-рабочий проект.

3. Требования и рекомендации по применению типовых проектных решений и стандартных прикладных программ.

Пользовательская часть программного обеспечения должна работать под управлением следующих операционных систем Microsoft Windows 95, 98, NT.

2.4 Требования к организационному обеспечению

В состав требований технического обеспечения можно отнести:

Требования и рекомендации по организации разработки, оформления проектной документации, приемосдаточных испытаний и сдачи (приемки проекта в опытную, опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию. Внедрение подсистемы в опытно промышленную эксплуатацию завершается оформлением и подписанием акта сдачи в опытно промышленную эксплуатацию.

К моменту внедрения проекта в ОПЭ необходимо обеспечить пользователей документацией и провести учебные занятия для работы в новой системе.

Наличие замечаний, не препятствующих проведению ОПЭ, не должно являться причиной отказа к приему проекта в ОПЭ. При положительном результате ОПЭ подписываются необходимые акты и проект сдается в промышленную эксплуатацию. Возникшие в процессе сдачи программных средств дополнительные требования, не предусмотренные техническим заданием, не являются основанием для отрицательной оценки результатов сдачи и не подписания актов приемки сдачи.

Дополнительные требования могут быть удовлетворены по дополнениям к проекту, которые согласовываются и утверждаются специалистами и руководителями по установленной форме в соответствии со стандартом СТП КАЛИЙ 9002.4.9.0899.

3. Реализация модулей проекта

3.1 Реализация базы данных

В разделе 1 выделим основные этапы и данные, которые необходимо хранить в базе:

На рабочем месте экономиста предполагается вводить все новые данные в следующие справочники:

— разделов договоров;

— видов аннулирования договоров;

— типов оплат.

На рабочем месте экономиста также предполагается вводить из договора следующие дополнительные данные:

— раздел договора;

— куратор договора;

— исполнителя;

— номер договора по регистрации подрядчика;

— номер договора по регистрации в концерне;

— номер рамочного договора;

— дата заключения договора;

— сроки по этапам;

— суммы по этапам;

— наименование этапов;

— тип научно-технической продукции, предоставляемой по окончании этапов.

При наличии дополнительных соглашений к договору необходимо ввести:

— № дополнительного соглашения;

— № договора, к которому относится дополнительное соглашение;

— дата;

— изменения сроков исполнения;

— изменения сумм по этапам.

При поступлении акта выполненных работ экономист вводит:

— дату поступления акта;

— сумму;

— номер этапа, который на основании данного акта будет закрыт.

Введённые в базу данные экономист сможет корректировать.

Куратор договора выполняет следующие функции:

— контролирует сроки выполнения этапов договоров;

— производит учет правильности оценки договоров;

— предоставляет информацию для других отделов;

— просмотр и печать отчетных документов.

Руководитель выполняет следующие функции:

— контролирует сроки выполнения этапов договоров;

— производит учет правильности оценки договоров;

— предоставляет информацию для других отделов;

— просмотр отчетных документов.

Функции по администрированию БД должны выполняться системным администратором СУБД Oracle. Перечень функций:

— резервное копирование БД;

— проверка целостности БД;

— восстановление БД из резервной копии при нарушениях целостности данных.

Таблица 3.1? Перечень таблиц и их описание

Таблица TREATY. Предназначена для хранения сведений о договорах. В нее предусмотрены следующие поля: идентификатор записи, используется первичный ключ; номер договора, тип символьный, т. к. в номере договора кроме цифр встречаются ещё и различные символы (/, -.).

Таблица 3.2? Описание таблицы TREATY

Таблица AGREEM. Предназначена для хранения информации о дополнительных соглашениях к договору. В этой таблице предусмотрены следующие поля и их описание: идентификатор записи, используется первичный ключ; идентификатор договора, используется внешний ключ, связь один-ко-многим с полем ID таблицы TREATY.

Таблица 3.3? Описание таблицы Agrem

Таблица STAGE. Предназначена для хранения информации об этапах договора либо доп. соглашения. В этом описании описаны поля: идентификатор записи, используется первичный ключ; идентификатор дополнительного соглашения, используется внешний ключ, связь один-ко-многим с полем ID таблицы AGREEM. Более подробно описано в таблице 3.4.

Таблица 3.4? Описание таблицы stage

Таблица EXECUTOR. Является справочником организаций — исполнителей работ по договорам. В этой таблице описываются следующие поля: идентификатор записи, используется первичный ключ; наименование организации, тип символьный; юридический адрес организации, тип символьный.

Таблица 5 — Описание таблицы executor

Таблица KURATOR. Является справочником должностных лиц, курирующих договора. В состав этой таблицы входят поля: фамилия куратора, тип символьный; имя куратора, тип символьный. Более полные сведения приведены в таблице 3.6.

Таблица 3.6? Описание таблицы users

В результат проектирования базы данных представлен на рисунке 3.2.

Рисунок 3.1? Схема базы данных

3.2 Разработка алгоритма работы программного обеспечения

Работа Системы начинается с «ввода имени пользователя», что включает в себя работу руководителя, экономиста.

В работу руководителей входят обязанности:

— контроль сроков выполнения этапов договоров;

— производительность учета правильности оценки договоров;

— просмотр и печать отчетных документов.

В работу экономиста входят обязанности:

— ввод данных в справочники;

— ввод из договоров дополнительных данных;

— ввод дополнительных соглашений к договору;

— ввод при поступлении акта выполненных работ.

Рисунок 3.2 Схема работы алгоритма системы

3.3 Разработка программного обеспечения

Алгоритм работы Системы представлен на рисунке 3.1 и рисунке 3.2. Схема алгоритма наглядно демонстрирует модель поведения Системы. Анализируя подробнее каждый блок осуществляем написание кода программы.

Блок 1. Блок начала работы Системы, условно можно считать момент первоначального обращения к системе.

Блок 2. Осуществляется вывод формы запроса на введение идентификатора пользователя и пароля. Вид формы представлен на рисунке 3.3:

Рисунок 3.3? Форма идентификации пользователя

Login.pas Модуль формы ввода имени пользователя и пароля

unit Login;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms, Dialogs, Menus, cxLookAndFeelPainters, StdCtrls, cxButtons, cxTextEdit, cxLabel, cxControls, cxContainer, cxEdit, cxGroupBox;

type

TLoginDlg = class (TForm)

cxGroupBox1: TcxGroupBox;

cxLabel1: TcxLabel;

teUN: TcxTextEdit;

cxLabel2: TcxLabel;

btnOK: TcxButton;

btnCancel: TcxButton;

teUP: TcxTextEdit;

procedure FormShow (Sender: TObject);

procedure btnOKClick (Sender: TObject);

procedure btnCancelClick (Sender: TObject);

procedure FormClose (Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

procedure FormDestroy (Sender: TObject);

private

public

LoginResult: Integer;

class procedure Execute (var UserName, UserPass: string; var ExecResult: Boolean);

class procedure CloseForm;

end;

implementation

{$R *.dfm}

var LoginDlg: TLoginDlg;

class procedure TLoginDlg. Execute (var UserName, UserPass: string; var ExecResult: Boolean);

begin

if LoginDlg = nil then

LoginDlg:= TLoginDlg. Create (nil);

LoginDlg. LoginResult:= 0;

if not LoginDlg. Showing then

LoginDlg. Show;

while LoginDlg. LoginResult = 0 do

UserPass:= LoginDlg.teUP. Text;

end;

end;

TLoginDlg.btnOKClick (Sender: TObject);

begin

LoginResult:= 1;

ModalResult:= mrOK;

end;

procedure TLoginDlg. btnCancelClick (Sender: TObject);

begin

Self. Close;

Application. Terminate;

end;

procedure TLoginDlg. FormClose (Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

begin

Action:= caFree;

end;

class procedure TLoginDlg. CloseForm;

procedure TLoginDlg. FormDestroy (Sender: TObject);

begin

LoginDlg:= nil;

end;

initialization

LoginDlg:= nil;

end.

Блок 3 Kurators. pas Модуль формы справочника кураторов. Осуществляет контроль сроков выполнения этапов договоров; ведет правильность оценки договоров; печать отчетных документов.

Рисунок 3.4? Kurators. pas модуль формы справочника кураторов

unit Kurators;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, cxStyles, cxCustomData, cxGraphics, cxFilter, cxData,

cxDataStorage, cxEdit, DB, cxDBData, cxNavigator, cxDBNavigator,

cxGridLevel, cxClasses, cxControls, cxGridCustomView,

cxGridCustomTableView, cxGridTableView, cxGridDBTableView, cxGrid,

ExtCtrls;

type

TfrmKurators = class (TForm)

pnl1: TPanel;

pnl2: TPanel;

grGrid1DBTableView1: TcxGridDBTableView;

grlvGrid1Level1: TcxGridLevel;

grd1: TcxGrid;

cxDBNavigator1: TcxDBNavigator;

cxgrdbclmnGrid1DBTableView1OTCHESTVO: TcxGridDBColumn;

cxgrdbclmnGrid1DBTableView1DOLZHNOST: TcxGridDBColumn;

procedure FormClose (Sender: TObject; var Action: TCloseAction);

private

var

frmKurators: TfrmKurators;

implementation

{$R *.dfm}

uses Globals;

procedure TfrmKurators. FormClose (Sender: TObject;

var Action: TCloseAction);

begin

Action:= caFree;

end;

end.

4. Руководство пользователя

4.1 Основные положения

«Клавиша»? кнопка или комбинация кнопок на клавиатуре. Для обозначения используются фигурные скобки {} с указанием латинской надписи (например, {А} - соответствует нажатию кнопки с надписью «A» (латинское) или «Ф» — (кириллица). Для обозначения комбинации клавиш используется знак «+». Например, {Ctrl+Q} соответствует одновременному нажатию клавиш с надписями «Ctrl» и «Q». Для облегчения ввода вы можете нажать сначала клавишу {Ctrl}, а затем, не отпуская клавиши {Ctrl}, клавишу {Q}.

«Кнопка»? элемент диалога.

«Строка заголовка» — верхняя строка окна, содержащая наименование АРМа «НИОКР».

«Строка состояния» — строка внизу окна, которая отображает некоторую информацию о текущем состоянии работы или содержит подсказку относительно выбираемого действия.

«Строка меню» — список команд меню главного меню. Обычно располагается под строкой заголовка.

«Окно»? элемент диалога.

«Панель инструментов» — панель с кнопками, нажатие на которые вызывает определенные действия. Панель инструментов обеспечивает возможность быстрого доступа к часто используемым командам. Доступ к кнопкам на панели инструментов осуществляется только при помощи мыши. Для того, чтобы вызвать требуемую команду, нужно щелкнуть по соответствующей кнопке панели инструментов.

«Кнопки на панели инструментов» — чтобы узнать, какое действие связано с кнопкой, нужно установить указатель мыши на эту кнопку, немного подождать и прочитать наименование кнопки, которое появится в окне подсказки.

«Курсор»? мигающий символ «|», указывающий на текущую позицию ввода информации.

4.2 Типы элементов диалога

К основным элементам диалога пользователя можно отнести:

Строковое меню-строка экрана, в которой размещаются окна с наименованиями предлагаемых функций.

Для выбора из меню некоторой опции необходимо с помощью клавиш-стрелок {} и {} подвести к ней курсор и нажать {Enter}. Это приводит к появлению на экране подчиненного меню. Выпадающее меню — окно экрана, в котором столбцом размещены наименования опций.

Для выбора из меню некоторой опции необходимо с помощью клавиш-стрелок {} и {} подвести к ней курсор (засветку) либо пометить мышью и нажать {Enter}. Выбор опции, помеченной символом «» в правой части, приводит к появлению следующего подчиненного меню. Выбор остальных опций приводит к появлению на экране форматированных окон отображения и редактирования информации или выполнению некоторой процедуры; панель инструментов предоставляет возможность, щелкнув по кнопке, вызвать наиболее часто используемые команды. Все кнопки снабжены всплывающими подсказками, которые появляются при подведении указателя мыши к соответствующей кнопке.

Окна выдачи сообщений об ошибках.

Данное окно выдается в том случае, если пользователь ввел неверную информацию.

Если вдруг в процессе работы на экране вашего компьютера появилось окно следующего вида, с текстом на английском языке, то необходимо выполнить:

— описать ситуацию, при которой оно возникло, записать сообщение;

— щелкнуть по кнопке ОК;

— выйти из программы;

— обратиться к программисту, сопровождающему задачу;

— запустить АРМ заново и продолжить работу.

Основные элементы ввода информации:

1) Реквизит типа ввод

Этот реквизит предназначен для ввода информации. Наименование значения, которое необходимо ввести находится над реквизитом. В случае, когда значение реквизита можно выбрать из справочника, справа от окна ввода находится кнопка с тремя точками, при нажатии на которую, раскрывается справочник для выбора необходимого значения. После выбора справа от окна появляется сокращенное наименование, соответствующее введенному значению. При вводе значения вы можете использовать клавиши:

{}/{}? для перехода к следующему / предыдущему символу, относительно текущей позиции курсора.

{Backspace}? для удаления символа, стоящего слева от текущей позиции курсора.

{Tab} - для перехода к следующему реквизиту;

{Shift+Tab} - для перехода к предыдущему реквизиту;

{пробел} — выбор значения из справочника (если вводимое значение является кодом из справочника);

{Esc} - отмена сделанных изменений.

2) Реквизит типа «группа радио-кнопок» (переключатель) Этот реквизит предназначен для выбора информации из фиксированного, постоянно определенного списка. Ключевая идея группы радио-кнопок состоит в том, что только одна из них может быть выбрана в данный момент времени, как это происходит с кнопками на старом автомобильном радиоприемнике. На рисунке показан пример для выбора типа строк из штатных расписаний. Текущее выбранное значение обозначено символом ««. Для изменения текущего значения вы должны с помощью указателя мыши или клавиш {}/{}, {}/{} указать новое положение символа ««.

3) Реквизит типа «кнопка».

Этот реквизит предназначен для выполнения определенного действия (вызов нового окна, выполнение процедуры и т. д.). Вид выполняемого по нажатию кнопки действия указан с помощью надписи на самой кнопке. Чтобы нажать на кнопку вы должны с помощью мыши щелкнуть по кнопке либо с помощью клавиатуры осуществить следующую последовательность операций:

а) с помощью клавиш {Tab}/{Shift+Tab} выбрать кнопку;

б) с помощью клавиши {Enter} нажать на кнопку.

Существует четыре специальных вида кнопки:, < Применить >, < Отменить >, <�Выход>. Эти кнопки служат для выхода из текущего окна.

Кнопка < Применить > служит для выхода с сохранением сделанных в окне изменений. Выбрать эту кнопку вы также можете нажатием клавиши {Enter}.

Кнопка <�Отменить> служит для выхода с отменой сделанных в окне изменений.

Кнопка служит для выхода без изменений из соответствующего окна. Выбрать эту кнопку вы также можете нажатием клавиши {Enter} либо {Esc} (в случае отсутствия в окне кнопки <�Отменить>). Эта кнопка используется для выхода из окна сообщения об ошибках.

Кнопка <�Выход> служит для выхода из соответствующего окна. Эта кнопка используется для выхода из окна просмотра.

Основные режимы просмотра информации. При работе с АРМом предусмотрена возможность открытия и просмотра одновременно нескольких справочников и массивов. Расположение окон на экране может быть хаотичным, каскадом или мозаикой (горизонтальной или вертикальной). Выбор соответствующего режима просмотра осуществляется через опцию «Окно» горизонтального меню. При входе в нее раскрывается вертикальное меню со следующими режимами:

— сохранить состояние;

— каскад;

— мозаика горизонтальная;

— мозаика вертикальная;

— предыдущее окно;

— следующее окно;

— упорядочить ярлычки;

— закрыть.

Хаотичное расположение окон получается при последовательном открытии и закрытии справочников, когда окна могут перекрывать друг друга.

Рисунок 4.1? Режим просмотра, хаотичное расположение Для того, чтобы видеть перечень всех открытых справочников и массивов их необходимо расположить каскадом. Для чего в горизонтальном меню в опции «Окно» необходимо выбрать из выпадающего вертикального меню опцию «Каскад». При этом окна будут расположены следующим образом:

Рисунок 4.2? Опция «Каскад»

Для одновременного просмотра информации всех открытых справочников и массивов необходимо выбрать режим просмотра мозаикой (горизонтальной или вертикальной).

Для расположения открытых массивов и справочников мозаикой горизонтальной необходимо в горизонтальном меню в опции «Окно» выбрать из выпадающего вертикального меню опцию «мозаика Горизонтальная». При этом окна будут расположены следующим образом (Рисунок 4.3):

Рисунок 4.3? Опция «мозаика горизонтальная»

А для расположения вертикальной мозаикой необходимо в горизонтальном меню в опции «Окно» выбрать из выпадающего вертикального меню опцию «мозаика Вертикальная». При этом окна будут расположены следующим образом:

Рисунок 4.4? Мозаика Вертикальная Для передачи активного состояния от одного окна другому используются опции «Предыдущее окно» или «Следующее окно».

При просмотре справочников и массивов используются стандартные окна. Для удобства просмотра некоторых таблиц предусмотрена возможность увеличивать (уменьшать) размеры окна и ширину колонок таблицы, менять местами колонки.

Для изменения места расположения окна следует подвести указатель мыши к зоне заголовка, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, переместить окно на нужное место.

Для изменения размеров окна, следует подвести указатель мыши к рамке окна:

На правой и левой сторонах рамки указатель мыши превращается в горизонтальную двойную стрелку. Нажав в этот момент левую кнопку и, сместив указатель влево или вправо, можно изменить ширину окна. На верхней и нижней рамке указатель мыши превращается в вертикальную двойную стрелку. Нажав в этот момент левую кнопку и, сместив указатель вниз или вверх, можно изменить высоту окна.

В четырех углах окна указатель мыши превращается в диагональную двойную стрелку. Теперь можно изменить одновременно ширину и высоту окна, нажав на кнопку мыши и смещая указатель. Как только окно достигнет желаемых размеров, следует отпустить кнопку мыши. Для изменения размера колонки следует подвести указатель мыши к правой стороне границы заголовка изменяемой колонки, (указатель мыши превращается в горизонтальную двойную стрелку) и, нажав в этот момент левую кнопку, сместить указатель влево или вправо.

Для того, чтобы поменять местами колонки, следует подвести указатель мыши к заголовку перемещаемой колонки, нажать левую кнопку мыши (левая сторона колонки станет утолщенной линией) и, не отпуская ее, переместить колонку в нужное место.

Для сохранения настроенного вида просмотра данной таблицы используется режим «Сохранить состояние». При запуске данного режима на экране появляется запрос на подтверждение.

При последующем открытии этой таблицы окно будет иметь настроенный и сохраненный ранее вид. Перечень всех открытых таблиц можно просмотреть в горизонтальном меню в опции «Окно»;

— сохранить состояние;

— каскад;

— мозаика горизонтальная;

— мозаика вертикальная;

— предыдущее окно;

— следующие окно;

— упорядочить ярлычки;

— закрыть;

— разделы договоров;

— виды аннулирования;

— типы оплат.

Активная в данный момент таблица помечена с левой стороны птичкой. Для передачи активного состояния другой таблице необходимо щелкнуть левой кнопкой по соответствующей строчке.

Функциональные клавиши, доступные из любого окна АРМ:

— {Tab} / {Shift + Tab} - переход к следующему/ предыдущему реквизиту.

— {} / {} - переход к следующей / предыдущей записи.

— {Esc} - выход из текущего окна без сохранения произведенных изменений.

— {F1} - вызов окна помощи.

В существующем АРМе используемые реквизиты можно разделить на две группы: справочные реквизиты и реквизиты не связанные ни с одним из справочников.

Справочные реквизиты можно вводить вручную или выбирать из соответствующего справочника. При ручном вводе необходимо точно указать существующий шифр из справочника. В противном случае появится сообщение об ошибке.

При правильном вводе справа от окна появится сокращенное наименование данного реквизита из справочника, а ниже окна — его полное наименование.

При выборе из справочника необходимо переместить курсор в окно ввода и, либо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, либо нажать клавишу {Пробел}, либо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке с тремя точками, находящейся справа от окна ввода. При этом на экране раскроется соответствующий справочник.

Рисунок 4.5? Справочник Необходимо установить курсор на нужную запись и нажать на клавиатуре {Enter} или в окне справочника мышкой щелкнуть по кнопке <�Выбрать>. При этом в окно ввода занесется код выбранной записи.

При выборе из справочника предусмотрен предварительный поиск группы записей, удовлетворяющих определенным условиям. Для этого необходимо в верхнем правом окне раскрытого справочника задать необходимое условие и нажать кнопку поиска.

Для поиска записей, содержащих сочетание определенных символов в начале одного из реквизитов, следует в окне набрать эти символы и нажать кнопку поиска. При этом выберутся все записи, у которых любой из реквизитов начинается с заданных символов.

Рисунок 4.6 — Справочник с поиском «РУП»

В данном примере выбрались записи, у которых полное наименование начинается с символов «РУП».

Рисунок 4.7 — Справочник с поиском «51»

В данном примере выбрались записи, у которых код начинается с символов «51». Для поиска записей, содержащих сочетание определенных символов в любом месте одного из реквизитов, следует в окне набрать эти символы со знаком «%» впереди и нажать кнопку поиска. При этом выберутся все записи, у которых встречается эта последовательность символов.

При вводе реквизитов, не относящихся ни к какому из справочников, используется только ручной ввод (кроме реквизита Дата). При ручном вводе необходимо установить курсор в окно ввода и ввести необходимую цифровую или символьную информацию. Для ручного ввода даты используется маска. Первая пара цифр — число, вторая пара — номер месяца, третья — последние две цифры года.

Для выбора даты необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке, находящейся справа от окна ввода. При этом на экране появится окно выбора даты в форме месячного календаря. Для изменения года (месяца) на предыдущий, необходимо щелкнуть мышкой по одной из двух кнопок, находящихся слева в верхней части окна выбора даты.

Для изменения года (месяца) на следующий, необходимо щелкнуть мышкой по одной из двух кнопок, находящихся справа в верхней части окна выбора даты.

Затем мышкой установить нужное число и нажать на кнопку <�ОК>. При этом в окне ввода даты будет отражена выбранная дата.

4.3 Порядок работы с АРМ

Для запуска АРМ необходимо включить компьютер, войти в Windows и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку программы «НИОКР». При этом на экране появится окно запроса, в котором необходимо набрать свой пароль (если необходимо — имя пользователя) и нажать на клавиатуре клавишу {Enter} или в окне мышкой щелкнуть по кнопке .

Реквизиты:

— Имя пользователя — набор букв и цифр, заводится при первоначальной установке АРМа на компьютере;

— «Пароль» — набор букв и цифр, заводится при первоначальной АРМа на компьютере и заполняется при каждом запуске программы.

При неверном вводе реквизитов «имя пользователя» и «пароль» выдается сообщение об ошибке.

При этом надо нажать мышкой на кнопку и затем ввести правильный пароль. После трехкратного неверного введения пароля на экране появляется сообщение об ошибке и при нажатии на кнопку работа программы завершается.

После успешного входа в базу данных появится главное окно программы (рисунок 4.8).

Рисунок 4.8 — Главное окно программы Для завершения работы необходимо закрыть АРМ. Это можно сделать, нажав мышкой на системную кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу главного окна.

Для подтверждения выхода из АРМ необходимо нажать мышкой на кнопку <�Да> или клавишу {Д} на клавиатуре. Для отмены выхода из АРМ следует нажать мышкой на кнопку <�Нет> или клавишу {Н} на клавиатуре.

Поскольку настоящий АРМ является многофункциональным приложением, не все функции, а также связанные с ним пункты меню, описанные ниже, будут доступны для конкретного пользователя. Доступ к ним определяется полномочиями пользователя, выданными администратором задачи.

К табличным данным относятся данные, хранящиеся в виде строк таблицы. В таком виде хранятся справочники, а также массивы документов. Перед работой с конкретным массивом необходимо выбрать соответствующий ему пункт меню. Например:

— справочник;

— разделы договоров;

— виды аннулирования;

— типы оплат;

— клиенты;

— источник финансирования;

— формы расчетов;

— коды валют.

После этого появится окно с данными.

Рисунок 4.9 — Разделы договоров Работа с табличными данными состоит из следующих операций:

— добавление новой строки;

— просмотр всех реквизитов строки;

— редактирование реквизитов строки;

— удаление строки;

— печать отчета.

Чтобы добавить новую строку необходимо нажать мышкой кнопку «Добавить» на панели инструментов или комбинацию клавиш {Ctrl+A} клавиатуры, или выбрать опцию «Добавить» пункта «Режим» горизонтального меню. После этого появится окно для ввода записи. Для удобства ввода новой справочной информации в окне для ввода кода появляется первый свободный номер, который при необходимости можно изменить.

Когда необходимые реквизиты будут заполнены, следует нажать кнопку <�Применить>. В случае отмены ввода новой записи используйте кнопку <�Отменить>. При вводе текстовой информации программой предусмотрено автоматическое переключение на русскую раскладку клавиатуры. Для быстрого ввода нескольких записей подряд удобнее использовать не кнопку <�Применить>, а кнопку или клавишу {} клавиатуры. При этом заполненная запись добавляется в таблицу, но окно Добавление не исчезает, а готово для ввода следующей записи.

Чтобы просмотреть новую строку необходимо нажать мышкой кнопку «Просмотр строки» на панели инструментов или комбинацию клавиш {Ctrl+R} клавиатуры, или выбрать опцию «Просмотр» пункта «Режим» горизонтального меню. После этого появится окно просмотра записи. Режим просмотра служит для одновременного отображения всех реквизитов текущей строки. Для перемещения по таблице от строки к строке можно пользоваться кнопками / или клавишами {}/{} клавиатуры. Для выхода из режима просмотра необходимо нажать кнопку <�Выход>.

Чтобы откорректировать текущую строку необходимо нажать мышкой кнопку «Редактирование строки» на панели инструментов или комбинацию клавиш {Ctrl+Е} клавиатуры, или выбрать опцию «Редактировать» пункта «Режим» горизонтального меню. После этого появится окно редактирования записи.

Для внесения проделанных изменений следует нажать кнопку <�Применить>, а для отмены — кнопку <�Отменить>. Для быстрого редактирования нескольких записей подряд удобнее использовать не кнопку <�Применить>, а кнопки / или клавиши {}/{} клавиатуры. При этом откорректированная запись сохраняется в таблице, но окно Редактирование не исчезает, а готово для корректировки следующей записи.

Чтобы удалить текущую строку необходимо нажать мышкой кнопку «Удаление строки» на панели инструментов или комбинацию клавиш {Ctrl+D} клавиатуры, или выбрать опцию «Удалить» пункта «Режим» горизонтального меню. После этого появится окно удаления записи. Для удаления текущей записи следует нажать кнопку <�Применить>. При этом необходимо подтвердить удаление, нажав на кнопку <�Да> окна подтверждения.

Для отмены удаления нужно нажать кнопку <�Отменить>. Для перемещения по таблице от строки к строке можно пользоваться кнопками / или клавишами {}/{} клавиатуры. Чтобы найти записи, удовлетворяющие определенным условиям, необходимо пользоваться запросом. Это удобно при работе с таблицами, имеющими большое количество записей. Для этого необходимо, находясь в таблице, нажать мышкой кнопку «Запрос» на панели инструментов или комбинацию клавиш {Ctrl+F} клавиатуры, или выбрать опцию «Запрос» пункта «Режим» горизонтального меню. После этого появится окно запроса, включающее все реквизиты для поиска, относящиеся к данной таблице.

Поиск можно проводить по одному, по нескольким или по всем реквизитам одновременно. Для этого необходимо в окне реквизита для поиска набрать критерий отбора записей. Предусмотрена возможность поиска записей меньших, больших, равных или подобных заданному критерию. Для этого необходимо, находясь в окне реквизита поиска, нажать правую кнопку мышки и из предложенных условий выбрать необходимое.

После того, как будут заданы все критерии поиска, следует нажать кнопку <�Применить>. При этом на экране будут отображены записи, удовлетворяющие заданному запросу, если такие есть в таблице. В противном случае на экран выдастся сообщение:

Для вывода на экран всех записей таблицы необходимо вызвать окно запроса одним из способов, описанных ранее, и нажать кнопку <�Применить>, не определяя критерий поиска. Для упорядочения записей по определенным реквизитам в убывающем или возрастающем порядке используется сортировка.

Чтобы отсортировать таблицу необходимо нажать мышкой кнопку «Сортировка записей» на панели инструментов или выбрать опцию «Сортировка» пункта «Режим» горизонтального меню. После этого появится окно «Упорядочить записи».

Рисунок 4.10 — Окно «Упорядочить записи»

Слева находятся все поля выбранной таблицы, а справа — поля для сортировки. Для сортировки таблицы по определенным полям их необходимо с помощью левой кнопки мышки пометить в окне «Все поля» и с помощью кнопки перенести в окно «Сортировка». Для сортировки таблицы по всем полям необходимо нажать клавишу и все поля перенесутся в окно «Сортировка».