Управление проектами. 
Информационные технологии в менеджменте

Все больше компаний в своей деятельности используют проектное управление. Как и в других корпоративных информационных системах, в состав Microsoft Dynamics АХ входит модуль «Управление проектами».

Модуль «Управление проектами» можно использовать для создания и планирования проектов и для контроля за их выполнением и завершением. Основными этапами управления проектами являются их инициация, выполнение и анализ. Каждый этап характеризуется своими задачами и целями.

В инициацию входят следующие процессы:

• • создание, отправка и подтверждение предложения;
• • создание контракта по проекту;
• • создание проекта и структурной декомпозиции работ;
• • создание прогнозов по проекту и бюджетов;
• • назначение работников и категорий.

Собственно выполнение проекта предполагает:

• • управление структурной декомпозицией работ по проекту;
• • управление прогнозом по проекту и бюджетом;
• • ввод времени и затрат;
• • закупку продуктов и услуг;
• • обработку накладных по проекту;
• • идентификацию выручки и капитализацию затрат;
• • закрытие или преобразование проекта.

Для лучшей работы с проектами необходимо осознание того, что было сделано, как это повлияло на различные сферы деятельности компании, что нужно будет сделать в будущем, чтобы нс повторять ошибки, возникшие в ходе реализации проекта. Для этого производится анализ проекта, который включает в себя:

• • анализ движения денежных средств;
• • просмотр затрат;
• • анализ производительности;
• • просмотр накладных;
• • анализ использования.

Все эти задачи поддерживаются Microsoft Dynamics АХ.

В данном модуле проекты могут быть разделены на группы, но задачам и условиям их выполнения:

• • «Время и расходы» («Time & materials»): проекты, направленные на клиентов; на основе затраченного времени и материалов клиенту выставляют счет на оплату расходов на материалы, которые понес исполнитель для выполнения проекта, стоимости часов работы и дополнительных сборов;
• • «Фиксированная цена» («Fixed price»): проекты, направленные на клиентов; стоимость рассчитывается по графику выплат, который, в свою очередь, оговорен в контракте. В ходе проекта стоимость не изменяется;
• • «Внутренние проекты»: используется для отслеживания затрат на проект, который является внутренним для организации. Этот тип проекта может служить инструментом планирования для управления потреблением ресурсов. В модуле можно определить три вида внутренних проектов:
• — «Затраты»;
• — «Время»;
• — «Инвестиции» (проекты, которые обычно не приносят мгновенную выручку).

В Microsoft Dynamics АХ для каждого проекта можно установить один из следующих статусов: «создан»; «оценено»; «запланировано»; «в процессе»; «завершено». Значения статусов присваиваются в соответствии с этапом проекта.

Одна из возможностей модуля «Управление проектами» — создание предложений по проекту, которые потом могут быть преобразованы в проекты.

Контракты по проекту могут иметь один или несколько источников финансирования (это могут быть клиенты и внутренние организации, которым можно выставить накладную по сборам и затратам проекта, или гранты). После того, как созданы контракты, можно создать один или несколько (для каждого контракта) проектов, а также один или несколько подпроектов. Проект состоит из подпроектов и действий, направленных на его выполнение.

Модуль «Управление проектами» интегрируется как с внешними системами, так и с другими модулями самой информационной системы. Функционал «Учет по проекту» (Project Accounting) системы Microsoft Dynamics АХ можно интегрировать с Microsoft Office Project Server и Microsoft Project Pro. Существует возможность переноса данных и в Microsoft Office Excel: для этого нужно выделить несколько строк в таблице с данными в Microsoft Dynamics АХ, скопировать их, а затем просто вставить в Microsoft Office Excel.

Кроме «Главной книги» модуль «Управление проектами» интегрирован с модулем «Производство». Имеется возможность создать производственный заказ в проекте, а также автоматически выполнить создание и разноску операций проекта одновременно с разноской производства. Модуль «Управление цепочками поставок» также интегрирован с модулем «Управление проектами»: заказы на закупки по проекту можно создавать в модуле.

«Управление проектами» и сразу передавать в «Управление цепочками поставок».

Выделим основные возможности модуля «Управление проектами»:

• • построение полнофункциональной системы управления проектами;
• • повышение эффективности проектной деятельности;
• • построение иерархической структуры проектов с неограниченным числом уровней вложенности;
• • обеспечение контроля финансовых вопросов управления проектами;
• • выставление счетов по отдельным проектам и группам проектов;
• • регистрация часов, затрат, доходов и номенклатурных единиц по проектам;
• • формирование заказов на продажу и закупку в привязке к проектам;
• • автоматическое отслеживание возмещаемых и невозмещаемых затрат;
• • планирование работы с детализацией до конкретных исполнителей;
• • формирование стандартных отчетов по прибылям и убыткам, незавершенным работам, затратам на проект, стоимости оплаты труда и счетам по каждому клиенту;
• • составление отчетов в различных разрезах, по одному или нескольким периодам, а также в сравнении фактических данных с плановыми;
• • графическое представление иерархии проектов, построение диаграммы Ганта для отображения загрузки ресурсов.

Сотрудники регистрируют статус выполнения проектных работ, вовремя выписывают счета, по одному или сразу по нескольким проектам одного и того же клиента, с учетом всех оплачиваемых работ. Руководитель проекта на основании данных в системе видит актуальное состояние дел по проекту, картину затрат времени и финансовых средств на проект, может представлять клиентам объективные отчеты о состоянии проекта, что обычно положительно сказывается на поступлении денежных средств: ведь хорошо информированный клиент более склонен оплачивать счета вовремя, не оспаривая их.

Грамотное планирование проекта с помощью системы позволяет выявить «узкие места» с загрузкой персонала или производства, перераспределить персонал, чтобы вовремя завершить работы, но проекту. Контроль хода и результатов проекта существенно облегчает предусмотренная форма статистики, которая предоставляет для выбранных пользователем проектов и периодов связанные с ними как плановые, так и фактические данные. Также в системе реализованы стандартные отчеты, которые формируются на основе заданных пользователем условиях выбора данных, и возможность представлять нужные данные в виде сводных таблиц, преобразовывать их в графический вид либо выгружать их в Microsoft Excel.

Данный модуль также обладает необходимыми решениями для управления затратами — как правило, они делятся на те, которые будут оплачены клиентом (возмещаемые), и те, которые относятся на счет собственных средств компании (невозмещаемые). В модуле имеется функциональность: 1) статусов счетов, которая определяет, будут ли затраты включены в выставляемый клиенту счет; 2) счетов по проектам, благодаря которой можно осуществлять анализ взаимосвязанных проектов, разнесенных проводок и выставленных счетов.

В модуле предусмотрена возможность различной настройки методов отражения операций на счетах бухгалтерского и управленческого учета. Также в нем можно применять различные способы анализа финансовых операций по нужному проекту. Финансовые проводки по проекту могут отражать различные его аспекты: учет часов, потраченных сотрудниками на проект, материальные расходы на проект, потребление материалов, работ или услуг в рамках проекта, доход, полученный по проекту. Анализ по различным критериям позволяет руководителю проекта производить максимально объективный контроль проектной деятельности. В системе имеется возможность рассчитать себестоимость и прибыль по проекту.

На рис. 7.11 показан один из интерфейсов модуля «Управление проектами».

Рис. 7.11. Интерфейс модуля «Управление проектами».

Подробную информацию о других модулях Microsoft Dynamics АХ можно получить на официальном сайте Microsoft.