Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование таможенного органа».

Наименование таможенного органа. Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании).

Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (см. прил. 1−5).

Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных нс на бланках.

Справочные данные о таможенном органе включают: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.

Вид документа. Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и др.) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обусловливается особенностями изложения и построения текста.

На бланке письма наименование вида и разновидности документа не указывается.

Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование таможенного органа» и «Справочные данные о таможенном органе». Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные о таможенном органе».

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

Например: Москва, г. Тверь, г. Химки Московской обл., нос. Краскино Приморского края.

Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква «г.» не ставится.

Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа, например: Владивостокская таможня, Хабаровский таможенный пост.

Дата документа. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) — дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату — дату более поздней подписи.

Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации нс предусмотрена другая дата.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 года.

Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа (кроме письма), изданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа.

На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации.

Ссыпка на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные или служебные записки), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

ОАО «Газпром».

Управление планирования производства и статотчетности или Астраханская таможня Отдел документационного обеспечения При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

АОЗТ «Болшевский текстиль».

Бухгалтерия Старшему экономисту И. О. Фамилия При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы».

И. О. Фамилия При адресовании документов должностным лицам таможенных органов, органов Минобороны России, правоохранительных органов после должности указывают звание (специальное, воинское), например:

Начальнику Домодедовской таможни специальное звание И. О. Фамилия При адресовании документа в несколько региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов, организаций или в несколько структурных подразделений их указывают обобщенно, например:

Начальникам таможен и таможенных постов В этом случае составляется указатель рассылки.

Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например:

Начальнику Владивостокской таможни специальное звание И. О. Фамилия Начальнику Находкинской таможни специальное звание И. О. Фамилия Начальнику Уссурийской таможни специальное звание И. 0. Фамилия Начальнику Хабаровской таможни специальное звание И. О. Фамилия Все экземпляры документа должны быть подписаны. При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела».

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117 393.

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову 0. П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301 264.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах «Справочные данные о таможенном органе» и «Адресат»):

• • наименование адресата (для юридических лиц — полное или краткое наименование; для гражданина — фамилия, имя, отчество);
• • название улицы, номер дома, номер квартиры;
• • название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• • название района;
• • название республики, края, области, автономного округа (области);
• • название страны (для международных почтовых отправлений);
• • почтовый индекс.

В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) — в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Почтовый адрес не пишется на документах, направляемых в ФТС России и постоянным корреспондентам, в т. ч. таможенным органам и учреждениям, находящимся в ведении ФТС России (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

Наименование либо аннотация документа. Наименование (аннотация) документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

Например:

• • Приказ (о чем?) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении»;
• • Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи»;
• • Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
• • Должностная инструкция (кого?) начальника таможни.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».

Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «о чем?», например: «Об изменении…», «Об исполнении…», «О выделении…», «О пересмотре…».

Заголовок составляет исполнитель проекта документа.

Заголовок к тексту может занимать 4−5 строк по 28−30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа. Текст документа несет основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение и т. д.

Тексты документов составляют на русском языке.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание текста документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т. д.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов ФТС России, других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки.

Например: «В соответствии с приказом ФТС России от 26.09.2012 № 1926 „Об утверждении перечня типовых структурных подразделений таможенных органов Российской Федерации“…».

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы — распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу); письма — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т. д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов по однотипным (повторяющимся) ситуациям (приказы по личному составу, договоры, контракты, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения и т. д.) используются унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.

В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), таможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и структурных подразделений таможенного органа.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943/788.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

• • от третьего лица единственного числа («Центральное таможенное управление не возражает», «Владивостокская таможня считает возможным»);
• • от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем на рассмотрение»);
• • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:

Уважаемый Николай Петрович!

В документах, устанавливающих права и функции структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Анкета — это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица — форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и других документах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовками, т. е. поясняют их. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «то же», а далее — кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Отметка о наличии приложений. Приложения к документу могут быть трех видов:

• • приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказы, распоряжения);
• • приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
• • приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование вида документа, заголовок, подпись начальника (заместителя начальника) таможенного органа либо начальника структурного подразделения — исполнителя документа, дату, отметку о согласовании).

В приложении к организационно-распорядительному документу (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, решение и т. п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № …» с указанием порядкового номера, наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, которые выравнивают по левому полю, например:

Приложение № 2 к приказу Центрального таможенного управления от 9 июля 2014 года № 154.

Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.

Особенности оформления приложений к приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям изложены в разделе V Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации.

В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами:

• отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

• если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются арабскими цифрами, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект договора о сотрудничестве на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана мероприятий о проведении совместных переговоров на 8 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 30 мая 2014 года № 24 и приложения к нему, всего на 11 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают:

Приложение: в 2 экз. или Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение — только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук, например:

Приложение: диск CD-R — 1 шт.

Гриф согласования. Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости — указа;

ние звания (специального, воинского), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Директор государственного архива Астраханской области Подпись И. 0. Фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления Российской Государственной страховой компании «Росгосстрах» от 07.07.2013 № 12.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа на лицевой стороне.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве — их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:

• • с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
• • с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
• • с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т. п.);
• • при необходимости — с общественными организациями.

Виза. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа с должностными лицами таможенного органа оформляется визой (внутреннее согласование).

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости — должность визирующего; например:

Начальник структурного подразделения Подпись И. 0. Фамилия Дата Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, подготовившим проект документа, и начальниками структурного подразделения — исполнителя документа и структурных подразделений — соисполнителей; заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами правовой и финансово-бухгалтерской служб, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются правовых норм и финансовых вопросов; заместителем начальника таможенного органа, курирующим структурное подразделение — исполнителя документа, и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

При оформлении отдельных видов документов (должностных инструкций, должностных регламентов, номенклатур дел и др.) допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник структурного подразделения Подпись И. 0. Фамилия Дата или СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Центрального таможенного управления от 23.12.2013 № 6.

Отказ в визировании проекта документа не допускается.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: «Замечания прилагаются», личная подпись с расшифровкой подписи, дата. Например:

Замечания прилагаются.

Начальник структурного подразделения Подпись И. О. Фамилия Дата В случае когда замечания структурным подразделением — исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника таможенного органа решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику таможенного органа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию (визированию). Повторного визирования не требуется, если правки носят редакционный характер (устранены орфографические и стилистические ошибки).

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним начальниками соответствующих структурных подразделений.

Визирование приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа (см. прил. 7). Особенности визирования проектов приказов (распоряжений) отражены в подпункте 5.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации.

Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа (после реквизита «Подпись должностного лица») экземпляра, остающегося в таможенном органе (далее — визовый экземпляр).

На докладных, служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю.

В случае если документы (письма, докладные или служебные записки и др.) направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах таможенного органа (структурного подразделения).

Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа.

Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста — каждый в пределах своей компетенции.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).

Подпись должностного лица. В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное — если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); указание специального звания должностного лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Специальное звание должностного лица, подписавшего документ, указывается, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах и распоряжениях.

Реквизит «Подпись должностного лица» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения и оформляется следующим образом:

• на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы:

Заместитель начальника таможни специальное звание Подпись И. О. Фамилия.

• на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в организации и гражданам:

Заместитель начальника управления Подпись И. О. Фамилия.

• на документе, разработанном совместно с органами Минобороны России, правоохранительными органами и оформленном не на бланке:

Начальник Центрального таможенного управления специальное звание Подпись И. О. Фамилия.

• на документе, разработанном совместно с другими организациями и оформленном не на бланке:

Начальник Центрального таможенного управления Подпись И. 0. Фамилия При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Начальник управления Подпись И. 0. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И. 0. Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне, при большом количестве — их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами, например:

Заместитель начальника Заместитель директора Центрального таможенного Государственного архива управления Российской Федерации Подпись И. 0. Фамилия Подпись И. 0. Фамилия.

«_» _ 20_ г. «_» _ 20_ г.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

Председатель Подпись И. О. Фамилия Секретарь Подпись И. 0. Фамилия В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением; например:

Председатель комиссии Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего начальника таможенного органа (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. начальника Центрального таможенного управления специальное звание Подпись И. О. Фамилия Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Правовые акты таможенного органа (приказы, распоряжения и др.) подписывает начальник таможенного органа (либо лицо, исполняющее его обязанности).

Заместители начальника таможенного органа подписывают правовые акты, но отдельным вопросам деятельности таможенного органа в случае предоставления им соответствующих полномочий и в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (далее — распределение обязанностей).

Документы, направляемые таможенным органом руководству ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие — заместителем начальника таможенного органа, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые таможенным органом в структурные подразделения ФТС России и сторонним организациям, подписываются начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с их компетенцией.

Начальником таможенного поста (в составе таможни) или лицом, его замещающим, подписываются распоряжения и другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.

Документы таможенного органа могут быть подписаны другими должностными лицами таможенного органа, если данные полномочия за;

креплены в законодательных и иных правовых актах Российской Федерации, а также в правовых актах ФТС России.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) допускается использовать только при подготовке поздравительных, приветственных и других подобных документов.

Гриф утверждения. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение).

При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности должностного лица, утверждающего документ, указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения, например:

утверждаю Начальник Центрального таможенного управления специальное звание Подпись И. О. Фамилия.

" «_ 20 г.

При утверждении документа другим специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном надеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

При утверждении документа, направляемого иным организациям, специальное звание не указывается, например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник Центрального таможенного управления Подпись И. О. Фамилия.

" «20 г.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в таможенном органе, приведен в прил. 8.

Оттиск печати. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами ФТС России.

На документах, удостоверяющих нрава лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностного лица (работника) таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати, приведен в прил. 9.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Следует удостоверять простой круглой печатью (без изображения государственной символики; см. прил. 10):

• • реквизит «Отметка о заверении копии», оформленный на копии документа, направляемой в другие организации, или при выдаче ее на руки физическим лицам;
• • в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений, рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям;
• • в случаях, предусмотренных правовыми актами ФТС России.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Для многостраничных копий или выписок из документа отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов: «Всего в копии_л.».

Например:

Подлинник документа находится в деле Сибирского таможенного управления № 01−15 за 2010 г.

Всего в копии _ л.

Верно Наименование должности должностного лица Подпись И. О. Фамилия Дата Печать Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются и, как правило, прошиваются.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа. Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе.

Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом № 12 или 14.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Например:

И. П. Иванов (495) 924 45 67.

На документе, подготовленном по поручению начальника таможенного органа группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На приказах, распоряжениях отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке.

Указания по исполнению документа. Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указание по исполнению документа оформляется соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого им решения (поручения), срок исполнения, подпись, дату. Например:

Морозову Н. В.

Федосеевой Н. А.

Прошу подготовить проект договора к 05.05.2014.

Подпись Дата В случаях когда поручение дается нескольким исполнителям, основным исполнителем считается должностное лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, проставляются подпись автора указаний по исполнению документа, дата.

Отметка о контроле документа. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения выполнения установленных сроков согласно указанию по исполнению документа или типовых сроков исполнения. Ее обозначают буквой «К» или с помощью штампа «Контроль» (см. прил. 10) и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа.

Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Например:

Разъяснено по телефону (номер телефона, фамилия, инициалы абонента и при необходимости должность). Письменного ответа не требуется.

В дело № 02−34.

Подпись Дата или Издан приказ от 08.04.2013 № 51 «О назначении ответственных лиц…» В дело № 03−156.

Подпись Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется начальником (заместителем начальника) структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях — начальником (заместителем начальника) таможенного органа, курирующим структурное подразделение — исполнитель.

При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп (см. прил. 10).

Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа, который содержит наименование таможенного органа — получателя документа, количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (например, 3 + 2 + 12 л.), кроме сброшюрованных приложений, очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

На документе, учитываемом по реестру, в штампе проставляются количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (кроме сброшюрованных приложений) и дата поступления.

Штамп может формироваться с использованием системы электронного документооборота.

Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»). В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка о конфиденциальности свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг пользователей документа.

Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Отметка дополняется указанием номера экземпляра документа, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней, например:

Для служебного пользования экз. № 3.

или Для служебного пользования экз. № 3.

Приложение к приказу Дальневосточного таможенного управления от №.