Функции управления. 
Основы управления в органах внутренних дел

Функции (лат.functio — исполнение, осуществление) — это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами. Под функцией управления понимают обособившиеся виды управленческой деятельности, различные направления управленческого воздействия управляющей системы на управляемый объект.

Проявляется это воздействие в круге деятельности субъектов и объектов в конкретной системе отношений. Главные особенности функций как раз и состоят в том, что они отражают разные грани социальных и правовых отношений между людьми и коллективами. Каждая функция управления представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности — это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

В теории управления функции принято классифицировать на общесистемные (присущие всем системам); конкретные (специальные) — присущие конкретным системам и видам деятельности, например, подразделениям уголовного розыска, ГИБДД, дознания и т. д.; обеспечивающие (призванные обеспечивать основные функции — финансовые, материальные, технические и т. д.).

При некоторой разнице в количественном отношении различных систем управления основные (общесистемные) функции по сути своей тождественны. Для лучшего, на наш взгляд, понимания содержания основных (исходных) функций, подлежащих обязательному выполнению при реализации конкретной (профессиональной) функции, мы представляем их в несколько расширительной логической последовательности. Это такие основные (общесистемные) функции, как учет, анализ, прогнозирование, планирование, организация, регулирование, мотивация и стимулирование, контроль.

Фактически ни одна управляемая система не может существовать, если не будет налажена функция учета ее деятельности. В общепринятом понимании учета — это сбор, систематизация и обработка сведений о состоянии объекта управления в целях принятия последующих более эффективных управленческих решений для достижения ожидаемых результатов. Учеты осуществляются по специально разработанным формам и методам, как правило, особыми подразделениями органов управления. Они отражают динамику учетных показателей для необходимого анализа тенденций определенных видов деятельности. Учетная информация, выводы и оценки результатов исполнения управленческих решений позволяют субъектам управления постоянно отслеживать состояние функционирования объектов, на которые направлено их воздействие. Не будет преувеличением утверждать, что деятельность системы ОВД в целом и ее подразделений невозможна без четко организованной современной системы учетов. Впервые на уровне федерального закона определены объекты учета полиции (ст. 17 Федерального закона «О полиции»).

В современных условиях функционирования ОВД учет осуществляется на основе компьютерных технологий и приобретает форму сложных информационно-вычислительных систем различных уровней управления. Четко организованный учет работы позволяет проводить аналитическую работу.

Анализ (от греч. analysis — разложение) — познавательный, логический процесс, мысленное расчленение целого на элементы.

Анализ как расчленение целого — не самоцель, а лишь средство, которое позволяет проникнуть во внутреннюю природу целого, обнаружить то основание, фундамент, на котором держится вся целостная система.

Анализ проводится по специальным программам и методикам. Результаты анализа могут показать необходимость использования ресурсов для решения проблемы, влияние на ее решение различного рода факторов (экономических, социальных, технических и др.). Вместе с тем анализ может свидетельствовать о состоянии системы, тенденциях ее развития, об альтернативах достижения цели системы, о возможных состояниях системы в будущем, послужить ориентиром получения новой информации. При этом следует иметь в виду, что анализ с неизбежностью требует синтеза. Иначе говоря, необходимо применение закона единства анализа и синтеза. Суть его в том, что если анализ рассматривается как способ исследования по разделению определенного объекта или явления на составные части, то синтез — это способ исследования по соединению его составных частей в одно целое. Данный закон является общим для всех организационных систем и отражает взаимодействие разнонаправленных процессов дифференциации и интеграции. Такой подход может лечь в основу объективных выводов и оценок об эффективности управления, правильного определения целей и задач, избрания оптимальных средств их достижения и решений.

Ярким примером этому может служить анализ и оценка оперативной обстановки на различных уровнях оперативного обслуживания, как зонального, так и линейного. В целях максимального исследования эффекта от действия закона единства анализа и синтеза необходимо систематически проводить работу по совершенствованию и развитию организации, ее структурных подразделений, особенно повысить эффективность информационно-коммуникационной системы и в первую очередь за счет исследования инновационных технологий. В настоящее время в системе ОВД этому уделяется значительное внимание.

Прогнозирование (научно обоснованное предсказание) как одна из форм конкретизации научного предвидения в той или иной социальной сфере (например, в сфере правопорядка) находится во взаимосвязи с планированием, программированием и в целом с управлением. Это процесс получения информации о будущем состоянии объекта управления путем применения различных методик. Выделяют три класса методов прогнозирования: экстраполяция, моделирование, экспертные оценки.

Степень вероятности зависит от многих социальных, политических, экономических и иных факторов. Учитываются также возможные внутренние изменения в самой системе, особенно сейчас, в период активного реформирования органов правопорядка, в частности, в их кадровом потенциале, существенном повышении квалификации сотрудников, в планировании их служебной карьеры. Но именно прогнозирование помогает своевременно осознать, например, надвигающиеся сложные криминальные ситуации и предусмотреть оптимальные управленческие решения и средства для их разрешения. Прогнозирование как научно-практическое предвидение позволяет сделать правильный выбор целей, даст основу для принятия альтернативных решений, для выбора средств и приемов, в наилучшей степени пригодных для их достижения.

Планирование как основная функция управления представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающей единое направление усилий всех сотрудников на достижение общих целей. Планирование как процесс управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Функция планирования предполагает решение того, какими могут быть цели организации, что должны делать ее субъекты и какие средства использовать, чтобы достичь этих целей.

Планирование осуществляется в соответствии с уровнем организации управления. Планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и тем самым укрепляет взаимодействие руководителей разных служб. Планирование — это непрерывный процесс изыскания новых путей и методов совершенствования деятельности органа за счет выявленных возможностей, условий и средств. Акты должны носить гибкий характер, иметь возможность меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

С помощью функции планирования решается проблема снятия неопределенности в организации управления. Неопределенность — одна из причин, по которой планирование помогает более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Как функция процесса управления планирование пронизывает все виды деятельности. Ввиду важности и сложности этого вопроса ему посвящена гл. 6 настоящего учебника.

Функция организации — это формирование структуры организации (органа), а также обеспечение всем необходимым для ее работы по достижению определенных целей. Термин «организация» (от лат. organize) означает придавать стройный вид, устраивать. Организация как функция управления обеспечивает управление правовой, экономической, социальнопсихологической и технической норм деятельности органов. В настоящее время эти стороны урегулированы федеральными законами, указами Президента РФ, положениями, ведомственными нормативными правовыми актами, специальными средствами. Очередному переустройству подверглись такие организационные аспекты, как коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры, конкретизация специальных функций.

В организационной структуре управления особого внимания заслуживают такие элементы, как уровни управления, его звенья и связи — горизонтальные и вертикальные.

Регулирование (от лат. regulo — устраивать, приводить в порядок) — деятельность, направленная на упорядочивание, налаживание системы управленческих отношений применительно к изменяющимся внешним и внутренним условиям ее функционирования.

Фактически происходит непрерывное регулирование, так как деятельность, но управлению подвергается постоянному изменению ввиду перманентного изменения объекта управления, внешней среды, в которой функционирует система, и ее внутренних условий. Потребность в регулировании вызывается и постановкой новых задач.

Мотивация и стимулирование как основные функции управления связаны с процессом побуждения сотрудников к активизации деятельности через формирование мотивов поведения. Из всей сложности определений мотивации можно сделать вывод, что это динамический процесс физиологического и психологического состояния, который управляет его поведением, определяет его направленность, организованность, активность и устойчивость. Истинные побуждения человека к работе зачастую неопределенны и сложны. Наряду с необходимостью и желанием трудиться имеется еще много скрытых субъективных факторов, в числе которых воспитание, образование, пол, возраст, опыт и др. При этом важно иметь в виду потребности человека, его надежды, опасения. И все это, разумеется, в их сочетании при постоянном изменении приоритетов.

В развивающейся теории мотивации значительный практический интерес вызывают вопросы потребностей, которые можно сгруппировать по степени важности: а) физиологические потребности; б) потребности в безопасности и уверенности в своем будущем; в) социальные потребности (необходимость в социальном окружении); г) потребности в уважении, в признании окружающих и стремлении к личным достижениям и д) потребности самовыражения.

В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности — интересы — мотивы деятельности — действия людей. Мотивы многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Стимулирование связано с процессом активизации деятельности путем использования стимулов, материальных и моральных, рычагов и способов формирования интересов и мотивов деятельности. На указанных проблемах будет сакцентировано внимание в вопросах управления персоналом.

Контроль как основная функция управления представляет собой процесс определения качества и своевременного корректирования работы по достижению целей организации. Он является неотъемлемой функцией управления на всех уровнях. Управленческий контроль в основе своей направлен на обеспечение соответствия между проводимыми мероприятиями и принятыми планами. Он объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах, результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. Более подробно функция контроля в системе ОВД анализируется ниже.