При трудоустройстве практикуется запрос сведений о человеке с его прежнего места работы. Такие запросы делаются только с согласия самого кандидата на должность и оформляются как письменная или устная рекомендация прежнего работодателя. В государственных органах подобные функции выполняет справка-объективка, которая содержит сведения об этапах и результатах предыдущей служебной деятельности государственного служащего. Она может быть подготовлена кадровой службой в любой момент времени на основании данных, содержащихся в личном деле служащего, и информации о нем, внесенной в автоматизированную межведомственную информационную систему.
В системе госслужбы используется отзыв на госслужащего, который готовится руководителем перед проведением квалификационного экзамена или аттестации. В отзыве должны содержаться фамилия, имя, отчество; замещаемая должность и дата назначения; перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых государственный служащий принимал участие; мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности государственного служащего.
Персональные данные собираются для внутриорганизационного пользования, для осуществления служебных отношений, и никакие иные обстоятельства, за исключением особо оговоренных в законе, не позволяют передавать их куда бы то ни было.
В рамках реализации антикоррупционной политики отдельные сведения о госслужащих публикуются в СМИ. Речь идет о декларированном годовом доходе, стоимости ценных бумаг и перечне транспортных средств, а также объектов недвижимости, принадлежащих госслужащему и его ближайшим родственникам (супруге (у) и несовершеннолетним детям). Подобные данные собираются в отношении всех служащих и членов их семей, но опубликование их в СМИ предусмотрено только для высших госслужащих, внесенных в определенный список. Однако и в отношении этих госслужащих не публикуются сведения о личной жизни, месте проживания и иные конфиденциальные сведения.
Персональные данные государственных служащих хранятся кадровой службой государственного органа как на бумажных, так и на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования. При этом установлено, что при принятии решений, затрагивающих интересы государственного служащего, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки. Таким образом, обеспечивается защита от ошибки, вызванной неполадками техники.
