Методы проектирования организационных структур

Особенность проблемы проектирования структуры управления состоит в том, что она не может быть представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта по четко сформулированному однозначному математически выраженному критерию оптимальности. Эта проблема — количественно-качественная, многокритериальная, решаемая на основе сочетания опыта, привычных схем, интуитивных оценок и научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования. Работа по проектированию возлагается на ответственных руководителей, специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем, и экспертов.

Организационная структура проектируется с использованием системного подхода, который означает следующее: не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых достижение целей невозможно; выявить и увязать применительно к этим задачам систему функций, прав и ответственности по полной вертикали управления; исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, то есть координации деятельности звеньев и органов управления при выполнении текущих и перспективных задач.

Проектирование организационной структуры начинают с исследования влияния внешней среды по следующим этапам: выявление и описание элементов внешней среды, имеющих значение для деятельности проектируемой организации (вход, выход, технологии, знания и т. д.); выявление значимых взаимосвязей между элементами внешней среды; оценка степени разнообразия элементов внешней среды (возможные изменения, их диапазон, обратная связь и т. д.); проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом влияния внешней среды, в которой этот элемент будет функционировать; формирование механизма управления с учетом особенностей организационной структуры и внешней среды.

На практике используют следующие взаимодополняющие методы проектирования: аналогий, экспертно-аналитический, структуризации целей, организационного моделирования.

Метод аналогий предполагает разработку типовых структур управления организациями для различных сфер и масштабов деятельности, определение границ и условий их применения, а затем выбор конкретных типовых решений и их корректировка с учетом особенностей задач проектирования. Необходимые этапы, во-первых, выявление для каждого типа производственно-хозяйственных организаций и различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик, а также соответствующих им организационных форм и механизмов управления; во-вторых, типизация наиболее общих принципиальных решений, касающихся характера и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в условиях работы организаций определенной категории, в конкретных отраслях, а также разработка основных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

Типизация решений позволяет повысить общий уровень организации управления производством. Следует иметь в виду, что типовые организационные решения должны быть вариантными, а не однозначными, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от типовых. Вместе с тем на практике нередко построение организационных структур осуществляется путем механического переноса применявшихся в прошлом форм в новые условия. В таком случае по типовым схемам определяют исходные факторы, что приводит к формализму и неэффекти вности.

Основной недостаток метода аналогий — чрезмерная функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании организации квалифицированными экспертами с привлечением ее руководителей и других работников. Проводятся также опросы руководителей и специалистов для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка экспертных оценок статистическими методами. Выявляют специфические особенности, проблемы в работе аппарата управления, а также вырабатывают рекомендации по его формированию или перестройке.

В рамках экспертно-аналитического метода разрабатывают и применяют научные принципы формирования организационных структур управления, конкретизирующие более общие принципы управления (единоначалия или коллективного руководства, специализации и т. д.). В числе таких принципов — построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других. Эксперты разрабатывают графические и табличные описания оптимальных структур и процессов управления. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных проблем.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, а также количественных и качественных критериев их достижения. Процесс включает следующие этапы:

• • разработка «дерева целей», исходя из конечных результатов, представляющего собой структурную основу всех видов организационной деятельности;
• • разработка альтернативных вариантов организационной структуры;
• • экспертный анализ предлагаемых вариантов структуры с точки зрения организационной обеспеченности каждого из них, соблюдения принципа их однородности для каждого подразделения, определения отношений руководства, подчинения, кооперации и т. д.;
• • составление карт распределения прав и ответственности между линейно-функциональными й программно-целевыми структурами; регламентируются сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы), конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность, права, которыми наделяются руководители (согласовывать, утверждать, контролировать и т. д.).

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно выделить несколько основных типов организационных моделей:

• • математико-кибернетические, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;
• • графоаналитические, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей; позволяют анализировать направленность, характер связей, оценивать варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, изучать варианты распределение прав и ответственности между разными уровнями управления и т. д.;
• • натурные, предназначенные для оценки функционирования организационных структур в реальных условиях — организационные эксперименты (заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях), лабораторные эксперименты (искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения), управленческие игры;
• • математико-статистические, отражающие зависимость между исходными факторами и характеристиками организационных структур; построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях (подразделениях), функционирующих в сопоставимых условиях.