Информационные процессы — основа процесса разработки и реализации управленческого решения

В эру повсеместного внедрения информационных технологий, огромного потока информации и динамичного образа жизни быстрая и четкая разработка и реализация эффективных управленческих решений становится залогом успешной деятельности и достижения целей организаций, в т. ч. и таможенных органов.

Управленческое решение — это творческое, волевое действие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системы и анализе информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов разрешения проблемы.

Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях — как процесс и как явление:

• • как процесс — это поиск, переработка и анализ информации, разработка альтернатив, выбор лучшей из них, утверждение и реализация;
• • как явление — это план действий, приказ, программа, постановление, устное или письменное распоряжение.

Ввиду большого количества поступающей и обрабатываемой информации практически на любой позиции в системе управления важным становится быстрый и эффективный отбор информации, распределение ее по категориям, оценка ее достоверности.

Процесс разработки и реализации управленческого решения должен быть ориентирован на достижение запланированной цели. Ориентация на цели достигается в результате применения профессиональных управленческих технологий разработки и реализации управленческих решений.

Технологии разработки управленческих решений — это искусство, мастерство и умение руководителя осуществлять управленческое воздействие на персонал путем преобразования имеющейся у него информации о существующих проблемах или поставленных задачах в точно сформулированные решения для достижения общих и ключевых целей организации.

Технологии разработки управленческих решений включают:

• • методы и средства сбора и обработки информации;
• • приемы эффективного воздействия на персонал;
• • принципы, законы и закономерности организации и управления;
• • системы контроля.

Развитие экономической, технической и социальной сферы вызывает необходимость ускорения информационных процессов и соответственно компьютеризации управления. В настоящее время большая часть рабочих мест руководителей и служащих оснащена современными техническими средствами управления и обработки информации на базе персональных компьютеров и современного программного обеспечения. Новые информационные технологии оказывают влияние на процесс разработки и реализации управленческих решений:

• • основным предметом и продуктом управленческого труда становится информация. Она постепенно переходит в категорию товара и приобретает потребительную стоимость;
• • освобождается часть рабочего времени благодаря информационным системам управления. Это время руководитель может использовать для более качественной проработки управленческих решений и методов их реализации;
• • возрастает комфортность управленческого труда в результате получения качественной информации и работы с программными продуктами, имитирующими интеллектуальную деятельность специалиста, консультанта;
• • руководитель имеет возможность выбирать из набора правильных решений лучшее, на его взгляд (а ранее — из ряда решений правильное, на его взгляд);
• • растет стоимость принятого решения.

Информационное обеспечение — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого управленческого решения и эффективности функционирования системы менеджмента.

Основные требования к качеству информации: своевременность, достоверность, достаточность, надежность, адресность, правовая корректность, многократность использования, высокая скорость сбора, обработки и передачи, возможность кодирования, актуальность.

Информация классифицируется по следующим признакам:

• 1) по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкое", параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
• 2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
• 3) по форме передачи — вербальная (словесная) и невербальная информация;
• 4) по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
• 5) по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
• 6) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.

В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений и доводит принятые решения до работников.

Основными функциями коммуникации в организации являются:

• • координация действий;
• • распространение информации;
• • выражение чувств и эмоций, нередко сопутствующих процессу разработки решения.

В системе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

• 1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
• 2) сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;
• 3) канал — средство передачи информации;
• 4) получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

В организациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия. Наиболее существенны два требования к управленческой информации:

• • во-первых, она должна быть своевременной;
• • во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении предприятием.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, т. к. за время, потраченное на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

Таким образом, в настоящее время информационные процессы являются основой процессов разработки и реализации управленческих решений.