Национальные стандарты в области документационного обеспечения управления

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. Государственные стандарты принимает Госстандарт.

Стандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (см. ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»). Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама. Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.

С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Принятие нового стандарта имеет целью нормирование терминов и определений основных понятий двух предметных областей — делопроизводства и архивного дела. Специальная терминология, установленная стандартом, рекомендуется к применению при проведении работ в сфере делопроизводства и архивного дела, а также в документации и в литературе по вопросам, относящимся к указанным областям.

Необходимость переработки стандарта ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» была вызвана, прежде всего, изменениями, произошедшими в соответствующих предметных областях. Широкое внедрение информационных технологий, изменения нормативной правовой базы, появление электронных документов самым серьезным образом повлияли и на практику документирования, и на процессы управления документами, и на организацию оперативного и архивного хранения документов. Все это привело не только к появлению новой специальной терминологии, но и к переосмыслению давно существующих терминов и необходимости формулировать их новые определения.

В последние годы в сфере информации и документации принимаются новые национальные стандарты на базе стандартов ИСО. Эти стандарты оказывают влияние и на терминосистемы делопроизводства и архивного дела: национальные терминосистемы заимствуют некоторые термины (достаточно привести в качестве примера термин «управление документами»). Влияние международных стандартов на отечественную терминосистему является предметом анализа, имеющего целью установление соответствий между понятиями, терминами и их определениями в национальной терминосистеме и терминосистеме, принятой международным сообществом, а также решение вопроса о включении международных терминов в национальную терминосистему делопроизводства и архивного дела.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства — впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента.

Например, ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 ввел принципиально новое толкование термина «документ»: это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Сравните с определением в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения служат рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 обязателен для исполнения в организациях, проходящих аттестацию на соответствие международным стандартам. Система менеджмента качества требует создания системы управления документами, являющейся неотъемлемой частью системы управления организацией. В других компаниях применение документа осуществляется на добровольной основе.

ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», без преувеличения, должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов.

Действующий уже более десяти лет ГОСТ Р 6.30−2003 содержит правила и требования, в которых отразилась традиция оформления русского текстового документа, проверенная временем и подтвержденная практикой унификации и стандартизации документов.

Данный стандарт можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов на оформление организационно-распорядительных документов. Первые версии подобных стандартов разрабатывались в 1969 и 1970 гг. А наиболее известными и достаточно долго действовавшими стали стандарты ГОСТ 6.38−72 и ГОСТ 6.39−72 (требования к оформлению реквизитов и к формуляру-образцу устанавливались раздельно; изменения вносились в 1978 г.), а также ГОСТ 6.38−90, в котором были «объединены» требования к формуляру-образцу и оформлению реквизитов, и его преемник — ГОСТ Р 6.30−97.

В ГОСТе Р 6.30−2003 зафиксирована область его применения: организационно-распорядительные документы (ОРД), которые включены в класс 200 000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011−93). Но состав документов данного класса ОКУД давно не пересматривался (только в 2013 г. Росархиву дано правительственное поручение пересмотреть видовой состав документов данного класса и дать предложения по их унификации); за это время в практике управления широкое распространение получили новые виды документов, а для документирования управления персоналом вообще в качестве универсальных начали использоваться формы первичных учетных документов. Поэтому сфера применения данного стандарта и изменилась, и существенно расширилась. Например, новыми видами документов, которые тоже оформляются по требованиям ГОСТа Р 6.30−2003, стали:

• • в подсистеме организационных документов — концепция, стратегия, политика;
• • в подсистеме распорядительных документов — поручение; кроме того, распоряжения издаются по основной деятельности гораздо чаще указаний;
• • в подсистеме информационно-справочных документов — служебная записка.

Основные идентификационные реквизиты документов, принадлежащих к иным системам документации (дата, подпись, индекс, наименование вида), оформляются практически так же, как устанавливает данный стандарт, несмотря на то что он имеет рекомендательный характер.

ГОСТ Р 6.30−2003 сохраняет свое значение и в методологическом, и в практическом смысле. Стандарт устанавливает:

• • состав реквизитов организационно-распорядительных документов; этот состав является максимальным, т. е. представляет собой общий список реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении ОРД; и особенно важно установление точных терминологических названий этих реквизитов (искажение названий реквизитов допущено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти);
• • требования к оформлению каждого из реквизитов;
• • стандартные форматы бумаги, применяемые при оформлении ОРД;
• • схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандартного формата, т. е. формуляр-образец документов системы ОРД на базе конструкционной сетки с определением границ размещения каждого реквизита;
• • типы и виды бланков, применяемых для оформления ОРД;
• • примеры (в стандарте названы образцами) общего бланка, бланков писем и бланка приказа.

В процессе создания электронных документов в статусе оригиналов регламентация требований к их оформлению по данным, уже проверенным практикой, становится еще более актуальной (конечно, с учетом их гармонизации с ограничениями форматов представления электронных документов).

Поскольку международной практикой стандартизации установлен 10-летний цикл пересмотра стандартов, надеемся, что в ближайшем будущем будет подготовлена новая редакция данного стандарта.

ГОСТ Р 54 471−2011/ISO/TR 15 801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

Он был введен в действие 1 августа 2012 г. в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 № 466-ст. Применение стандарта добровольно.

Документ будет полезен не только компаниям, использующим системы электронного документооборота (СЭД), но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все.

ГОСТ Р 51 511−2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 № 573-ст) устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.32−2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 04.09.2001 № 367-ст) устанавливает общие требования к структуре и правилам оформления научных и технических отчетов, а также правила для тех случаев, когда единая процедура оформления будет содействовать обмену информацией, совершенствуя обработку отчета в информационной системе.

Стандарт распространяется на отчеты о фундаментальных, поисковых, прикладных научно-исследовательских работах (НИР) по всем областям науки и техники, выполняемых научно-исследовательскими, проектными, конструкторскими организациями, высшими учебными заведениями, научно-производственными и производственными объединениями, промышленными предприятиями, акционерными обществами и др. Положения этого стандарта могут быть использованы при подготовке отчета в других сферах научной деятельности.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.1−2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.11.2003 № 332-ст) устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение предписанной пунктуации и сокращений.

Стандарт распространяется на описание документов, которое составляется библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, издателями, другими библиографирующими учреждениями, но не распространяется на библиографические ссылки.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.7−2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Статьи в журналах и сборниках. Издательское оформление» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27.05.2009 № 180-ст) устанавливает требования к составу и расположению элементов издательского оформления статей в текстовых научных и производственно-практических журналах, периодических и продолжающихся сборниках.

Стандарт предназначен для издателей, высших учебных заведений и организаций, осуществляющих выпуск научных и производственно-практических журналов, периодических и продолжающихся сборников.

ГОСТ 9327–60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» распространяется на бумагу и изделия из бумаги и устанавливает потребительские форматы бумаги — писчей, почтовой, рисовальной, чертежной, для множительных аппаратов и другой, а также изделий из бумаги — бланков, карточек, конвертов и т. п.

ГОСТ 17 914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия» распространяется на обложки дел длительных сроков хранения, устанавливает их типы, размеры и технические требования.

ГОСТ Р 50 922−2006 «Защита информации. Основные термины и определения» устанавливает основные термины с соответствующими определениями, применяемые при проведении работ по стандартизации в области защиты информации. В данном стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуется использовать в правовой, нормативной, технической и организационнораспорядительной документации, научной, учебной и справочной литературе.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 34.10−2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» описывает алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Принят и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 07.08.2012 № 215-ст вместо ГОСТ Р 34.10−2001. До ГОСТ Р 34.10−2001 действовал стандарт ГОСТ Р 34.10−94.

Цифровая подпись позволяет аутентифицировать лицо, подписавшее сообщение, контролировать целостность сообщения, защищать сообщение от подделок, доказать авторство лица, подписавшего сообщение.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 1.2−2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 № 153-ст) устанавливает правила разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению (путем внесения изменений, поправок или пересмотра), а также правила осуществления отмены действующих стандартов.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 1.5−2001 «Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению» (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 10.04.2002 № 145-ст) устанавливает общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению межгосударственных стандартов, правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации и изменений к ним.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 1.0−2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 23.11.2012 № 1146-ст) устанавливает основные положения по организации и проведению в Российской Федерации работ в области стандартизации, цели и принципы стандартизации, требования к документам в области стандартизации, правила их опубликования, распространения и применения, а также задачи международного сотрудничества в области стандартизации.

ГОСТ Р 55 681−2013 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» подготовлен обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык технического отчета ISO/TR 26 122−2008 «Информация и документация — Анализ процессов работы с точки зрения управления документами».

Документ утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31.10.2013 № 1303-ст.

Настоящий стандарт предназначен:

• • для специалистов по управлению документами (либо лиц, которым в организации поручено управление документами), ответственных за их создание и управление как в деловых системах, так и в специализированных программных приложениях;
• • для системных/бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов и (или) систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.

ГСДОУ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 г. Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, т. к. многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.

В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота.

Кроме вышеперечисленных, в делопроизводстве в той или иной мере используются многие другие стандарты.