Бланки документов. 
Основы документооборота в таможенных органах

Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм) или в виде электронных документов, и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для документов постоянного хранения бланки изготавливаются на бумаге высших сортов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата А4, должен иметь поля:

• 20 мм — левое;
• 15 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

• • общий бланк (см. прил. 1);
• • бланк письма (см. прил. 2);
• • бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (см. прил. 3−5).

Общий бланк используется для изготовления документов, бланки которых не установлены Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации, и включает реквизиты:

• • Государственный герб Российской Федерации;
• • наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
• • наименование таможенного органа;
• • отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
• • место составления (издания) документа.

Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием таможенного органа и датой и регистрационным номером документа.

Бланк письма включает реквизиты:

• • Государственный герб Российской Федерации;
• • наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
• • наименование таможенного органа;
• • справочные данные о таможенном органе (почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта);
• • отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
• • отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) таможенного органа, кроме таможенного поста (в составе таможни) (см. прил. 3,4), включает реквизиты:

• • Государственный герб Российской Федерации;
• • наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
• • наименование таможенного органа;
• • вид документа;
• • отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
• • место составления (издания) документа.

Бланк распоряжения таможенного поста (в составе таможни) (см. прил. 5) включает реквизиты:

• • эмблема таможни;
• • наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;
• • наименование таможенного органа;
• • вид документа;
• • отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
• • место составления (издания) документа.

Бланки документов таможенных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу (см. прил. 2), при продольном — центрированным способом вдоль верхнего поля бланка (см. прил. 1, 3−5).

В таможенном органе применяются следующие бланки:

• • бланки с указанием наименования регионального таможенного управления (см. прил. 1−4);
• • бланки с указанием наименования таможни (см. прил. 1−4);
• • бланки с указанием наименования таможенного поста (со статусом юридического лица) (см. прил. 1−4);
• • бланки с указанием наименования таможенного поста (в составе таможни) (см. прил. 5).

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам таможенных органов.

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках в одноцветном варианте на геральдическом щите. Реквизиты бланка имеют тот же цвет, что и герб.

Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле лицевой стороны бланка.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетном журнале, в который вносятся следующие сведения:

• • при поступлении бланков в таможенный орган: наименование вида бланка, дата поступления, дата и номер сопроводительного документа, наименование предприятия — поставщика бланков, количество экземпляров, серия и номера бланков;
• • при выдаче бланков в структурные подразделения: наименование вида бланка, количество экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя бланков, расписка в получении, примечание (для отметок об уничтожении (списании) бланков).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) с составлением акта об уничтожении.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства). Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются правовым актом таможенного органа.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника таможенного органа.

Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства):

• • образцы бланков регионального таможенного управления и подчиненных таможенных органов — начальником регионального таможенного управления;
• • образцы бланков таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, и таможенных постов (в составе таможни) — начальником таможни.

Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата А4 оформляются:

• • документы, создаваемые от имени двух или более организаций;
• • документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки и т. п.).

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается.

Изготовление бланков организационно-распорядительных документов без изображения Государственного герба Российской Федерации (с эмблемой таможенного органа) допускается средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Эмблема таможенного органа помещается на верхнем поле бланков документов и располагается над серединой реквизита «Наименование таможенного органа».

Бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат.