Организация документационного и информационно-аналитического обеспечения управленческой деятельности таможенных органов

Организация документационного обеспечения управления деятельностью таможенных органов

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация деятельности любого органа государственной исполнительной власти основана на своевременном принятии управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов.

Поэтому качественная организация работы с документами, циркулирующими в органах исполнительной власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает получение информации; ее переработку; анализ; подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения высокого результата, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Работа с управленческими документами в таможенных органах имеет свои особенности, связанные, прежде всего, с их статусом государственных органов исполнительной власти, со спецификой организационно-управленческой структуры, жестким регламентированием деятельности и активным взаимодействием с окружающей социальной средой.

Делопроизводство в управленческой деятельности таможенных органов представляет собой комплекс работ по документированию, т. е. созданию и оформлению управленческих документов и организации работы с ними.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

• • документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);
• • организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);
• • систематизация архива документов.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела. Основным руководящим документом является Приказ ФТС России от 09.07.2014 № 1331 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации».

Делопроизводство в ФТС России осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Регламентом Федеральной таможенной службы, утвержденным Приказом ФТС от 26.12.2012 № 2656, и инструкцией по делопроизводству в Федеральной таможенной службе.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в ФТС России возлагается на Управление делами.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в главных управлениях ФТС России и самостоятельных отделах ФТС России возлагается на начальников этих подразделений.

Непосредственная работа по делопроизводству в главных управлениях и самостоятельных отделах ФТС России осуществляется отделами документационного обеспечения или лицами, ответственными за ведение делопроизводства, и лицами, их замещающими, функции которых устанавливаются положениями об отделах и должностными инструкциями и должностными регламентами.

Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций по делопроизводству с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

Положения Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации распространяются на организацию работы с документами, в т. ч. с электронными документами, независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.

Положения Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения) прописан в Информации Федеральной таможенной службы от 08.07.2014 «О деятельности ФТС России, доступ к которой ограничен федеральным законодательством».

Порядок работы с обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России:

• • Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• • Письмом ФТС от 30.04.2014 № 01−197/20 055 «О порядке регистрации в таможенных органах обращений граждан и организаций»;
• • Порядком работы с обращениями граждан в ФТС России и таможенных органах Российской Федерации, утвержденным приказом ФТС России от 30.06.2014 № 1240.

Требования Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается:

• 1) в таможенных органах — на начальников таможенных органов;
• 2) в структурных подразделениях таможенного органа — на начальников структурных подразделений.

Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа.

Подразделения документационного обеспечения таможенных органов (регионального таможенного управления (РТУ), таможен и таможенных постов) в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы, правовыми актами РТУ, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа.

В целях совершенствования организации документационного обеспечения в таможенных органах приказом ФТС России от 16.05.2006 № 443 «О типовых структурах таможенных органов Российской Федерации» и распоряжением ФТС России от 27.07.2010 № 199-р «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению типового положения о структурном подразделении таможенного органа» утверждены Типовое положение о подразделении документационного обеспечения регионального таможенного управления, Типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможни, Типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможенного поста.