Регламенты для мероприятий по подготовке АСОИУ к внедрению и эксплуатации

В процессе эксплуатации АСОИУ могут быть задействованы следующие группы работников:

• 1) конечные (функциональные) пользователи, которые при помощи автоматизированной системы решают свои повседневные профессиональные задачи;
• 2) ИТ-специалисты, работающие на объекте (где внедрена АСОИУ) или на условиях аутсорсинга. Они оказывают оперативные услуги при устранении различных видов нарушений в работе системы (например, возникновение проблем при обращении к БД, сбои в программах, которые включены в состав АСОИУ, сбои компьютерного и сетевого оборудования и т. п.). Кроме того, в обязанности ИТ-специалистов входит периодическое тестирование корректной работы программного и технического обеспечения, обеспечивающего функционирование АСОИУ на объекте автоматизации;
• 3) представители разработчика, которые выполняют текущее консультирование в режиме онлайн. Сами разработчики редко занимаются консалтингом своих приложений. Чаще всего этой работой занимаются официальные представители разработчика (в том числе и в регионах) или аутсорсинговые фирмы, которые наделены соответствующими полномочиями.

Регламенты для мероприятий по подготовке АСОИУ к внедрению и эксплуатации могут быть представлены в виде специально подготовленных и оформленных документов (инструкций, приказов, руководств, памяток, предписаний). К их числу можно отнести, например, следующие:

• • по предоставлению отчетов (аналитических документов) лицам, принимающим решения (ЛПР);
• • по использованию печатных форм документов;
• • по оповещению пользователей об изменениях в системе;
• • о времени обработки информации определенного вида и назначения;
• • о формулировании замечаний по работе системы и новых функциональных и (или) инструментальных требований со стороны пользователей;

• • о подаче заявок в ИТ-службу о случайно возникающих проблемах (технических, технологических, программных) при использовании системы;
• • по техническому обеспечению текущего эксплуатационного режима в работе системы;
• • на приобретение лицензионного ПО;
• • по восстановлению работоспособности системы в случае возникновения нештатных ситуаций;
• • по периодической проверке работоспособности отдельных частей системы и системы в целом;
• • по выявлению и устранению неполадок и ошибок в процессе внедрения системы;
• • по накоплению и хранению информации обо всех устраненных проблемах;
• • по обучению всех заинтересованных групп пользователей;
• • по назначению ролей пользователей и определению для них прав доступа к системе;
• • по информационному, техническому и технологическому взаимодействию между соответствующими группами пользователей и ИТ-специалистами, обеспечивающих надежную работоспособность системы;
• • по переходу на новую версию одной системы или по переходу с одного типа системы на другой тип системы и др.

Мероприятия организационно-структурного характера связаны с обучением персонала и возможной реорганизацией объекта автоматизации. Прежде чем начать обучение, т. е. определить его направления и уровни, целесообразно осуществить профессионально-квалификационную проверку персонала. Это может быть сделано в рамках очередной аттестации, при использовании специализированного тестирования или в процессе внеочередного собеседования.

Обучение функциональных пользователей работе с системой и ИТ-специалистов по сопровождению системы может осуществляться следующими основными путями.

• 1. Обучение на базе разработчика, который находится в другом городе. В этом случае на предприятии или в организации формируются группы сотрудников, которые одновременно или по заранее составленному и согласованному графику выезжают к месту обучения. В затраты будут включены: проезд, проживание, расходы на день, плата за обучение.
• 2. Обучение на базе разработчика (или его официального представителя), который находится в том же городе. Группы формируются аналогичным образом, но затраты будут включать только плату за обучение.
• 3. Обучение на базе разработчика, который находится в другом городе. Туда отправляется один или несколько человек, которые, как правило, по окончании получают сертификат, позволяющий им официально обучать пользователей на «домашней территории». Структура затрат аналогична первой форме, но в связи с меньшим количеством обучающихся существенно меньше по общей сумме.
• 4. Обучение на базе разработчика (или его официального представителя), который находится в том же городе. Туда отправляется один или несколько человек, которые по возвращении обучают всех остальных сотрудников. Затраты соответствуют третьей форме.
• 5. На объект автоматизации приглашается представитель от разработчика из другого города. Ему необходимо оплатить проезд, проживание, расходы на день и проведение занятий по обучению сотрудников.
• 6. На объект автоматизации приглашается официальный представитель от разработчика, который находится в том же городе. В этом случае оплачивается собственно обучение и проезд на местном транспорте.
• 7. Обучение на базе объекта автоматизации в режиме вебинара. Такое обучение может проводить как разработчик, находящийся в другом городе, так и его официальный представитель. Затраты: обучение и оплата услуг по предоставлению канала связи.
• 8. Разработчик или его официальный представитель присылают на объект автоматизации необходимую документацию, презентационные и видеоматериалы. Обучение в данном случае осуществляется фактически самостоятельно. По окончании обучения — тестирование. Затраты — только на предоставленные материалы. По отдельным вопросам, вызывающим трудности в изучении, возможны онлайн-консультации, которые оплачиваются отдельно.

Принятие решения о выборе формы обучения определяется с учетом следующих факторов:

• • наличие регионального представителя разработчика;
• • удаленность разработчика;
• • количество обучающихся;
• • сроки обучения;
• • длительность обучения;
• • финансовые возможности предприятия (организации).

Перечисленные формы обучения можно варьировать в зависимости от особенностей внедрения и эксплуатации, например:

• • количества одновременно внедряемых подсистем (модулей, задач и т. п.);
• • количества АРМов, на которых внедряется подсистема (модуль, задача);
• • необходимости интеграции внедряемой системы с теми системами, которые уже эксплуатируются;
• • уровня внедрения: начальный или последующий (модернизация имеющейся функциональности, расширение функциональных возможностей, реинжиниринг ПО и т. п.).

Финансовые схемы взаимодействия разработчика АСОИУ и организацией, где она внедряется, могут быть различными. Это находит отражение в договорах на поставку и сопровождение ПО.

Со стороны разработчиков АСОИУ на объект автоматизации должны быть предоставлены:

• • полный комплект ПО;
• • инструкции для функциональных пользователей по эксплуатации системы в текущем режиме при решении повседневных задач;
• • инструкции для функциональных пользователей по применению специализированных встроенных инструментальных средств;
• • инструкции для системного администратора по обеспечению работоспособности системы и ее восстановлению в случае необходимости;
• • методические материалы по решению отдельных пользовательских задач;
• • инструкции и методические материалы для программистов, если во внедряемом ПО предусмотрены возможности для его программной доработки.

Внедрение и сопровождение АСОИУ связано с такими функциями менеджмента информационных систем, как «Управление ПО», «Обеспечение всего цикла обслуживания пользователей на всех линиях поддержки», «Выполнение регламентных и профилактических работ».

Контрольные вопросы

• 1. Какие типы автоматизированных систем организационно-управленческого уровня могут быть внедрены в организации (на предприятии)?
• 2. Какие автоматизированные системы обработки информации не могут быть типовыми и почему?
• 3. Какими рекомендациями полезно руководствоваться при покупке функционального ПО?
• 4. Какие типовые проблемы характерны при эксплуатации АСОИУ?
• 5. Какие существуют регламенты для мероприятий по подготовке АСОИУ к внедрению и эксплуатации?
• 6. Какие особенности определяют форму обучения пользователей работе в условиях АСОИУ и ее сопровождению?

Рекомендуемая литература

Белов, В. В. Проектирование информационных систем: учебник по направлению «Прикладная информатика» и другим экономическим специальностям / В. В. Белов, В. И. Чистякова; под ред. В. В. Белова. — 2-е изд., стер. — М.: Академия, 2015.

Волокитина, А. А. Некоторые типовые проблемы автоматизированных систем обработки информации и управления / А. А. Волокитина, Р. Д. Гутгарц; под ред. В. Л. Макарова, М. И. Лугачева, К. Г. Скрипкина // Исследования по экономике информационных систем: Мат. науч.-практ. конф. «Экономическая эффективность информационных бизнес-систем» — М.: Экономический факультет МГУ имени М. В. Ломоносова, 2015. — С. 53—62.

Коваленко, В. В. Проектирование информационных систем: учеб, пособие по специальности 80 801 «Прикладная информатика (по областям применения)» / В. В. Коваленко. — М.: Форум, 2012.

Рудинский, И. Д. Технология проектирования автоматизированных систем обработки информации и управления: учеб, пособие для вузов / И. Д. Рудинский. — М.: Горячая линия-Телеком, 2011.

Смирнова, Г. Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник для экон. вузов по специальностям «Прикладная информатика в экономике», «Прикладная информатика в менеджменте», «Прикладная информатика в юриспруденции» / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов. — М.: Финансы и статистика, 2002.