Системы оперативного кадрового учета и управления

В секторе среднеинтегрированных систем с точки зрения объема реализованных функций можно выделить три программных продукта, занимающих лидирующие позиции: «БОСС-Кадровик» (корпорация «АйТи»), «АиТ — Управление персоналом» (фирма «АиТ Софт»), «1C: Зарплата и управление персоналом 8» (компания «1C»), Поэтому рассмотрение их функциональных возможностей с точки зрения их применения на средних и крупных предприятиях представляет особый интерес. При проведении сравнительного анализа учитывались характеристики систем в отношении поддерживаемых ими функций управления персоналом, реализация которых определила положение каждой системы на российском рынке.

Система управления персоналом «БОСС-Кадровик»

Система «БОСС-Кадровик» позволяет организовать на предприятии полноценное HR-управлепие и HR-консалтинг, решая задачу централизованного управления человеческими ресурсами предприятия, включающую в себя [5, 7J:

• • планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики;
• • оперативный учет движения кадров;
• • ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;
• • планирование фондов рабочего времени и учет их использования;
• • ведение и расчет заработной платы;
• • предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы;
• • подбор персонала;
• • ведение кадрового резерва персонала;
• • аттестацию и повышение квалификации работников.

Функциональная модель применения «БОСС-Кадровик».

представлена на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Функциональная модель применения «БОСС-Кадровик»¹

"БОСС-Кадровик" реализован на двух платформах: «Microsoft SQL Server» и «Oracle Database», что обусловлено необходимостью решать задачу автоматизации кадрового учета на предприятиях различной численности. Для крупных предприятий и корпораций, где численность сотрудников превышает 3000 человек, целесообразно использовать программный продукт на платформе Oracle, для средних предприятий отлично подходит платформа MS SQL. И в том, и в другом случае использована архитектура «клиент — сервер».

В состав «БОСС-Кадровик» входят три контура — учетно-вычислительный, управления кадровыми процессами (HRM) и контур анализа кадровых процессов^1[1][2].

Учетно-вычислительный контур (рис. 3.2) поддерживает оперативный уровень управления и включает в себя две составляющие:

• • штатно-кадровый контур (ШКК);
• • табельно-зарплатный контур (ТЗК).

Основными задачами учетно-вычислительного контура являются описание организационной структуры предприя;

Рис. 3.2. Структурно-функциональная схема учетно-вычислительного контура¹

тия (корпорации, холдинга, объединения), формирование штатного расписания и управление штатной расстановкой персонала, а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников. Кроме того, в состав задач входят подготовка и учет приказов, формирование разнообразных списков и отчетных документов, расчет заработной платы, формирование данных для передачи в государственные органы, в том числе в Федеральную службу государственной статистики (ФСГС), Военно-учетный стол (ВУС), Федерально-налоговую службу (ФПС) и Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).

Структура предприятия задается в контуре в виде иерархического дерева, причем на этапе планирования можно создать несколько версий структур. Появилась возможность графического представления структуры предприятия или любого его подразделения для наглядного ее представления и более удобной работы с ней (рис. 3.3).

Еще одна интересная особенность — есть возможность выбирать различные совокупности подразделений, объеди- ^1[3]

Рис. 33. Графическое представление структуры предприятия

ценные по определенному признаку, и проводить для них расчеты, получать сводки, а также выполнять другие групповые операции с данными сотрудников (перевод в другие отделы или индексация заработной платы).

На основе оргструктуры строится штатное расписание, которое может быть в двух версиях — действующее и планируемое, между которыми производится анализ имеющихся несоответствий. Действующее штатное расписание утверждается, вводится в действие и используется в работе остальных модулей системы. С планируемым штатным расписанием можно работать как с проектом, изменяя варианты структур, должностей, ставок, пропорционально изменять оклады.

Учетно-вычислительный контур позволяет сопровождать все кадровые действия, регистрируемые в системе автоматическим формированием соответствующих документов на основе как стандартных шаблонов, хранящихся в ГТП, так и самостоятельно настраиваемых форм приказов. Среди новых возможностей этого контура — учет стажа сотрудников, работающих на вредном производстве, планирование отпусков, планирование кадрового резерва. Предусмотрен контроль данных на противоречивость, а также разграничение прав доступа к хранимой информации.

Информация о сотрудниках и штатном расписании автоматически доступна сотруднику расчетного отдела или бухгалтеру для расчета заработной платы. Но эта информация будет недостаточной, если не использовать сведения о табельном учете рабочего времени. В системе «БОСС-Кадровик» реализованы функции ежедневного учета отработанного времени, а также автоматического учета отпусков, больничных, неявок и командировок. Данные по табельному учету могут вводиться в систему как в краткой форме (число рабочих дней (часов) за месяц), так и в полной — с указанием отработанных часов за каждый рабочий день.

В системе «БОСС-Кадровик» предусматривается расчет заработной платы и дополнительных расходов. Первая часть этих расходов состоит из окладов сотрудников по штатному расписанию или тарифов сдельной работы. Программа учитывает все предусмотренные льготы, компенсации и удержания, а также рассчитывает подоходный налог и отчисления в Пенсионный и другие фонды. Вторая часть предусматривает расходы работодателя на оплату отпусков, больничных листов, инвалидности, премирование, страхование от несчастных случаев, а также оплату обучения и повышения квалификации сотрудников предприятия.

Все кадровые операции (прием на работу, перемещение, увольнение) сопровождаются автоматическим формированием необходимых документов — от ведения личных дел до служебных записок, инструкций, приказов с функцией полного автоматического формирования текста по сотруднику. Формируются такие важные документы, как:

• • движение персонала по службе (перевод, совмещение, увольнение, командировки, изменение окладов);
• • ведение записей в трудовых книжках;
• • учет отпусков, больничных;
• • расчет стажа сотрудникам предприятия;
• • договоры (трудовые, подряда и т. д.).

Также система обеспечивает подготовку всего пакета отчетных документов для Пенсионного фонда России (ПФР) с поддержкой всех классификаторов ПФР, в том числе:

• • формирование индивидуальных сведений о стаже и заработке застрахованных лиц, работающих на предприятии;
• • ведение логистики формирования анкет застрахованных лиц и соответствующих пачек для ПФР;
• • экспорт данных на магнитные носители в требуемых ПФР форматах с проверкой корректности данных.

Контур управления кадровыми процессами (HRM) (рис. 3.4) поддерживает тактический уровень управления и внедряется только после штатно-кадрового контура. Решает задачи разработки и внедрения различных процедур управления персоналом (процедуры подбора и оценки персо;

Рис. 3.4. Структурно-функциональная схема контура управления кадровыми процессами¹

нала, его обучения и аттестации, управления мотивацией, планирования карьеры).

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, исключительно важна. Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного работника. Поэтому даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом встает задача — оценить, в какой степени поставленные цели достигнуты в целом по всему предприятию, холдингу, объединению. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой — предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных.

Инструментом, обеспечивающим стратегическое управление персоналом как ресурсом предприятия, является контур анализа кадровых процессов, который решает следующие задачи управления:

• • моделирование и анализ кадровых процессов;
• • многомерный анализ данных по персоналу, труду, ФОТ, общим затратам;
• • контроль отклонений в кадровых процессах;^[4]

• • графическая визуализация результатов анализа;
• • поддержка принятия решений в области кадровой политики;
• • оценка состояния человеческих ресурсов;
• • поддержка принятия управленческих решений.

Контур анализа кадровых процессов внедряется только после штатно-кадрового контура и контура управления кадровыми процессами.

«БОСС-Кадровик» объединяет все перечисленные процессы в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов.

Программа обеспечивает надежную защиту данных от несанкционированного доступа на уровне приложений, серверной защиты, настраиваемых ролей пользователей. В зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет свои права доступа к данным и справочникам.

«БОСС-Кадровик» позволяет в единой базе управлять информацией о десятках тысяч сотрудников и работать с неограниченным количеством юридических лиц, обеспечивает поддержку работы в крупных распределенных структурах — предприятиях со сложной, сетевой, холдинговой структурой.

Программа легко настраивается и адаптируется к сложившейся на предприятии модели кадрового менеджмента, предоставляет возможности для доработки и расширения в соответствии с потребностями предприятия. Язык программирования и бизнес-логика программы являются принципиально открытыми для заказчика, что дает возможность адаптировать систему к специфике бизнеса и самостоятельно развивать ее, не прибегая к услугам сторонних разработчиков.

«БОСС-Кадровик» учитывает всю специфику российского законодательства и регулярно обновляется. Обновления предоставляются разработчиком платформы и включают в себя новые функциональные возможности, необходимые исправления и новые стандарты данных в соответствии с изменениями в кадровом законодательстве РФ. При обновлении в HR-системе сохраняются все внесенные ранее индивидуальные пользовательские настройки.

Одним из главных критериев качества системы является количество проведенных инсталляций. С помощью системы «БОСС-Кадровик» на протяжении многих лет успешно решают задачи управления человеческими ресурсами крупные российские компании, занимающие лидирующие позиции в различных отраслях. Среди них финансово-кредитные организации, государственный сектор управления, ЖКХ, культура и наука, легкая промышленность, строительство, машиностроение, лесопромышленный комплекс, ресторанные сети, пищевая промышленность, СМИ, телекоммуникации, топливно-энергетический комплекс, торговля, транспорт, услуги, фармацевтика, химия и нефтехимия, цветная и черная металлургия, энергетика.

Высокое качество системы «БОСС-Кадровик» оценено мировыми лидерами ГГ-рынка — корпорациями «Microsoft» и «Oracle». При этом компания «БОСС. Кадровые системы» имеет статусы «Microsoft Gold Certified Partner» и «Oracle Partner». В рамках специальных договоров компания «БОСС. Кадровые системы» имеет право на поставку в составе решения «БОСС-Кадровик» СУБД «Microsoft SQL Server» и «Oracle Database» соответственно. Сервисная сеть региональных IT-компаний, оказывающих услуги по вводу в действие системы «БОСС-Кадровик» и ее сопровождению, насчитывает более 50 российских фирм. «БОСС-Кадровик» востребован и за пределами России — на Украине и в Казахстане.

Оперативность настройки системы и развертывания ее на объекте обеспечивается за счет применения собственной промышленной методики экспресс-внедрения «BOSS Express Implementation» (BEI), учитывающей мировые тенденции в области управления проектами н семилетний опыт реализации проектов по внедрению «БОСС-Кадровик». В рамках проекта внедрения реализуется пакет частных технических заданий — на начальное конвертирование данных в согласованных объемах из прежних источников, настройку алгоритмов видов оплат и удержаний по заработной плате, дополнительные выходные формы отчетности, настройку бухгалтерских аналитик по заработной плате, стыковку с внешними системами.

Как правило, один из самых важных этапов проекта — это реализация стыковок с внешними системами. Для этих целей специалисты «БОСС. Кадровые системы» разработали универсальный интерфейс интеграции с программным обеспечением, предназначенный для автоматизации других направлений деятельности предприятия. На базе данного интерфейса можно быстро реализовать стыковку практически с любой внешней системой.

Пользователи компании «БОСС. Кадровые системы» получают профессиональные услуги по управлению проектом внедрения — от написания устава проекта, формирования сводной группы ведения проекта, календарного плана работ по нему и до точной паспортизации выполненных в ходе внедрения настроек.

Кроме того, компания предлагает широкий спектр услуг по технической поддержке. В рамках стандартной технической поддержки «БОСС. Кадровые системы» обеспечивает версионное сопровождение системы «БОСС-Кадровик» в точном соответствии с текущим законодательством РФ, предоставляет в распоряжение специалистов заказчика горячую линию для консультаций. Авторизованное техническое сопровождение подразумевает дополнительные услуги, в том числе приоритетное обслуживание запросов клиентов, обучение новым возможностям системы, оперативный выезд к клиенту, предоставление отдельного менеджера или группы сопровождения.

Не так давно появилась новая редакция системы «БОССКадровик Express» — модель бесплатного предоставления «БОСС-Кадровик» для предприятий численностью до 1000 человек, использующих бесплатную версию «Microsoft SQL Server Express Edition».

Редакция «БОСС-Кадровик Express» по функциональным возможностям идентична базовой редакции системы и подойдет для следующих категорий предприятий:

• • предприятия малого и среднего бизнеса;
• • отдельные предприятия холдинговых структур;
• • управляющие компании;
• • организации и учреждения здравоохранения;
• • органы власти п государственного управления регионального уровня;
• • вузы и иные образовательные учреждения.

Для работы «БОСС-Кадровик Express» необходимо предварительно установить платформу функционирования «Microsoft SQL Server 2008 R2 Express» + «RP Server Express версии 10.2.8.27».

«БОСС-Кадровик Express» может являться оптимальным инструментом управления персоналом для растущих малых и средних предприятий, которые еще связаны жесткими бюджетными ограничениями при выборе программного обеспечения, но уже сталкиваются с типичными сложностями крупного бизнеса в области управления персоналом. Среди сложностей, которые обычно начинают проявляться на предприятиях с количеством сотрудников от 50—100 человек, рост управленческой нагрузки, реальное появление процессов HRM, усложнение учета отработанного времени и выработки, появление сложных схем мотивации и компенсации, возникновение систематизированных требований к компетенциям и профессиональным навыкам персонала. И все это на фоне сложного и постоянно меняющегося законодательства РФ в части расчета заработной платы и отчетности в налоговые и пенсионные органы.

Выпуск бесплатной версии «БОСС-Кадровик Express» — очередной шаг в реализации новой бизнес-стратегии компании «БОСС. Кадровые системы», которая предполагает расширение семейства продуктов «БОСС-Кадровик» для пользователей корпоративных информационных систем.

• [1] URL: http://bosshr.ru
• [2] По материалам сайта. URL: http://www.credos.rU/catalog/personal/3/9
• [3] URL: http://omegal729.itsoft.su/products/boss-hr
• [4] URL: http://www.omegaplus.ru/products/boss-hr