Прикладные программные продукты по управлению персоналом

Изучив материал главы, студент должен:

знать

• • возможности автоматизированных систем управления персоналом для решения экономических задач;
• • направления их совершенствования с учетом соответствия основным задачам и функциям управления персоналом;
• • методы работы с информационно-справочными системами для использования нормативных правовых документов в профессиональной деятельности и с системами автоматизации делопроизводства и электронного документооборота;

уметь

• • применять компьютерные технологии для повышения качества управления персоналом предприятий, функционирующих в рыночных условиях;
• • осуществлять обоснованный выбор инструментальных средств информационных технологий для решения профессиональных задач в области управления персоналом;

владеть

• • основными приемами работы в современных информационных системах, используемых в сфере управления персоналом, и технологиями, применяемыми для решения учетно-аналитических кадровых задач и формирования документов для налоговых и других государственных органов;
• • навыками самостоятельного решения задач, связанных с принятием решений в сфере информатизации деятельности управления предприятием на основе изученных методов и приемов работы с информационными системами и технологиями.

В предыдущей главе учебника были рассмотрены существующие программные продукты, которые можно использовать для решения задач управления персоналом. В настоящей главе особое внимание будет уделено решению практических вопросов, а именно: принципам выбора программного обеспечения в работе кадровых служб и анализу функциональных возможностей программ «1C: Предприятие 8.2» (конфигурация «Зарплата и управление персоналом»), «БОСС-Кадровик» (компания «БОСС. Кадровые системы»), «АиТ:/Управление персоналом» (фирма «АиТ Софт»),.

Принципы выбора программных продуктов для реализации функций управления персоналом

На рынке программного обеспечения представлено достаточно много однотипных прикладных программных продуктов (ППП) для реализации функций управления персоналом. Однако ориентироваться в них достаточно сложно, так как реклама часто бывает необъективной. Кроме того, специалисты, работающие много лет в условиях ручной обработки информации, не всегда могут правильно оценить качество ППП в связи с необычностью их демонстрационных режимов.

Поэтому целесообразно использовать следующие показатели оценки пакетов [4, 5]:

• • функциональные возможности — в зависимости от решаемых сотрудниками задач (от выполнения достаточно простых операций до задач стратегического планирования);
• • технологические параметры:
  • — продолжительность освоения пакета;
  • — время обработки исходных данных;
  • — время ответа на запрос;
  • — удобство интерфейса пользователя;
  • — ограничение доступа;
  • — система организации помощи (иерархическая, гипертекст, контекстно зависимая);
  • — документация (описание применения, демонстрационный пример, руководство пользователя);
  • — возможности интеграции с другими функциональными системами;
  • — наличие дополнительных встроенных средств (редактор документов и шаблонов, календарь и т. д.);
• • оценка разработчика системы:
• — стоимость лицензий, услуг по инсталляции, поддержке, сопровождению программного обеспечения, обновлению баз данных;
• — квалификация разработчика, его положение на рынке, известность;
• — местоположение, наличие центров поддержки;

• — качество сопровождения и поддержки, включая наличие горячей линии;
• — наличие центров обучения, учебных курсов и программ;
• • технические возможности:
• — требуемый объем внешней памяти;
• — требуемый объем оперативной памяти;
• — работа в сети, используемые протоколы;
• — используемая операционная система (ОС), система управления базами данных (СУБД), архитектура;
• — наличие и способы реализации контроля целостности базы данных (БД);
• — гибкость и открытость интерфейсов;
• — поддерживаемые форматы импорта и экспорта данных.

Кроме того, при выборе пакетов необходимо руководствоваться следующими практическими рекомендациями.

1. Прежде чем покупать пакет, необходимо иметь четкое представление об алгоритмах решения всех задач и используемой при этом информации в конкретной предметной области, а также о технологии функционирования системы в целом, так как в каждом готовом программном продукте реализованы определенные алгоритмы, рассчитанные на соответствующий качественный состав информации.

Поэтому эксперты советуют пользоваться простым, но проверенным и надежным методом:

• • составить список задач, решения которых должны быть автоматизированы;
• • определить информационные потоки с учетом особенностей сетевой обработки в своей фирме;
• • определить виды и формы существования информации;
• • выделить круг запросов, которые могут возникнуть в процессе работы;
• • оценить перспективы и направления развития своей фирмы в целом, и кадровой службы в частности.
• 2. При ознакомлении с предлагаемыми пакетами следует прежде всего выяснить, под управлением какой ОС они работают. Существуют ППП, работающие под управлением как одной, так и нескольких ОС. В первом случае могут возникнуть проблемы — на компьютере покупателя установлена ОС, непригодная для реализации пакета. Тогда, если рассматриваемый пакет жизненно необходим, придется покупать дополнительно новую ОС. Кроме того, следует обратить внимание на то, предусмотрен ли контроль целостности данных, т. е. существует ли возможность восстановления БД в случае экстремальных ситуаций (вирусы, нарушение санкционированного доступа, внезапное отключение электричества).
• 3. Очень часто торгующие фирмы, чтобы заинтересовать покупателя и доказать ему преимущества продаваемого ППП, ссылаются на авторитетные предприятия и организации, которые уже приобрели пакет и очень им довольны. К подобным высказываниям следует относиться крайне осторожно. Продавец, каким бы порядочным он ни был, никогда не расскажет всей правды, например о том, что для конкретного пользователя пакет или дорабатывался, или продан не в полном объеме, или пользователь неоднократно обращался с просьбой что-либо изменить в пакете и т. д. В этом случае, если ППП понравился и удовлетворяет по всем сервисным и функциональным параметрам, разумнее всего будет организовать его просмотр в любом реальном режиме, а также выслушать мнения специалистов, использующих его в своей повседневной деятельности.
• 4. Многие пакеты имеют разные версии, предназначенные как для крупных, так и для мелких и средних фирм, причем это относится не только к пакетам по корпоративным системам, но и к спроектированным только для одного или нескольких бизнес-процессов. Мощность пакета определяет количественный и качественный состав задач управления персоналом, которые в нем реализуются. Если фирма, для которой приобретается ППП, достаточно мала и в перспективе не предвидится ее расширение, то можно вообще не тратиться на функциональный пакет, а воспользоваться услугами надежных помощников из числа пакетов общего назначения, например СУБД, текстовые и табличные процессоры. Их мощность может быть вполне приемлемой, чтобы выполнять необходимые расчеты и подготавливать требуемые документы.
• 5. Прежде чем покупать пакет, полезно ознакомиться с его документацией, выяснить все основные его характеристики. Если качество документации, по мнению пользователя, низкое, то такой пакет вообще не стоит приобретать. Если пакет не обладает достаточной степенью гибкости и настраиваемости, то он очень быстро станет бесполезным, что повлечет за собой новые затраты на приобретение более усовершенствованных пакетов.
• 6. Не следует пытаться найти какой-то уникальный пакет, который бы решал все требуемые задачи управления персоналом и обладал при этом всеми прочими достоинствами

• (невысокой ценой, гибкостью входных и выходных форм, хорошей документацией, простотой освоения и эксплуатации и т. д.). Во-первых, из всех требований к пакету следует выделить приоритетные и второстепенные. Если пакет удовлетворяет первой группе требований, то с ним стоит познакомиться подробнее. В противном случае не стоит уделять ему много внимания, а лучше поискать более подходящий вариант. Во-вторых, можно руководствоваться принципом, что приобретать готовые пакеты следует только для типовых, относительно стабильных по методике решения задач в сфере управления персоналом.
• 7. Необходимо обращать внимание на то, кому пакет предназначен — руководителю или рядовому сотруднику. Для руководителей любого уровня при выборе ППП должны учитываться особенности их управленческой деятельности. Руководители, как правило, не решают конкретных учетных и расчетных задач. Их работа заключается в реализации процедур контроля, анализа п принятия решений. Поэтому информация, предоставленная им, должна быть агрегирована по заданным показателям. В составе программного обеспечения для автоматизированного рабочего места руководителя должны присутствовать средства, выполняющие функции информационно-поисковой или информационно-справочной системы как внутри подчиненного подразделения, так и по отношению ко всем смежным. В состав ПО может быть включена личная информационная система с такими элементами, как календарь, адресная и телефонная книги, блокнот для заметок, список предстоящих дел и т. д.
• 8. Любой пакет ориентирован на эксплуатацию в условиях определенной конфигурации рабочих мест. Поэтому его внедрение может сопровождаться структурной реорганизацией фирмы. Это достаточно деликатный аспект, и здесь необходимо учитывать массу неформальных моментов, поскольку приобретение пакета может повлечь за собой увольнение работников.
• 9. Функционирование купленного пакета начнет приносить ощутимые результаты не сразу. Определенное время уйдет на установку, апробацию, обучение персонала, который будет с ним работать, освоение, начальное формирование БД.
• 10. Необходимо обращать особое внимание на происхождение продукта, является ли он отечественной разработкой или переведенной версией зарубежного пакета. Несмотря на некоторую общность подходов к управлению персоналом, пакеты иностранного производства не учитывают особенностей российской экономики и не настраиваются на ее параметры, поэтому в большинстве случаев могут быть непригодны. Однако это касается не всех пакетов. Такие пакеты, как R/3 (фирма SAP), «Ваап» («Ваап»), «Oracle Applications» («Oracle»), удовлетворяют требованиям российского законодательства. Поэтому каждый пакет требует индивидуального подхода.
• 11. В предлагаемых сейчас на рынке программных продуктов пакетах преобладает модульный принцип построения, т. е. в состав пакета входят на данный момент или сейчас разрабатываются и будут предложены в ближайшее время различные модули, например работа с документами, планирование карьеры, обучение и аттестация персонала и т. д. Каждый из них может приобретаться и внедряться автономно.
• 12. Многие пакеты позволяют использовать ранее сформированную информационную базу, построение и эксплуатация которой осуществлялись, например, в табличном процессоре или СУБД. Если жалко расставаться с наработанным материалом, то следует поискать такой пакет, который даст возможность без особых проблем импортировать существующие таблицы, документы или графики в новую среду. В противном случае документы и информационную базу придется формировать заново.
• 13. Борьба за потребителя заставляет производителей искать новые пути привлечения к покупке своих программных продуктов. Поэтому во многие пакеты включены услуги горячей линии. Это означает, что клиент, купивший пакет, в процессе работы с ним в любое время суток может обратиться к разработчику и получить различного рода консультацию по эксплуатации. Если для пользователя возможность постоянного контакта с производителем важна, то при формировании требований к пакету данную характеристику следует включить в состав приоритетных.

Практически все корпоративные системы управления бизнес-процессами предприятия имеют модульный принцип. Каждый модуль ориентирован на управление определенным бизнес-процессом. Один из них, как правило, реализует автоматизированное управление кадрами. Иногда управление кадрами объединено с расчетом заработной платы в одном модуле.

Очень важным фактором является позиционирование приложения — является ли оно самостоятельным или входит в состав автоматизированной системы управления предприятием. В этом случае необходимо отметить, что при выборе комплексной информационной системы задача управления кадрами не рассматривается в качестве определяющей.