Онлайн-решения, использующие модель SaaS

Рынок услуг, использующих модель SaaS, представлен достаточно широким набором программных продуктов, направленных на решение разных задач клиента. Среди них EPR-системы (enterprise resource planning) — комплексные информационные системы управления предприятием. Чаще всего такая система представляет собой набор отдельных, но информационно связанных между собой модулей, которые определяют функциональность ERP-системы. Это модули управления финансами, персоналом, планированием, логистикой и т. д. Подробнее о подобных системах рассказано в [ 12]. Внедрение ERP представляет собой очень дорогой и длительный процесс. Но, используя возможности модели SaaS, средние и небольшие предприятия превращаются в потенциальных потребителей ERP-систем.

Одним из вариантов реализации такого класса ПО может служить система управления бизнесом Инфин. ОпНпе [33]. В ней реализована товарная логистика, ведется кадровый учет сотрудников, бухгалтерский учет по упрощенной и общей системам налогообложения, производится расчет заработной платы. Все данные хранятся в единой информационной базе. Система использует в качестве программной основы Flex/Flash-платформу, поддержка которой реализована во всех браузерах.

На базе Инфин. Online сформировано два базовых решения:

• • «ИнфишМалый Бизнес» — ориентирована на использование индивидуальными предпринимателями, а также небольшими компаниями, использующими упрощенную систему налогообложения (УСПО). Виды деятельности, на которые ориентирована данная разработка — это сферы оптовой торговли и оказания услуг. Настройка системы с учетом особенностей деятельности конкретного пользователя минимальна.
• • «Инфин: Предприятие» представляет собой комплексную систему автоматизации управления бизнесом для предприятий, в которой реализовано возможность ведения учета по нескольким компаниям с разными системами налогообложения, видами деятельности и формам собственности. Реализованы модули «Бухгалтерия», «Инвентаризация», «Материалы» и «Товары», которые позволяют автоматизировать оперативный и бухгалтерский учет. Решение имеет широкие возможности по настройке, что позволяет учитывать особенности бизнес-процессов пользователей.

Сервис предоставляет возможность познакомиться с каждой из этих конфигураций при помощи online-демоверсии. Для знакомства с общими подходами и технологиями, применяемыми в системе, можно использовать конфигурацию «Иифин: Предприятие» как наиболее близкую к концепции ERP.

Окно программы (рис. 4.2) имеет стандартную структуру, достаточно привычную для пользователя: строка меню ©, рабочая область ®, строка состояния ®.

Рабочая область (рис. 4.3) состоит из: главного меню Ф, блока команд выбранного пункта меню ©. При наведении курсора мышки на название команды происходит автоматическая подсветка строки ®.

Главное меню может быть расположено горизонтально, как показано на рис. 4.2. В этом случае для показа скрытого пункта Администрирование следует щелкнуть на кнопку @. Но это меню может быть расположено и в виде вертикального списка. Для этого (рис. 4.4) в строке состояния ®, необхо;

Рис. 4.2. Окно программы «Инфин: Предприятие»

Рис. 4.3. Рабочая область окна программы «Инфин: Предприятие»

димо в левом углу щелкнуть пиктограмму Пользователь и в появившемся меню выбрать команду Оформление ®. Диалоговое окно Оформление содержит несколько параметров. Два верхних из них ® позволяют выбрать нужный способ отображения меню.

Рис. 4.4. Выбор способа расположения главного меню

При вертикальном списке вид главного меню показан на рис. 4.5.

Рис. 45. Вертикальное расположение главного меню.

Для выполнения нужного действия делается щелчок мышкой на нужной команде. В результате откроется новое окно. Существует несколько типов окон. Один из них — окно-список, которое появляется при просмотре справочников, журналов регистрации, т. е. в тех режимах, где присутствует какой-то перечень объектов учета. Элементы этого окна (рис. 4.6): строка заголовка ®, панель инструментов ©, табличная часть со списком выполненных для выбранной команды действий ©, строка состояния ®, содержащая кнопки Закрыть и Закрыть все в правой части. Панель инструментов © содержит кнопки двух видов:

• • кнопки прямого действия ©, после щелчка на которых выполняется соответствующая команда;
• • кнопки-меню ©. У них в правом нижнем углу пиктограммы имеется треугольник. У таких кнопок, после щелчка

Рис. 4.6. Окно списка на них мышкой, появляется выпадающее меню, в котором и надо выбрать нужную команду.

Основные операции с любым списком — это добавление новых строк, редактирование и удаление существующих. Для выполнения этих действий используются три первых кнопки панели инструментов любого окна списка:

• • добавить запись — 0;
• • изменить запись — 0;
• • удалить запись — 0.

Сортировка списка производится при помощи щелчка по заголовку столбца, по значению которого необходимо отсортировать список. При этом в заголовке появляется стрелка, показывающая направление сортировки:

• • Ф — от большего значения к меньшему, или от Я к А;
• • t — от меньшего значения к большему, или от, А к Я.

В правом верхнем углу окна находятся кнопки ®, выполняющие те же самые функции, что и аналогичные им в стандартных окнах Windows: свернуть, развернуть, закрыть окно. Завершение работы с окном (закрытие окна) возможно также щелчком по кнопке Закрыть в правом нижнем углу ®.

Возможна реализация многооконного режима работы (рис. 4.7). При этом в строке меню системы будут присутст.

вие. 4.7. Многооконный режим работы.

вовать дополнительные кнопки-команды, позволяющие скрыть (показать) все открытые окна ©, показать меню со списком открытых окон ®. В меню присутствует возможность упорядочивания расположения окон ®.

Рассмотрим некоторые приемы и технологии, используемые при работе с системой, на примере операций заказа товара. Исходные данные: 15.01.16 в компанию ООО «Орион» поступил заказанный товар «железо кровельное» в количестве 80 шт. от поставщика ООО «Омега».

При рассмотрении этих операций будут сформированы не все необходимые документы, так как целью является демонстрация технологий, заложенных в систему.

Шаг 1. Внесем следующую информацию в справочники системы:

• • справочник Товары: данные о товаре — железо кровельное;
• • справочник Партнеры: данные о поставщике — ООО «Омега».

В модуле Администрирование находится раздел Заполнение первоначальной информации. После выполнения команды Заполнение справочников из этого раздела открывается меню, в котором выполняется команда Логистика, после чего в появившемся окне подтверждается выбор периода и предприятия с помощью кнопки Выбрать (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Окно выбора периода

В появившемся окне Справочник следует найти строчку Группы товаров и щелкнуть кнопку Выбрать. Откроется окно справочника Группы товаров. В данный справочник (рис. 4.9) добавляется новая группа Хозяйственные товары. Добавление новой строки в любой список (или, в терминологии системы, записи) выполняется при помощи щелчка по кнопке Добавить запись © или нажатия клавиши «+» на дополнительной цифровой клавиатуре. В окне параметров группы заполняются поля Наименование, Ставка НДС (20%) и Тип группы (из списка выбирается строка Товары).

Рис. 4.9. Список справочников

Данные можно набирать вручную с клавиатуры или выбором из списка. Переход между полями ввода данных производится при помощи либо мыши, либо клавиатуры: клавишей Enter (сверху вниз) и клавишей Esc (снизу вверх). Завершение работы с окном: с сохранением внесенной информации — щелчок по кнопке Записать и закрыть, без сохранения — Закрыть. При заполнении полей перемещаться между ними целесообразно с использованием клавиатуры (клавиши Enter и Esc). В этом случае система автоматически будет открывать окна выбора значений в тех полях, где это необходимо.

При открытии справочника Товары следует дополнительно указать группу товара Хозяйственные товары. Заполненная карточка товара и общий вид справочника Товар после завершения ввода показаны на рис. 4.10.

При заполнении справочника Партнеры в карточке добавления записи необходимо заполнить поля Предприятие, Полное наименование и Идентификатор участника документооборота (во всех полях следует указать ООО «Омега»).

Шаг 2. Для регистрации факта прихода товара используется пункт главного меню Товары ® и следующая последовательность действий (рис. 4.11):

• • фиксируется факт передачи заказа на покупку поставщику (документ Заказ на покупку, блок команд Операции) (c);
• • после получения товара регистрируется факт его поступления на склад компании посредством создания документа Приходный ордер, который формируется при помощи команды Закупка ® того же раздела.

После выполнения команды Заказ на покупку появляется меню выбора. При создании нового заказа, у которого нет предыдущих аналогов, выбирается команда Оформление за-

Рис. 4.10. Общий вид карточки товара и справочника Товар

Рис. 4.11. Команды для регистрации покупки каза. Если нечто подобное уже было, то можно воспользоваться ранее созданным заказом в качестве шаблона (команда Копирование заказа). При создании нового заказа, после выбора периода и предприятия, формируется (рис. 4.12) пустой бланк документа.

Рис. 4.12. Бланк заказа.

Технология и рекомендации по заполнению его полей аналогичны рассмотренным ранее. После ввода информации в шайку документа система предложит заполнить табличную часть документа в новом окне Добавление записи (рис. 4.13). Первоначально необходимо указать группу товаров (Хозяйственные товары) ф. Затем собственно сам товар ®. Последняя информация в этом окне — количество заказанного товара. После ввода этого значения и нажатия клавиши Enter или щелчка по кнопке Записать и закрыть (D в заказе появляется соответствующая строка с данными по товару @.

Если товаров несколько, то в окне Заказ на покупку необходимо для каждого товара добавить отдельную строчку (кнопка Добавить запись на панели инструментов).

Последнее действие — сохранение документа (кнопка Записать), при этом окно документа будет закрыто. Если необходимо продолжить создание заказов, то надо использовать кнопку Записать и продолжить. Система сохранит созданную заявку и перейдет к созданию новой. В окне присутствует также кнопка Закрыть. Ее действие — отмена ввода и сохранения документа или иной другой записи.

Для регистрации поступления товара выполняется команда Закупка. Команда снабжена выпадающим меню (рис. 4.14), которое позволяет выбрать несколько возможных действий. Поскольку ранее был создан заказ на закупку, то следует воспользоваться второй командой — Поступление товара по заказу.

Рис. 4.13. Этаны заполнения бланка заказа

Рис. 4.14. Выпадающее меню команды Закупка

По этой команде система предложит (рис. 4.15) выбрать заказ ф, который будет использован как основание для создания приходной накладной. После выбора соответствующего заказа и заполнения шапки документа © система выполнит расчет документа © и данные автоматически перенесутся из заказа в табличную часть документа @. Далее необходимо указать закупочную цену ©, на основании которой, используя данные из справочника Товары, система рассчитает остальные стоимостные показатели. На этом процесс создания документа завершен, и осталось только сохранить его ®.

Созданные документы (рис. 4.16) можно просмотреть, исправить и при необходимости удалить в соответствующих журналах регистрации ф. При формировании журнала заказов на закупку необходимо указать тип заказов, который должен быть показан ©. В журналах имеется возможность добавления новых документов, редактирования и удаления существующих ®. Результаты регистрации прихода товаров.

Рис. 4.15. Регистрация поступления товара

Рис. 4.16. Просмотр результатов регистрации документов

могут быть просмотрены как в стоимостном, так и в количественном выражении. Для этой цели необходимо сформировать соответствующие отчеты ®.

Для регистрации факта оплаты заказанного товара следует выполнить команду Бухглтерия в главном меню, затем в блоке команд Ввод информации команду Стандартные операции. В этом режиме пользователь может использовать имеющиеся в системе шаблоны для создания первичных документов, регистрации хозяйственных операций в учете путем автоматического создания необходимых проводок. Система выведет окно (рис. 4.17), которое содержит перечень разделов операций.

Рис. 4.17. Регистрация оплаты поступившего товара.

Цепочка действий при регистрации оплаты заказанного товара будет выглядеть так: создание платежного поручения — создание бухгалтерской операции об оплате. Для создания платежного поручения необходимо выбрать раздел Банковские операции ©, а в открывшемся списке операций — строку Платежное поручение (D. Технология и рекомендации по заполнению полей документа аналогичны рассмотренным ранее. После ввода необходимой информации (D и сохранения созданного платежного поручения © необходимо снова выполнить команду Стандартные операции и в разделе Банковские операции выбрать шаблон бухгалтерской операции Оплачено поставщику за товары ©. Система запросит документ — основание для регистрации этой операции, показав список созданных, но незарегистрированных платежных поручений ©. После заполнения необходимых полей ® операция сохраняется, проводки при этом создаются системой автоматически. Для просмотра результата выполненных действий целесообразно сформировать ® журнал платежных поручений (блок команд Бухгалтерские регистры — команда Журнал документов — подтвердить условия формирования — выбрать строку Платежное поручение).

Рассмотренный краткий пример, тем не менее, демонстрирует достаточную функциональность системы. В нее заложены различные механизмы, упрощающие и ускоряющие ввод необходимых данных. Реализована тесная информационная интеграция различных функциональных модулей. Интерфейс системы достаточно прост и не требует от пользователя существенных затрат времени на его освоение.

К другому классу программных продуктов, использующих модель SaaS, относятся CRM-системы (customer relationship management) — системы управления взаимоотношениями с клиентами компании.

К основным функциям таких систем относятся:

• • поддержка процесса продажи (управление сделками на всех этапах, работа с клиентами, анализ полученных результатов по итогам продаж);
• • поддержка маркетинга (управление маркетинговыми кампаниями, создание и управление списком потенциальных клиентов, анализ эффективности проведенных маркетинговых мероприятий);
• • управление временем — календарь (планирование) звонков, встреч, задач, проектов, как индивидуальных, так и групповых.

Подробно с концепцией CRM можно ознакомиться в [12]. CRM-системы достаточно распространены и доступны. Некоторые компании позволяют пользоваться сервисом бесплатно на основе или урезанной функциональности, или ограничения по времени использования, либо допускается использование одного-двух рабочих мест.

Представителем таких систем является семейство CRMпродуктов на платформе bpm’online группы компаний «Terrasoft» [34]. Оно включает в себя.

• • bpm’online sales — CRM-система для управления продажами самых разных типов: Реализована возможность использования готовых шаблонов для управления полным циклом продаж;
• • bpm’online marketing — продукт для управления мультиканальными коммуникациями и работы с потенциальными покупателями («взращивание потребностей клиентов»);
• • bpm’online service — продукт для управления клиентскими обращениями по всем каналам коммуникаций, который, в свою очередь, делится на:
  • — Customer center — позволяет создавать единую базу контактов и контрагентов компании;
  • — Service enterprise — ориентирована на средние и крупные компании, позволяет создать и использовать единую базу потребителей услуг компании. Реализован дизайнер бизнес-процессов, который позволяет осуществлять управление бизнес-процессами на основе их моделирования;
• • bpm’online loyalty — автоматизация процессов реализации и сопровождении программ лояльности.

CRM-система bpm’online sales реализована в трех вариантах:

• 1) bpm’online sales team — ориентирована на небольшие компании, которые используют прямые длинные продажи;
• 2) bpm’online sales commerce — используется в компаниях с коротким циклом продаж и фирмах в области e-commerce;
• 3) bpm’online enterprise — предназначена для крупных компаний с большим количеством различных каналов продаж.

Рассмотрим основные функциональные возможности bpm’online sales team.

• 1. Управление информацией о контрагентах и контактах. Организуется единая база клиентов и поставщиков, партнеров и конкурентов, сотрудников и филиалов компании. Существующая интеграция с социальными сетями может быть использована для пополнения информационной базы контактных лиц. Реализована возможность поиска и объединения дублирующей информации, выполнение сегментации клиентов, пользователь может использовать расширенные инструменты аналитики.
• 2. Управление коммуникациями. Корпоративная социальная сеть используется для общения внутри компании, размещения новостей, обсуждения различных производственных вопросов.
• 3. Управление лидами. Данная функция реализует возможность управлять потребностями как новых, так и существующих клиентов, а также отслеживать источники, благодаря которым получен каждый лид. Функционал основывается на бизнес-процессе управления лидами. Он позволяет реализовать так называемое взращивание лидов, т. е. ведение и управление этого процесса от захвата потенциального клиента до перевода лида в продажу. При осуществлении процесса система подсказывает пользователю его следующие шаги.
• 4. Управление продажами. Реализована возможность одновременного ведения большого количества операций. Па каждой стадии продажи система подсказывает необходимые шаги. Для анализа эффективности работы можно использовать различные аналитические срезы.
• 5. Управление документооборотом. Предназначен для ведения документации компании (приказов, протоколов, корреспонденции). При этом к учетной записи документа можно прикрепить его скан-конию для быстрого доступа к печатному оригиналу.
• 6. Управление продуктами. В этом разделе регистрируется информация, но ценам продуктов. Добавление в перечень продуктов возможен как вручную, так и путем импорта из файла Excel. Список можно группировать, используя различные критерии.
• 7. Управление знаниями. В базе знаний возможно хранение ответов на самые популярные вопросы, необходимые выдержки из нормативной, специализированной и прочей документации, регламентов компании. Информация может сопровождаться файлами или ссылками на web-ресурсы, группироваться, содержать комментарии.

В редакции bpm’online sales commerce функция управление продажами заменена на расширенную по своим возможностям функцию управления заказами и счетами. Она позволяет оформлять заказы, контролировать оплату по ним и отслеживать их выполнение. При оформлении документов реализована возможность подбора продуктов в заказ или счет. Используется прием формирования документа на основании существующего (например, счета на основания заказа).

В разделе управления продуктами, для структурирования большой номенклатурной базы предусмотрен иерархический, настраиваемый пользователем, каталог. Каталог и группы продуктов, а также расширенные возможности поиска доступны при подборе продуктов в заказ, счет или документ.

Редакция bpm’online enterprise включает в себя все функции реализованные в рассмотренных выше вариантах, а также имеет дополнительную функцию управления проектами. При создании проекта формируется структура работ, вводятся необходимые ресурсы. В ходе выполнения проекта происходит непосредственный контроль фактически потраченного времени сотрудниками. На основании имеющихся данных можно подготовить различные аналитические отчеты, например, сравнив фактические трудозатраты с плановыми, как в целом по проекту, так и по отдельным работам.

Интерфейс программы (рис. 4.18) содержит несколько функциональных областей, содержание которых зависит от выбран;

Рис. 4.18. Интерфейс программы Ьрт’online sales

ного режима работы (рассматривается интерфейс системы bpm’online enterprise как включающий в себя все остальные варианты системы). Он содержит боковую панель ©, коммуникационную панель ©, командную строку ©, а также страниц ©, содержание которой зависит от режима, который выбран в данный момент.

Боковая панель (или панель разделов) содержит элементы для выбора соответствующих рабочих мест, нужных разделов программы, а также содержит кнопки быстрого доступа к основным операциям в системе.

В верхней части боковой панели располагаются кнопки быстрого доступа (рис. 4.19):

• • кнопка Основное меню со списком дополнительных команд (c);
• • кнопка Запустить процесс (c) — открыть окно запуска стандартного процесса (например, процесса регистрации продажи). Если к данной кнопке не присоединен ни один процесс, то откроется окно со списком всех настроенных бизнес-процессов. Если настроен для запуска хотя бы один процесс, откроется меню с дополнительными командами: раздел Запустить процесс содержит команды для запуска основных бизнес-процессов, раздел Другой процесс — открыть окно со списком всех бизнес-процессов bpm’online;
• • кнопка меню быстрого добавления записей ©. Меню содержит набор команд для добавления повой записи в соответствующем разделе;
• • кнопка Свернуть/Развернуть панель разделов (c) — боковая панель в свернутом виде отображает кнопки действий и значки разделов текущего рабочего места пользователя. В развернутом виде в боковой панели отображаются кнопки действий, полные названия разделов, а также название текущего рабочего места.

Основное меню (рис. 4.19, (c)) содержит следующий набор команд (рис. 4.20):

Главное меню (c) — переход на главную страницу приложения; Запустить процесс (c) — открыть окно запуска процесса; Свернуть панель разделов/Развернуть панель разде-

Рис. 4.19. Кнопки быстрого доступа к основным операциям

Рис. 4.20. Основное меню

лов (c) — перевести боковую панель в свернутое или развернутое состояние; Рабочее место (c) — список доступных рабочих мест. При смене рабочего места соответственно меняется список разделов, доступных в боковой панели; Профиль пользователя (c) — просмотр и изменение персональных настроек системы на странице профиля пользователя. Выход ® — завершение сеанса работы в системе. После выполнения этой команды пользователь возвращается на страницу авторизации.

Коммуникационная панель (рис. 4.19, (c)) в общем случае может состоять из следующих пиктограм:

• — режим Email. Используется для работы с электронной почтой. Этот инструмент обеспечивает возможность отправки и получения писем;
• — режим Лента. Отображает сообщения данного раздела. Используется для просмотра сообщений тех каналов, на которые подписан пользователь, позволяет добавлять новые сообщения и комментарии. Лента представляет собой некий аналог доски объявлений. На ней публикуются сообщения для определенных получателей или организуются тематические каналы (например, новостей компании), на которые пользователь может подписаться. В каждом разделе (например, страница контакта или раздел продаж), используя коммуникационную панель, можно перейти на вкладку Лента, где отображаются сообщения, связанные именной с данным объектом системы. Например, на странице контрагента отображаются сообщения, связанные с этим контрагентом;
• — переход в центр уведомлений. Отображает уведомления о различных событиях в системе.

Центр уведомлений открывается в правой части окна системы и содержит панель инструментов для работы с сообщениями (рис. 4.21). Каждая кнопка может содержать счетчик, который отображает общее количество активных (необработанных) сообщений соответствующего типа. Назначение кнопок панели инструментов:

• — напоминания, созданные для пользователя по активностям (задачам) и счетам. В напоминаниях отображаются активности, отвечающие следующим условиям:
• • пользователь имеет статус ответственного или автора активности;
• • активность находится не в конечном состоянии («не начата» или «в работе»);
• • по данной активности создано напоминание для пользователя.

В напоминаниях также отображаются счета, отвечающие условиям:

• • пользователь назначен ответственным, но счету;
• • счет находится не в конечном состоянии оплаты («не выставлен», «ожидание оплаты» или «оплачен частично»);
• • по данному счету создано напоминание для пользователя.

са — уведомления о событиях, связанных с публикациями пользователя в корпоративной социальной сети. Например, если кто-то упомянул пользователя в сообщении, или прокомментировал его запись в ленте, или отметил ее как понравившуюся.

• — список уведомлений о необходимости визирования данных, например, договоров.
• — уведомления о приближающихся знаменательных событиях контактов и контрагентов («не забыть поздравить…»).

О — служебные сообщения о результатах выполнения каких-либо действий в системе (например, информация о результатах экспорта данных).

J — вызов CTI панель (CTI — Computer Telephony Integration, компьютерная телефония). Инструмент телефонии в bpm’online. С его помощью реализуется прием входя;

щих и выполнение исходящих звонков непосредственно из системы.

Командная строка (рис. 4.19, (c)) используется для быстрого доступа к наиболее часто выполняемым операциям (поиск клиента, открытие страницы записи, запуск бизнес-процесса и т. п.).

Чтобы выполнить команду, необходимо ввести се название в командную строку и щелкнуть кнопку GO либо нажать клавишу Enter. Например, после ввода команды Создать контакт откроется страница создания нового контакта, а после ввода команды Запустить процесс будет запущен соответствующий бизнес-процесс.

Командная строка может распознавать несколько значений одной и гой же команды. Так реакция на команды Создать контакт и Добавить контакт будет одинакова: откроется страница создания нового контакта. При вводе неполной команды система предложит перечень похожих команд в выпадающем списке. При вводе текста Создать к система предложит команды для выбора Создать Контрагент и Создать Контакт. Основные варианты использования командной строки:

• навигация. Переход в любую доступную группу любого раздела системы можно выполнить как через боковую панель, так и используя командную строку при помощи команды Перейти. Например, находясь в разделе Заказы, можно ввести команду Перейти (рис. 4.22, ф) и система предложит указать нужный раздел из списка.

Следует выбрать раздел (в данном случае Контрагенты) и нажать пробел. И вновь система выдаст список помощи (рис. 4.22, (c)), предложив выбрать нужную группу (т.е. в режиме навигации реализуется некоторый фильтр для упрощения поиска);

• поиск записей. Для выполнения поиска нужной записи при помощи командной строки следует ввести в командную строку команду Поиск. Дальнейшие действия аналогичны рассмотренным шагам выше. Система будет выводить списки с возможными вариантами поиска, из которых надо выбирать нужные.

Предусмотрена возможность быстрого поиска контактов, контрагентов или записей в текущем разделе. Для этого следует ввести искомый текст, например название статьи базы знаний или фамилию человека;

• • создание записей. Для создания записей из командной строки используется команда Создать. И здесь алгоритм дальнейших действий такой же, как при навигации;
• • запуск бизнес-процессов. Чтобы началось выполнение бизнес-процесса, надо ввести в командную строку команду Запустить процесс, а затем либо воспользоваться подсказкой системы в виде списка доступных процессов и выбрать из него нужный, либо набрать название бизнес-процесса, который необходимо запустить.

Справочники системы разнообразны по своему назначению, но технологии работы с ними достаточно близки друг другу. Для примера рассмотрим справочник, содержащий перечень продаваемых продуктов (товаров) и услуг. Для ведения такого списка используется раздел Продукты (рис. 4.23), который позволяет сформировать список продуктов, указывать цены и остатки по ним, а также создавать подробное описание и характеристики по каждому продукту.

Для перехода в этот раздел необходимо в боковой панели щелкнуть на соответствующей команде или воспользоваться командной строкой. Информация раздела может быть показана в одном из двух представлений (рис. 4.23, (c)):

(S) — кнопка для перехода в режим представления Реестр продуктов. Отображает продукты в виде списка записей;

@) — кнопка для перехода в режим представления Аналитика по продуктам. Отображает графики, единичные показатели и рейтинги, используемые для анализа результатов деятельности в разрезе продуктов.

Рис. 4.23. Общий вид раздела Продукты

Под кнопками выбора преставлений находятся (рис. 4.23, (D) кнопка ДОБАВИТЬ ПРОДУКТ, с помощью которой осуществляется переход в^ежим добавления нового продукта в список, и кнопка ДЕЙСТВИЯ, в свою очередь, содержащая меню с набором команд (рис. 4.24).

Команда Выбрать несколько записей (рис. 4.25, Ф) переводит список в режим выбора, позволяющий выбрать несколько записей. При этом изменяется сам набор команд ©, в который добавляются команды отмены множественного выбора и команда Удалить. При удалении выбранных строк система запросит подтверждение этой операции. Но удаление.

Рис. 4.24. Меню кнопки ДЕЙСТВИЯ

Рис. 4.25. Удаление элементов списка

произойдет только в том случае, если выбранные строки нигде не используются. В противном случае удаления не произойдет, а система выведет специальное сообщение ®.

Следующая команда Экспортировать список в файл выполняет экспорт списка в формате csv, который легко открывается в MS Excel. Оставшиеся команды этого меню представляют собой набор действий для выполнения соответствующих настроек.

Ниже рассмотренных кнопок располагаются еще две (рис. 4.23, ®): Фильтр и Тег.

Кнопка Фильтр содержит выпадающее по щелчку меню (рис. 4.26).

Команды Добавить условие и Перейти в расширенный режим позволяют задать условия отбора записей в списке. Команда Добавить условие используется для отбора записей в разделах системы по значению в одном столбце. Но мо;

жет быть использовано сразу несколько фильтров. При этом условия нескольких фильтров будут объединены на основании логической операции «И», а после применения этих фильтров в списке будут отображены только те записи, которые соответствуют всем указанным условиям.

Команда Перейти в расширенный режим применяется в том случае, когда необходимо задать условия отбора, состоящие из нескольких параметров и условий.

В системе реализована возможность группировки записей раздела. Это позволяет ускорить и сделать более удобным поиск нужной информации, а также выполнить сегментацию записей по заданным условиям фильтрации. Например, можно создать группу Новые продукты, в которой можно настроить фильтр для отбора записей по дате создания записи (например, отбирать записи только за текущий месяц). Переход в режим показа групп происходит при выполнении команды Показать группы.

После выполнения этой команды между боковой панелью и списком будет выведено дерево групп (рис. 4.27, ф). Следует отметить, что одна и та же запись раздела может входить в несколько групп, что определяется правилами фильтрации, настроенными для конкретной группы. Для группы можно выполнить необходимые настройки (рис. 4.28). Наиболее часто используемые группы можно добавить в список избранных групп, щелкнув по кнопке Ф. Кнопка © содержит в себе меню с командами ©, при помощи которых можно выполнить основные настройки группы.

Рис. 4.27. Меню кнопки Фильтр

Рис. 4.28. Настройка группы

Теги используются для выполнения быстрого поиска информации по ключевым словам. Присвоить тег или набор тегов можно любой записи, но для каждого раздела используется свой отдельный перечень. Расстановка тегов для каждой записи выполняется вручную. Присоединение тега производится на странице записи, а фильтрация списка записей по тегам — при помощи кнопки Тег (см. рис. 4.23, ®). После щелчка на этой кнопке в появившемся поле следует ввести название тега вручную или выберите из списка.

Для настройки внешнего вида записей раздела, определения набора отображаемых полей и сортировки данных используется меню Вид (см. рис. 4.23, ®).

Это меню содержит следующие команды (рис. 4.29).

Сортировка — сортировка записей по выбранной колонке. При выборе этой команды открывается подменю ®, в котором приведен список имен колонок, по которым возможно производить сортировку.

Настроить итоги — вызывает окно, в котором производится настройка отображения итоговой информации: по какой колонке, какую итоговую информацию (сумму, среднее, максимальное или минимальное значение) выводить.

Настроить колонки — настроить перечень отображаемых в списке записей раздела колонок, их последовательность и стиль отображения. При выборе этой команды открывается страница с настройками (рис. 4.30). Содержание страницы зависит от выбранной формы представления элементов списка (плиточное или списочное представление). При выборе.

Рис. 4.30. Вид страницы настройки списка

плиточного представления информация каждой записи может располагаться в несколько строк ®, а при выборе списочного представления — только в одну ©.

Основные действия при настройке списка — добавление, изменение, удаление колонок. Добавление новой колонки возможно при наличии кнопки 0 в любом из представлений. В ситуации, показанной на рис. 4.30, для плиточного представления добавление новых данных возможно, так как присутствует нужная кнопка ©, а для списочного представления — нет, так как заполнена вся доступная ширина строки. Выход: или скрыть какое-то поле и вместо него добавить новое или уменьшить ширину колонок, чтобы появилась свободное пространство.

Для изменения ширины колонки необходимо ее выделить и, используя кнопки ®, уменьшить (левая кнопка) или увеличить (правая кнопка) ширину колонки. Увеличение ширины возможно только в том случае, если с правой стороны от колонки есть свободная ячейка. Для настройки параметров отображения колонки ее надо выбрать и нажать кнопку Настроить ©. Для перемещения колонки в другую ячейку эту ячейку необходимо выделить и перетащить в пустую ячейку. Для скрытия колонки ее следует выделить и щелкнуть кнопку Удалить ©.

Последняя команда меню (рис. 4.29) Перейти в аналитику раздела предназначена для перехода в режим представления Аналитика по продуктам (рис. 4.31). В этом режиме.

Рис. 431. Представления Аналитика по продуктам.

отображают графики, единичные показатели и рейтинги, используемые для анализа результатов деятельности в разрезе продуктов.

По умолчанию это представление содержит следующую таблично-графическую информацию:

• • 5 новых продуктов (c) — список из пяти новых продуктов. Данные в таблице отсортированы по убыванию даты создания продуктов;
• • продукты по категориям (c) — представлена круговая диаграмма, отображающая количество продуктов, распределенное по категориям;
• • количество торговых марок ® — этот расчетный показатель отображает общее количество зарегистрированных в системе торговых марок;
• • количество продуктов @ — этот расчетный показатель отображает общее количество зарегистрированных в системе продуктов;
• • динамика продаж (c) — столбиковая диаграмма отображает динамику объемов продаж по продуктам в счетах. Результаты (сумма оплат по счетам) сгруппированы по месяцам, в которых совершалась оплата и отсортированы в хронологическом порядке. При формировании результатов учитываются только счета, которые полностью оплачены.

Для просмотра информации по продукту надо перейти на его страницу, щелкнув на нужной строке в списке. Страница продукта состоит из набора вкладок. Вкладка Основная информация содержит общую информацию о продукте:

• • фото, название, код (необходим в тех случаях, когда два продукта имеют одинаковые названия), ссылка (web-pecypc, который связан с продуктом, например, страница на сайте производителя), признак Архивный (т.е. продукт, который не должен предлагаться клиентам);
• • базовая цена (цена, на основе которой будут формироваться цены продукта в прайс-листах);
• • единица измерения: параметр базовых единиц (коэффициент пересчета данной единицы измерения в базовую. Применительно к рис 4.32: сколько штук продукта (базовая ед. изм.) содержится в одной упаковке (дополнительная).

Вкладка Цены и остатки предназначена для ведения информации о цене продукта и его остатках на складах.

Вкладка Характеристики содержит основные потребительские характеристики продукта. По этим данным предусмотрена возможность поиска в разделе Продукты.

Вкладка Файлы и примечания состоит из двух частей: в одной хранятся файлы и/или ссылки на web-ресурсы с информацией о продукте.

Вкладка Лента выводит все сообщения, связанные с данным продуктом.

Рис. 4.32. Вид страницы продукта (основная информация) списка.

Система bpm’online sales также имеет приложения для мобильных устройств всех основных платформ (Android, iOS, Windows Phone, Windows Mobile). Они позволяют получить доступ ко всей основной информации: клиентам (можно работать с контактами и контрагентами: добавлять новые контактные лица, отправлять SMS клиентам или звонить прямо из мобильного приложения), продажам (можно просмотреть полную историю по каждой продаже, параметры сделки или спланировать дальнейшие действия), лидам (можно просматривать список потребностей клиентов, фиксировать новый интерес, отслеживать изменения состояния лида).

Рассмотренные интерфейсные и технологические приемы работы с системой достаточно универсальны и применяются не только в данном продукте, но и во многих разработках, связанных с применением модели SaaS. В портфеле предложений компании «Terrasoft» имеются готовые отраслевые решения, при этом система позволяет производить гибкую настройку под конкретные нужды пользователей. По данным компании, более 6000 предприятий используют ее разработки в своем бизнесе.

Среди SaaS-иоставщиков России по объему выручки от реализации облачных продуктов на протяжении последних пяти лет лидером рейтинга CNews [49] становится компания «СКВ Контур». Кроме того, СКВ Контур заняла 4-е место в рейтинге высокотехнологичных компаний «Техуспех» [50], а также вошла в двадцатку крупнейших софтверных компаний России по версии «РУССОФТ» за 2015 г. [51].

В линейке продуктов компании присутствуют следующие онлайн-сервисы.

Бухгалтерия.Контур. Сервис ориентирован на бухгалтеров небольших компаний. Функционал системы позволяет вести учет сотрудников, рассчитывать зарплату, учет первичных бухгалтерских документов, работать со счетами-фактурами, книгами покупок и продаж. Реализован учет первичных бухгалтерских документов (накладные, акты приемки услуг, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, платежные поручения).

После перехода в новый расчетный месяц расчет заработной платы по каждому сотруднику производится автоматически. В системе выполнен расчет больничных, отпускных, командировочных с использованием специальных калькуляторов (калькулятор больничного листа, калькулятор отпускных, калькулятор декретных), которые основаны на пошаговом прохождении всего расчетного процесса (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Интерфейс расчетных калькуляторов

В сервисе также можно вести учет сотрудников: формировать и распечатывать личную карточку, создавать приказы о приеме на работу и увольнении, предоставлении отпуска, вести табель учета рабочего времени. Функция работы е дивидендами автоматически учитывает их в отчетности 2-НДФЛ.

Сервис позволяет сдавать через Интернет бухгалтерскую отчетность, декларации по НДС и прибыли, 2-НДФЛ, УСН и ЕНВД, отчетность в ПФР и ФСС, а также интегрирован с Альфа-Банком и может импортировать данные из 1C.

Эльба. Представляет собой web-сервис для предпринимателей и ООО, работающих по упрощенной системе налогообложения и платящих единый налог на вмененный доход (рис. 4.34). Позволяет создавать и вести учет договоров, счетов, актов, накладных, счетов-фактур. Формирует всю необходимую отчетность и передает ее в контролирующие органы через Интернет. Сервис имеет систему подсказок по заполнению форм, а также напоминания о сроках сдачи отчетности. Открыть расчетный счет можно непосредственно из системы. Реализована возможность отслеживать историю движения товара на складе. Формируются складские документы:

Pwc. Интерфейс сервиса «Эльба».

акт приемки, акт списания, отчет о рознице, авансовый отчет. Возможен расчет зарплаты, налогов и страховых взносов. Формируются отчеты по сотрудникам в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и ФСС.

Многопользовательский режим позволяет нескольким сотрудникам работать в рамках одной учетной записи. Имеются приложение для Android или iOS для работы с мобильного устройства.

Контур.Экстерн — это веб-сервис, с помощью которого можно подготовить и отправить отчеты через Интернет во все контролирующие органы Российской Федерации: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т. д. (рис. 4.35). Сервис обеспечивает использование актуальных форм отчетов, снимая с пользователя проблему их обновления. Возможна отправка отчетов, которые были созданы и выгруженных из систем автоматизации бухгалтерского учета. Кроме того, присутствует отдельный модуль, который реализует возможность отправки отчетов непосредственно из системы 1C: Предприятие.

Сервис содержит встроенную систему проверки, которая обеспечивает проверку отправляемых отчетов на наличие возможных ошибок и, если они присутствуют, то блокирует формирование неправильных отчетов. Также присутствует.

Рис. 435. Интерфейс сервиса «Контур.Экстерн»

функция emailи SMS-оповещений пользователей, что позволяет вовремя ознакомиться и, при необходимости, отреагировать на информацию, поступающую от контролирующих органов.

В семейство онлайн-сервисов также входят:

• • Контур.Диадок, позволяющий использовать систему электронного документооборота при работе с контрагентами;
• • Контур.Фокус, содержащий подробную информацию о юридических лицах и ИП страны и позволяющий тем самым выполнить все необходимые действия по проверке контрагента;
• • Контур.Закупки, обеспечивающий участие в государственных закупках и коммерческих торгах.

Рассмотрим некоторые приемы и технологии, используемые при работе с системой Бухгалтерия.Контур, используя пример операции заказа товара.

Система предоставляет после регистрации 30-дневный бесплатный период, которого вполне достаточно для принятия решения о возможности дальнейшего использования этого продукта в деятельности компании.

Исходные данные, но операции: 12.01.16 в компанию ООО «Орион» поступил заказанный товар «железо кровельное» в количестве 80 шт. от поставщика ООО «Омега».

Шаг 1. Необходимо выполнить первоначальную настройку системы:

• • справочник Товары: данные о товаре «железо кровельное»;
• • справочник Партнеры: данные о поставщике ООО «Омега».

Выполнение этих действий позволит познакомиться с интерфейсом системы и увидеть ряд технологических приемов, используемых при вводе информации.

В верхней строке окна (рис. 4.36) располагается информация © о названии активной организации, т. е. той организации, для которой ведется учет, возможность связаться с разработчиками и кнопка вызова окна помощи.

Выбор необходимого действия производится в следующей последовательности:

• 1) в меню выбирается нужный для работы раздел системы (c);
• 2) на основании этого выбора система формирует меню вкладок раздела ©, из которого выбирается нужная.

Рис. 4.36. Интерфейс сервиса «Бухгалтерия.Контур»

Для первоначальной настройки системы используется команда Реквизиты и настройки (рис. 4.37, Ф). Меню этой команды ® позволяет выполнить все необходимые действия, но первоначальной настройке системы, в том числе и указать реквизиты организации ®. Реквизиты организации распределены по двум дополнительным вкладкам @.

На вкладке Общие указываются название, адреса компании, выбирается система налогообложения, а также регистрационные данные по различным фондам (социального страхования, пенсионному) и информация по различным классификаторам. На вкладке Банковские вводятся данные по банковским счетам компании.

Для ввода перечня товаров необходимо заполнить соответствующий справочник. Для этого надо выбрать пункт ме;

Рис. 4.37. Настройка сервиса «Бухгалтерия.Контур»

ню Справочники ©, а затем вкладку Номенклатура ®. Она содержит свое меню, в котором надо выполнить команду Товары ®. Первоначально справочник содержит только кнопку Добавить товар © (рис. 4.38).

По щелчку на этой кнопке открывается карточка добавления нового товара (рис. 4.39).Тип номенклатуры устанавливается автоматически, в зависимости от выполненной команды меню вкладки Номенклатура (рис. 4.38, ®). Поле Название у товара (рис. 4.39, (c)) заполняется вручную. Значение нолей Единица измерения ® и Ставка НДС ® целесообразно заполнить путем выбора из существующего в системе списка. Этот список при активации поля открывается автоматически.

Рис. 4.38. Справочная система сервиса «Бухгалтерия.Контур»

Рис. 439. Карточка товара

После ввода в карточку всей необходимой информации, требуется ее сохранить Аналогичная последовательность действий выполняется и при заполнении справочника Контрагенты на соответствующей вкладке (см. рис. 4.38).

Здесь же можно воспользоваться системой «Контур.Фокус» (рис. 4.40, (c)) для выполнения проверки надежности партнера на основании информации об учредителях, руководителях, дате регистрации и других параметров.

Рис. 4.40. Справочник контрагентов.

После завершения начальных установок системы выполняется ввод начальных остатков, т. е. тех данных, с которых система начнет вести учет (меню Реквизиты и настройки (рис. 4.37, (c)), команда Начальных остатки (рис. 4.37, (c))). В результате открывается план счетов, каждая строка которого состоит из трех колонок: название счета (рис. 4.41, ®), субсчета ©, поле для ввода остатка по дебету © и кредиту ®. Для изменения состава этого списка пользователь может воспользоваться областью Мне не хватает счетов и переслать в службу поддержки свои пожелания. При наличии остатков по объектам аналитического учета, используется ссылка ®, располагающаяся справа в строке соответствующего счета.

Рис. 4.41. Режим ввода начальных остатков

По щелчку по этой кнопке открывается дополнительный набор полей ©, состав которых зависит от вида аналитического учета, ведущегося на выбранном счете. Названия объектов (рис. 4.42, (c)) могут быть введены вручную. Если на этапе настройки были заполнены соответствующие справочники, то эта информация может быть выбрана из списков. Остальные поля могут быть заполнены автоматически ©, если в справочниках введены нужные данные. Данные, но суммам остатков складываются системой самостоятельно и отображаются в соответствующем иоле в строке счета ®. Эту сумму ® вручную изменить нельзя, внесение изменений возможно только при корректировке остатков по аналитическим объектам.

Рис. 4.42. Ввод остатка по объектам аналитического учета

Контроль правильности введенных остатков проводится путем сравнения сумм введенных дебетовых и кредитовых остатков (эти величины должны быть равны). Для этого в нижней части окна (рис. 4.42, ®) находится область, которая в режиме ввода остатков всегда видна. Она содержит суммы дебетовых и кредитовых остатков и позволяет визуально сравнивать полученные результаты. Кроме этого, при сохранении внесенных данных и нарушении равенства система выводит соответствующее информационное сообщение (рис. 4.43).

Рис. 4.43. Контроль ввода остатков. Информационное сообщение

Регистрация хозяйственных операций, работа с первичными документами выполняются в разделе Документы (рис. 4.44, Ф). Для регистрации факта покупки можно создать следующую цепочку документов: счет на оплату (документ от продавца товара) — платежное поручение (покупатель перечисляет деньги продавцу) — накладная (покупатель регистрирует приход товара). В качестве покупателя в данном случае выступает пользователь системы «Бухгалтерия Контур».

Формирование документов выполняется на вкладке Участки (D. Вкладка (D содержит собственное меню. Для формирования необходимых (в соответствии с поставленной задачей) документов следует ® выполнить команду Покупки. Откроется следующее подменю ®, представляющее собой набор кнопок. Переход в режим создания документа выполняется по щелчку на кнопке Счет на оплату ©. Данное меню также содержит обучающий видеоролик «Как оформить покупку» ®.

В появившейся форме выполняется ввод необходимой информации. При этом, как и раньше, работает технология ввода информации из справочников (рис. 4.45, Ф). Созданный документ можно как распечатать на принтере ©, так.

Рис. 4.44. Интерфейс раздела Документы

Рис. 4.45. Режим работы со счетами

и сохранить в виде pdf-файла или выполнить экспорт в Excel. Завершение ввода — сохранение созданного документа ©. После его сохранения в списке документов появляется соответствующая строка. При наведении курсора мышки на такую строку (рис. 4.45) она выделяется фоном, а в конце появляются две кнопки: Создать копию документа ® и Удалить документ ©. Щелчок на кнопке приводит к появлению окна с копией счета на оплату.

Следующим шагом в цепочке регистрации должно быть создание платежного поручения. Это действие выполняется с использованием пункта Банк (рис. 4.46, ®) меню раздела Документы. Для рассматриваемого примера создается исходящее платежное поручение ©. Технология заполнения формы документа аналогична рассмотренным ранее. Например, прием выбора из списка © для полей, по которым существуют в системе справочники. После ввода суммы © автоматически дополняется поле документа Назначение платежа ©.

Рис. 4.46. Режим работы с платежными документами

и формируется заготовка проводки © на основе выбранного шаблона ®. Для регистрации документа в учете необходимо поставить галочку в поле Провести ®. При этом кнопка Сохранить черновик © изменит свое название на «Провести».

Входящая накладная формируется с использованием пункта Покупки (рис. 4.47, (c)) меню раздела Документы, кнопка Накладная ©. В списке документов уже присутствует созданный ранее счет на оплату ©.

Форма накладной сразу показывает проводки для регистрации документа в учете ®, используя соответствующий шаблон ®, который также может быть изменен непосредственно в документе. Если поле На основе счета © заполняется путем выбора из списка существующих счетов, то инфор;

Рис. 4.47. Режим работы с накладной.

мация из выбранного документа автоматически переносится в накладную и заполняются соответствующие поля документа ®. Для регистрации счета-фактуры необходимо поставить галочку в поле Есть счет-фактура ®.

Зарегистрированные документы создавались независимо друг от друга, при этом информация каждый раз вводилась в новый, незаполненный документ. Есть другой, более удобный, способ формирования документов, относящихся к одной хозяйственной операции.

Вначале, как и показано выше, создается первый документ в цепочке (в рассматриваемом примере это счет на оплату). Далее в окне документа следует щелкнуть на кнопке Создать оплату (рис. 4.48, (c)). Откроется список документов, в котором выбирается нужная строка, например исходящее платежное поручение ©. Система автоматически создаст новый документ и перенесет в него необходимую информацию. Необходимо проверить правильность заполнения всех полей.

Рис. 4.48. Технология регистрации документов.

(дата, сумма и т. п.) документа и сохранить его. Для входящей накладной необходимо повторить рассмотренную процедуру, используя кнопку Создать отгрузку ®, а в открывшемся подменю © выбрать нужный документ. В созданной форме также необходимо проверить правильность заполнения полей и затем выполнить команду Провести.

Кроме рассмотренных систем, к онлайн-решениям, использующим модель SaaS, относятся системы управления проектами, основные функции которых заключаются в создании проектов, ведении расписания исполнения проекта, учета бюджета, контроля прав доступа, и ряд других. Также необходимо упомянуть системы документооборота. Использование в таких системах модели SaaS позволяет организовать повседневную работу компании за счет простоты внедрения и online-поддержки. Основные функции этих систем совпадают с обычными системами документооборота: регистрация документов, работа с электронными документами, прием и рассылка документов, движение документов внутри организации и т. д.