Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (так же как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используют специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Внедрение информационных систем управления документами (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.

Обобщенная схема бизнес-процессов, реализуемых на предприятии (рис. 6.1), отражает основные информационные и документационные потоки, сопровождающие базовые бизнес-процессы.

Рис. 6.1. Схема бизнес-процессов предприятия.

Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности ИСУД и их характеристики приведены на рис. 6.2 и в табл. 6.1.

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management — EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Рис. 6.2. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия.

Таблица 6.1

Характеристики различных систем управления электронными документами

Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудиои видеоданные, web-документы.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы, приведены на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия.

Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). Бизнес-процесс при этом называется «традиционным отечественным делопроизводством». Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем приведены на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом.

Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

Отметим, что пользователями:

• o систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
• o систем управления документооборотом — отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
• o корпоративных систем управления документами — практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.

Корпоративная система управления электронными документами обладает основными свойствами, приведенными на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами.

Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

Работа в среде web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.

Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая.

• 1. Системы управления делопроизводством.
• 2. Системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management — BP EDM).
• 3. Системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management — EC EDM).
• 4. Системы управления информацией (Information Portal, Information Management — IM).
• 5. Системы управления потоками работ (WorkFlow Management — WFM).

Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат (рис. 6.6). Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Рис. 6.6. Тактические преимущества внедрения корпоративных систем управления электронными документами предприятия.

Эксперты фирмы «Siemens Business Services» утверждают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; до 20 раз копируется каждый внутренний документ; на 20−25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными.

Внедрение информационной системы управления документами предприятия на базе Lotus Notes Domino. Doc позволяет экономить до 330 долл. в год в расчете на одного сотрудника; при стоимости рабочего места Domino. Doc около 140 долл. (при расчете на 100 сотрудников) получают двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение одного года. При использовании имеющихся в Domino. Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников предприятия.

К стратегическим относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия (рис. 6.7), например с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих процессах, или с улучшениями качества работы, принятия решений, обслуживания, если речь идет о вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности) и высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности).

Рис. 6.7. Стратегические преимущества от внедрения корпоративных информационных систем управления документами.

Например, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами на базе Lotus Notes Domino. Doc получили следующие результаты: на 10% уменьшение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% - сокращение времени цикла разработки; на 30% - снижение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% - сокращение изменений в продуктах/услугах.

Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами.

Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, предоставление им общедоступного виртуального пространства (места), и управление фактами, которые эти люди ищут или создают.

Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, а также возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важной, но не единственной компонентой реализации концепции управления знаниями.

Управление документами и управление знаниями с «технологической» точки зрения показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Направления развития технологий управления документами и знаниями.

Компания «IDС» в ходе своего исследования на основе опроса корпоративных менеджеров выявила, что следующие технологии считаются наиболее важными в контексте проектов по управлению знаниями (по мере убывания важности): передача сообщений, электронная почта; управление документами; средства поиска; корпоративные информационные порталы; хранилища данных; средства коллективной работы; Workflow-технологии; тренинг через web.

Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями, которая, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей: инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.

Документы являются контейнерами, заключающими в себе значительную часть знаний организации, и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Одно только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос «Что мы знаем?», но также и на вопрос «Кто это знает?» .

Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.