Системы автоматизации учета для крупных организаций

По мере роста предприятия и увеличения масштаба его бизнеса возрастают его материальные, финансовые и информационные потоки, что усложняет процесс контроля и управления. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях ведутся все виды учета — первичный, управленческий, финансовый, каждый из которых решает свои задачи. В рамках первичного учета производится сбор, регистрация и частичная обработка информации. В сфере управленческого учета формируются отчетные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке. В области финансового учета реализуется сводный учет, формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и другие регистры по бухгалтерскому и налоговому учету.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль выполнения договорных отношений, сроков оплаты и расчетов с поставщиками, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы.

Многие крупные предприятия имеют сложную организационно-производственную структуру. Для управления таким предприятием разрабатываются специальные мощные многофункциональные корпоративные информационные системы, которые строятся по модульному принципу. Модули решают комплекс определенных задач. Подсистемы и модули объединяются в контуры, которые по своему назначению охватывают все сферы финансово-хозяйственной деятельности крупного предприятия.

Наибольшее распространение на российском рынке получили следующие комплексные решения для автоматизации финансово-управленческой деятельности крупных предприятий, работающих в различных отраслях экономики: система «Галактика» корпорации «Галактика», система «ПАРУС» корпорации «ПАРУС», комплекс «Аккорд» фирмы «Атлант-Информ», система «Эталон» компании «Цефей», комплекс «Альфа» фирмы «Информ-контакт», комплекс «ABACUS» фирмы «Омега» и др.

Приведем характеристики некоторых систем автоматизации учета крупных предприятий.

Интегрированная система «Галактика»

В 2006 г. на рынок была представлена новая версия системы «Галактика ERP» с расширенными функциональными возможностями, трехуровневой архитектурой и возможностью удаленного доступа. Система ERP (Enterprise Resource Planning) предназначена для планирования ресурсов предприятия. Она позволяет планировать, контролировать, анализировать и корректировать планы деятельности всего предприятия по основным направлениям: финансы и бухгалтерский учет, производство, логистика и договоры, персонал, взаимоотношения с клиентами.

В 2010 г. система «Галактика ERP» была дополнена новыми возможностями для управления производством, финансами, логистикой, персоналом и др.

В функциональной структуре системы «Галактика» имеются следующие контуры:

• — административного управления;
• — оперативного управления;
• — управления производством;
• — финансовый;
• — логистики;
• — бухгалтерского учета;
• — управления взаимоотношениями с клиентами;
• — отраслевых и специализированных решений;
• — управления персоналом.

Каждый контур включает в себя необходимые модули и обеспечивает решение задач по определенным направлениям. В общей сложности комплекс «Галактика» состоит из 40 детально проработанных крупных программных модулей и поддерживает как производство работ, так и оказание услуг. На базе комплекса создается и развивается единая операционно-информационная среда предприятия, помогающая персонифицировать ответственность, минимизировать налоги, наладить производственную и технологическую дисциплину.

Контур административного управления проводит управление ценовой политикой и маркетинговый анализ сбыта по каналам сбыта, товарам, группам товаров, направлениям реализации. В этот контур входит контур системного администрирования, который является инструментом администратора системы «Галактика» и предоставляет администратору возможность обеспечить режим оперативного совместного использования части информации базы данных несколькими предприятиями.

Контур оперативного управления предназначен для управления закупками, регистрации документов на закупку, распределения материальных ценностей по складам и проведения инвентаризации.

Контур управления производством предназначен для решения задач объемно-календарного планирования хозяйственной деятельности, расчета плановой себестоимости, калькулирования фактической себестоимости изделий и производственных заказов, контроля производственных затрат, автоматизированного учета материальных ценностей и услуг в производстве.

Финансовый контур включает модули: «Бюджет», формирующий плановые показатели по различным статьям бюджета на основе статистических и экспертных данных; «Платежный календарь»; «Финансовый анализ», основная задача которого — оценка экономического (финансового) состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития.

Контур логистики обеспечивает детализацию и выполнение планов снабжения и сбыта; управление материальными потоками внутри предприятия и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг; контроль взаиморасчетов с поставщиками и получателями. В базовый комплект поставки контура логистики включены модули «Складской учет», «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Получатели» .

Контур бухгалтерского учета обеспечивает автоматизированное ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Эта задача решается с помощью модулей: «Хозяйственные операции», «Финансово-расчетные операции», «Касса», «Заработная плата», «Ведение налоговых расчетов», «Векселя и кредиты», «Основные средства и нематериальные активы», «Налоговые регистры», «Фактические затраты», «Консолидация», «Бухгалтерская отчетность» .

В сфере кассовых и финансово-расчетных операций система позволяет выполнять следующие работы:

• o формирование финансовых документов, сопровождающих движение денежных средств — наличных и безналичных;
• o составление баланса взаиморасчетов с контрагентами;
• o учет в разрезе объектов предприятия, объектов аналитического учета.

По учету материальных ценностей проводятся следующие операции:

• o формирование приходных и расходных ордеров;
• o составление ведомостей наличия товара и движения по складам, местам хранения.

По расчету заработной платы система предоставляет возможность:

• o использования в любых организациях — от крупных до предприятий малого бизнеса, с любыми режимами работы;
• o автоматического формирования налоговых отчетов и платежей.

По формированию отчетности в системе «Галактика» имеются следующие функции:

• o автоматическое формирование всех отчетных форм в соответствии с действующим законодательством и модификация имеющихся отчетов;
• o проектирование бухгалтерской и экономической отчетности произвольной формы.

Особенностью системы «Галактика» является возможность ведения параллельного учета в нескольких планах счетов (например, в национальном и GAAP), а также обеспечение ведения консолидированной базы данных и получения произвольной консолидированной отчетности корпораций.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами

включает модули «Клиент» и «Рекламные кампании» .

Основное назначение модулей — накопление всесторонней информации о потенциальных и реальных клиентах предприятия, дилерах, партнерах, рекламных фирмах, конкурентах, товарах и т. п.

Контур отраслевых и специализированных решений включает модули: «Консигнация», «Розничная торговля», «Управление транспортом», «Управление капитальным строительством», «Сервисное обслуживание», «Учет спецодежды», «Давальческое сырье», «Претензионно-исковая работа» .

Контур управления персоналом позволяет автоматизировать учет кадров на предприятии и выполнять вычислительные процедуры, связанные с оплатой труда персонала. Модуль «Управление персоналом» имеет тесную взаимосвязь с модулем «Заработная плата» .

Отдельные подсистемы работают во взаимосвязи друг с другом, перекрывая частично или полностью свои возможности. Так, модуль «Заработная плата» тесно связан с модулями «Касса», «Хозяйственные операции» и «Управление персоналом». Функциональные возможности модулей учитывают требования, предъявляемые к отчетности в соответствии с национальным законодательством, с Международными стандартами финансовой отчетности и в стандартах GAAP, поэтому модули могут с успехом использовать предприятия с иностранным участием.