Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, для этой цели служат разные средства: аппаратные, программные, телекоммуникационные и т. д. Управленческая деятельность нуждается в тщательном подборе оборудования и программного обеспечения для наиболее эффективного достижения ее целей. В данной главе представлены необходимые сведения об инструментальных средствах, необходимых для построения качественного информационного обеспечения управленческой деятельности.

Аппаратное обеспечение информационных технологий управления

Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируется на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно описывается в специальной литературе. В рамках настоящего пособия будем рассматривать информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

• • удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• • определение и отбор источников информации;
• • правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
• • проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• • исключение дублирования информации;
• • представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• • многократное использование полученной информации;
• • постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

• • сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
• • документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
• • получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции организации состоит в следующем:

• • сбор, обработка и анализ информации о проблемах существующей организационной структуры;
• • документационное оформление утвержденной организационной структуры и доведение ее до сотрудников;
• • получение и анализ информации о функционировании сотрудников организации в рамках существующей организационной структуры.

Информационное обеспечение функции мотивации состоит в выполнении следующих процедур:

• • сбор, обработка и анализ информации о сотрудниках организации;
• • разработка и документационное оформление системы мотивации и доведение ее до сотрудников;
• • получение и анализ информации о функционировании системы мотивации.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

• • сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
• • доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
• • документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
• • доведение данных решений до исполнителей;
• • предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

Основываясь на приведенных выше процедурах, реализующих функции управления, определим необходимое аппаратное обеспечение управленческой деятельности.

В состав технических средств входит как непосредственно персональный компьютер, на базе которого реализуются функции управления, так и подключаемые к нему периферийные устройства и иные технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от поставленных задач.

При выборе конкретных технических средств для построения эффективного информационного обеспечения управленческой деятельности необходимо хорошо ориентироваться на рынке предлагаемого оборудования, знать его основные компоненты и важнейшие технические характеристики. В противном случае будет затруднительно провести оптимальный выбор необходимых технических средств, который бы удовлетворял всем запросам конкретного пользователя и действительно бы повышал эффективность его работы.

Основными компонентами ЭВМ являются:

• • центральный микропроцессор;
• • системная шина;
• • оперативная память;
• • устройства ввода-вывода;
• • накопители информации.

Кроме того, к ЭВМ могут подключаться:

• • печатающие устройства (принтеры, плоттеры);
• • коммуникационное оборудование (модемы);
• • устройства ввода изображений (сканеры).

Центральный микропроцессор. Основным устройством ЭВМ является микропроцессор, который обеспечивает выполнение различных операций, содержащихся в программе.

Основными характеристиками микропроцессоров являются разрядность, интерфейс с системной шиной (с шиной данных и адресной шиной), тактовая частота. В настоящее время наибольшее распространение получили 64-разрядные микропроцессоры.

Количество разрядов интерфейса с шиной данных влияет на эффективность обмена данными с внешними устройствами. От разрядности адресного интерфейса напрямую зависит максимальный объем адресуемой оперативной памяти.

Тактовая частота необходима для синхронизации работы устройств компьютера и определяет скорость работы микропроцессора. Она измеряется в мегагерцах (МГц) и гигагерцах (ГГц).