Трудовая книжка. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Правила ведения и хранения трудовых книжек были утверждены Постановлением о трудовых книжках. В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» в ТК РФ, соответствующим изменениям подверглись и Правила ведения и хранения трудовых книжек. При этом Министерству здравоохранения и социального развития РФ было дано поручение привести Инструкцию по заполнению трудовых книжек в соответствие с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Но поскольку это поручение до сих пор не выполнено, практикам приходится руководствоваться противоречащими друг другу нормативными актами, что приводит к серьезным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В соответствии со ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. На территории республики в составе Российской Федерации, установившей также свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись на государственном языке этой республики.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

В случае утраты работником трудовой книжки работодатель выдает ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами, а также о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Оставшиеся в организации в случае смерти работника трудовые книжки и их дубликаты хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек, после чего передаются на хранение в архив организации, где они хранятся 50 лет. По истечении этого срока трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.