Исправление ошибочных записей в первичных документах

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. При обнаружении в них ошибок документы не принимаются к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. В бухгалтерской практике используется три способа исправления ошибок: корректурный, способ дополнительной бухгалтерской записи, способ «красное сторно». Способ «красное сторно» означает, что записанные таким образом данные при подсчете учитываются со знаком «минус». Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке.

• 1. При обнаружении ошибки за данный отчетный период до момента представления бюджетной отчетности, не требующей изменения в Журналах операций:
  • — зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;
  • — рядом с зачеркнутой записью пишется верная запись;
  • — рядом или на полях делается запись: «Исправлено на…» ;
  • — лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;
  • — документ под внесенными документами исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;
  • — лица, подписывающие документ, после внесения в него исправлений одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении изменений.
• 2. При обнаружении ошибки за данный отчетный период до момента представления бюджетной отчетности, требующей изменения в Журналах регистрации операций, в последний день отчетного периода исправление оформляется по способу «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью.
• 3. При обнаружении ошибки за отчетный период, по которому уже представлена в установленном порядке бюджетная отчетность, исправление оформляется по способу «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, включая способ «красное сторно», оформляются Справкой (ф. 504 833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправлений.

Пример 2.3

Исправление ошибок в первичном учетном документе. Кладовщик при оформлении Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 504 210) за 18 февраля 200_г. в графе «Итого» неверно указал количество выданных пачек офисной бумаги — вместо «13» написал «15» .

Для исправления допущенной ошибки кладовщик должен зачеркнуть запись «15» и рядом написать «Исправлено на тринадцать», указать должность, фамилию и проставить дату исправления.

Регистры бюджетного учета

Ведение бухгалтерского учета позволяет путем организации сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций собрать, зарегистрировать и обобщить информацию в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении. Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предназначены регистры бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах, карточках и т. п.

Регистры, применяемые для ведения бюджетного учета, называют регистрами бюджетного учета. Они позволяют решить перечисленные выше задачи бюджетного учета по формированию полной и достоверной информации о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств публично-правовых образований.

Инструкцией по бюджетному учету установлен перечень регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей, которые должны в них содержаться. Структура регистров бюджетного учета состоит из трех частей:

• 1) заголовочной, позволяющей идентифицировать форму регистра;
• 2) содержательной, где систематизируется и накапливается информация из принятых к учету первичных документов;
• 3) оформляющей, придающей документу юридическую силу.

Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» утверждены формы регистров бюджетного учета и порядок их ведения для федеральных учреждений. А для учреждений, финансируемых за счет региональных и местных бюджетов, формы регистров бюджетного учета, правила их ведения разрабатываются и утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета (соответствующим финансовым органом). Это позволяет учитывать специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы РФ.

Для обеспечения хранения информации в условиях комплексной автоматизации бюджетного учета необходимо формировать на бумажных носителях регистры бюджетного учета с периодичностью, установленной письмом Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 02−14−10а/187 (табл. 2.6).

Таблица 2.6. Периодичность формирования регистров бюджетного учета

Кроме того, указанные регистры бюджетного учета формируются на бумажном носителе независимо от установленного срока по требованию проверяющих органов.