Лексические ошибки. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Основное количество ошибок в деловых бумагах и документах относится к лексическим. А всем хорошо известно, что смысловая точность речи прежде всего связана с правильным выбором слова. Назовем типичные лексические ошибки, встречающиеся в текстах документов, и обозначим пути их преодоления.

Неправильное использование терминов. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору-составителю документа, но и адресату. Если у автора документа возникает сомнение на этот счет, необходимо раскрыть в тексте содержание данного термина.

Широкое употребление отглагольных существительных в качестве терминов в официально-деловой речи является одной из особенностей этого стиля речи. Например, активно используются такие слова, как: проверка, приказ, исполнение, согласование, утверждение, постановление и многие другие.

В текстах документов не должны употребляться профессионально-жаргонные слова, параллельные принятым терминам, а также словам общелитературного употребления. Например, проработка вместо критика, зачистка вместо устранение, трудяги вместо трудящиеся и др. Порой любители канцелярских терминов придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи. В документах к таким словам следует относиться с большой осторожностью. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке. Так, вместо слова подвижка следует употреблять словосочетание положительные (позитивные) изменения, вместо задумка - замысел, вместо изжитие - исключение, вместо заявка - заявление, вместо дострой - завершение строительства, вместо увязать вопрос — согласовать вопрос, вместо прописать в документе - изложить или отразить в документе и т. д.

Возникновение в деловой речи новых слов и утрата старых — явление закономерное, так как новые понятия требуют своего языкового воплощения.

Обратите внимание

Неуместны в речи новые слова, которые можно заменить общелитературными словами или уже «узаконенными» терминами.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, часть понятий устаревает, возникают новые. При решении вопроса, какой термин употребить (новый или старый), следует учитывать, как минимум, два фактора:

• • во-первых, насколько это понятие закрепилось в письменной речи;
• • во-вторых, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности.

Для адекватного понимания текста документа очень важно употреблять слово, прочно закрепившееся в деловой письменной речи, а также использовать термины и слова с однозначным толкованием.

Обратите внимание

Если возникает сомнение в том, что термин может быть понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать определение, расшифровав его словами нейтральной лексики, или заменить этот термин на общепонятное слово.

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. В настоящее время в деловой язык часто попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже давно закреплен русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить, легитимный вместо законный, консалтинг вместо консультирование и многие другие.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: " Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы" . Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или иные расходы. Смысл предложения не понятен, слово «лимитируются» необходимо заменить.

Употребление в документах нескольких слов с одним и тем же значением часто затрудняет работу. В настоящее время особенно часто параллельно употребляются иностранные и русские слова: легитимный — законный, утилитарный — прикладной, превентивный — предупреждающий, репрезентативный - представительный, экстраординарный - особенный, эксклюзивный - исключительный.

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Еще В. Г. Белинский писал о том, что в русскую жизнь вошло множество иностранных слов, поскольку вошло множество понятий и идей. Изобретать свои термины для выражения чужих понятий очень трудно, и этот груд редко удается. Сегодня же, с приходом компьютерных технологий и новых экономических идей, в нашу жизнь чуть ли не каждый день проникают все новые и новые иностранные слова. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Обратим внимание, насколько легко заменяются, например, данные иностранные слова: паркинг (стоянка, парковка), сейл (распродажа), кастинг (отбор), электорат (избиратели), тинэйджер (подросток), преференция (предпочтение), постер (плакат), креативный (творческий) и многие другие. В процессе развития языка одни иностранные слова укореняются, закрепляются в речи, другие остаются чуждыми русскому языку и забываются.

Обратите внимание

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения в документе недопустимо.

Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов.

• Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением и сферой употребления.

Например:

Часто составители документов неправильно используют многозначные глаголы-паронимы представить и предоставить. Рассмотрим некоторые из значений этих глаголов.

Глагол представить имеет значения:

• • предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы);
• • познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника);
• • ходатайствовать (представить к награде).

Глагол предоставить имеет значения:

• • отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить комнату в гостинице, предоставить материалы к аттестации);
• • дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить должность, предоставить решение вопроса коллективу);
• • разрешить действовать самостоятельно (предоставить свободу действий).

Обратите внимание

Смешение паронимов в деловой документации является грубым нарушением норм литературной речи.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Нередко в деловых бумагах ошибочно используются синонимичные слова. Например: слова персонал и кадры, анкета и вопросник. Эти слова — синонимы, но не эквиваленты. Слова-синонимы крайне редко бывают полностью тождественны.

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким по смыслу значением. Синонимы различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской.

При употреблении терминов-синонимов важно иметь в виду, какую сторону свойства понятия необходимо выделить в контексте. Даже такие термины-синонимы, как контракт, договор, соглашение, несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре или контракте, в гражданском законодательстве заключают договоры, внешнеторговая сделка называется контракт, научно-техническое бывает сотрудничество, а тарифное — соглашение.

Слова совмещение и совместительство в общелитературном языке являются синонимами, а в языке документа это разные термины: совмещение осуществляется на основном месте работы, а совместительство возможно только в свободное от основного места работы время и на другом месте работы.

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. Можно написать: «…были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков». В то же время слово запрос не имеет присущего слову требование значения (норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать): требования (не запрос) к качеству продукции, требования к поступающим на работу. Но в сопроводительном письме принято писать: «высылаем ответ на Ваш запрос», а не «…на Ваше требование» .

Синонимичные слова дефект и недостаток различаются сферой своего употребления. Слово дефект обычно используется по отношению к техническим изделиям (дефект машины, установки, конструкции), а слово недостаток относится прежде всего к тому, что создано природой, или к процессам и результатам деятельности (недостатки в работе, в характере).

Обратите внимание

Из двух синонимичных ключевых слов надо сначала выбрать одно, наиболее подходящее слово, и затем употреблять его на протяжении всего текста.

Таким образом, невнимание к оттенкам значений синонимов может привести к смысловой ошибке в документе. Автор текста должен избегать синонимии, особенно если речь идет о ключевых словах документа.

Неправомерное употребление устаревших слов. Употребление в тексте документа устаревших слов (архаизмов и историзмов) недопустимо, поскольку современный русский литературный язык развивается и изменяется. Многие слова в деловой речи приобретают новый смысл или заменяются на другие слова.

• Архаизмы — устаревшие слова, вытесненные синонимичными эквивалентами.

Приведем в качестве примеров некоторые архаичные слова и обороты, а также их современные эквиваленты.

• Историзмы — слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением понятий.

Например: писарь, челобитная, опричник, архивариус, отношение (в смысле письмо) и др.

Одни слова устаревают, другие порой возвращаются в речь из исторического прошлого. Некоторые слова-историзмы употребляются сегодня в речи параллельно с иностранными словами, эквивалентными исконно русским. Подобная языковая нестабильность со временем исчезнет, но какие именно из этих слов останутся в устной и письменной деловой речи, сейчас предсказать трудно.

Обратите внимание

Если архаизмы или историзмы используются в официальных документах, то это нарушение норм официально-делового стиля речи.

Неправомерное употребление стилистически окрашенной лексики. По сфере употребления в современном русском литературном языке различается межстилевая лексика (слова, которые употребляются всеми и в любых ситуациях общения) и слова, присущие определенному стилю речи. Крайне нежелательно проникновение в документ специальных языковых средств из других стилей речи: из языка науки (узкоспециальной научной терминологии); из публицистики (газетных штампов и клише); из разговорной устной речи. Одной из наиболее негативных тенденций в настоящее время является то, что современная деловая речь засоряется словами и оборотами из просторечия, из профессиональной сферы, из жаргона. Ниже представлены примеры правильного и неправильного словоупотребления.

Обратите внимание

Если просторечие или профессионализмы используются в официальных документах, то это грубейшее нарушение норм официально-делового стиля речи.