Требования служебного этикета к помещению и рабочему месту государственного и муниципального служащего

Интерьер служебных помещений говорит о характере деятельности и профессиональной культуре государственных служащих.

Исходя из практики деловой деятельности, различают два вида организации рабочих мест в служебных помещениях — зальную и кабинетную.

Зальная структура («open space» — открытое пространство) предусматривает размещение большого количества рабочих мест в помещении. Ее преимуществами является то, что, во-первых, она более экономична (не надо тратить дополнительные средства на оборудование отдельных кабинетов), а во-вторых, позволяет руководителю осуществлять визуальный контроль за своими подчиненными.

Недостатками зальной структуры являются более тяжелые условия работы сотрудников (не каждый может выдержать такой скученности) и невозможность эффективной работы с посетителями.

Кабинетная структура организации рабочих мест является основной для государственных учреждений. Она предусматривает помещения двух видов — кабинеты для сотрудников и кабинеты для руководителей.

Целесообразно более подробно остановиться на интерьере помещения для управленческого звена.

Стандартный кабинет руководителя предполагает наличие трех зон — рабочей, совещательной и неформальной.

В рабочей зоне находится рабочий стол со всеми необходимыми атрибутами и стул (кресло). Рабочий стол может быть дополнен техническими средствами, однако следует помнить, что чем выше должностной статус руководителя, тем меньше техники должно на нем находиться.

В совещательной зоне располагается, как правило, достаточно большой стол, на котором должно лежать все необходимое для совместной работы — бумага, ручки, карандаши. Иногда на него кладут структурную схему организации, календари, схему транспортных сообщений и другие предметы, нужные для проведения совещаний. Стол и стулья, предназначенные для совещаний, должны гармонировать со столом и креслом руководителя.

В зоне неформального общения размещены несколько кресел и журнальный столик. Характер мебели и площадь данной зоны зависят от должностного статуса руководителя, масштаба его работы и деятельности организации.

Можно предложить ряд рекомендаций, соблюдение которых поможет поддерживать интерьер служебного помещения на должном уровне.

• 1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление, поэтому следует быть опрятным и не раскладывать на нем предметы, не относящиеся к работе.
• 2. За рабочим столом нежелательно принимать пищу. Если же другого места для этого нет, то совершать трапезу следует в отсутствие посетителей. После еды стол надо тщательно прибрать.
• 3. Если вы имеете привычку пить чай или кофе за рабочим столом, следует пользоваться чашкой или стаканом, а не одноразовой посудой.
• 4. Посмотрите на свое рабочее место глазами посетителя и ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему за таким столом?
• 5. Стремитесь к тому, чтобы каждый предмет на рабочем месте подчеркивал ваш имидж.
• 6. В служебном помещении допустимы украшения, однако их перечень весьма ограничен — это портреты, картины, гравюры. Можно повесить лицензию или диплом. Прекрасным украшением служат цветы — предпочтительней крупнолиственные или вечнозеленые в кадках.
• 7. Номера телефонов и документы должны храниться так, чтобы с ними не могли ознакомиться посторонние.

Основное рабочее место государственного служащего — это письменный стол. Известный русский писатель Алексей Толстой признавался: «Я люблю… чисто убранный стол, изящные вещи на нем, изящные и удобные письменные принадлежности» .

Современные исследователи кабинетной работы (физиологи, эргономисты, психологи, дизайнеры) предлагают следовать следующим правилам оформления своего письменного стола.

• • Сядьте удобно на стул (кресло) и придвиньте его к краю стола. Положите руки на столешницу и вытяните их до упора. Разведите руки в сторону — очерченные левые и правые полукружия будут являться рабочими зонами вашего письменного стола. За ней в пределах досягаемости — достаточно немного наклониться и потянуться — находится максимальная зона. Площадь дальних левого и правого углов столешницы получила название резервной части стола.
• • На столешницу целесообразно положить плексиглас (но не стекло), под который можно поместить список наиболее важных телефонов и календарь.
• • В правой резервной зоне стола следует поставить лотки с хорошей и черновой писчей бумагой.
• • Впереди и чуть справа, сразу за границей рабочей зоны, в пределах максимальной можно поставить ложемент с ручками, заточенными простыми и цветными карандашами, фломастерами, маркерами, ножницами и другой канцелярской принадлежностью по вашему усмотрению.
• • На столе следует избегать многоцветен, чтобы оно не отвлекало и не привлекало внимания.
• • Лампу, если она на струбцине, следует прикрепить к краю стола, либо слева, либо спереди, напротив себя. В дополнение к настольной лампе для создания общей благоприятной атмосферы полагается иметь еще один источник света иод потолком — люстру или абажур.
• • Телефонные аппараты следует ставить слева от себя. Если есть возможность, можно поместить их не на стол, а на приставную тумбочку. Рядом кладутся телефонные книги и справочники.
• • Необработанные бумаги лучше держать с правой стороны, а просмотренные, выправленные и завизированные — слева.
• • И последнее, самое главное правило — определите раз и навсегда место той или иной вещи на своем столе. Нью-Йоркский журнал «Пэрейд» советует: «Прекратите бесконечные перемещения и поиски нужных вам предметов и заведите для каждого строго определенное место. У вас высвободится 20−30% времени» .

Психолог Бен Уильямс из Медицинского центра во Флориде в результате многочисленных исследований выяснил, что достаточно взглянуть на предметы и характер их размещения на рабочем столе того или иного сотрудника — и можно получить общее представление о хозяине данного места.

Сотрудники, на рабочем столе которых разбросаны личные вещи (ключи, кошельки, косметика), относятся к типу доверчивых и податливых людей. При известной мере хитрости и давления от них можно добиться поставленных целей.

Если на рабочем столе имеются семейные фотографии и игрушки, то, как правило, хозяева таких рабочих мест обладают качествами слушать собеседника и поддерживать коллег в трудную минуту.

Интересно, что сотрудники, стол которых находится в идеальной чистоте, по мнению Уильямса, трудно уживаются в коллективе и не имеют постоянных друзей.

На характер и эффективность работы влияет также цветовая гамма служебного помещения.

Следует помнить, что белые стены хорошо отражают свет и могут вызвать раздражение у посетителей, поэтому лучше придать им бежевый оттенок.

Синяя гамма создает атмосферу доминирования хозяина кабинета и не дает гостям чувствовать себя непринужденно.

Бежевый и светло-коричневый цвета считаются нейтральными, темно-коричневый и серый могут вызвать депрессию, а красные оттенки могут ассоциироваться с угрозой и агрессией.

Таким образом, знание и соблюдение этикетных правил применительно к помещению и рабочему месту помогут государственному и муниципальному служащему более эффективно организовать свою деятельность по исполнению должностных обязанностей.