Товарно-сопроводительные документы: назначение и характеристика основных видов

Товарно-сопроводительные документы прилагаются к товарам и партиям товаров с целью прослеживаемости, контроля оборота товаров, информационного обеспечения товаров на всех этапах товародвижения. Они предназначены для организаций, осуществляющих контроль за оборотом товаров, грузоперевозками, а также для учета товаров изготовителем и продавцом.

Расчетные товарно-сопроводительные документы предназначены для документального оформления соглашения о ценах, оплате транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других издержек, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены.

К товарно-сопроводительным документам, по которым проводятся расчеты, относятся: счет-фактура, счет, иные документы о ценах.

К обязательным товарно-сопроводительным документам относится товарно-транспортная накладная, предназначенная для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки на территории Российской Федерации, и которая оформляется грузоотправителем. Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов — товарного и транспортного. Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем груза и служит для списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя.

В товарном разделе указываются наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре (наименование, сорта, артикулы, количество мест, масса брутто, нетто и тары, вид упаковки, цена, сумма). Кроме того, могут быть указаны суммы НДС. Здесь же должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших его.

Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем — заказчиком автотранспортных услуг с организацией — владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов, и служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам.

Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименовании и адресе заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе (наименование, сорт, артикул, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма, на которую поставляется товар), а также о документах, следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест. Таким образом, товарно-транспортная накладная выполняет одновременно несколько функций.

Правильное оформление товарно-транспортной накладной важно и для отправителя, и для получателя груза, поскольку она является документом, подтверждающим выполнение грузоотправителем своих обязанностей перед грузополучателем в соответствии с заключенным между ними договором.

Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (незаполненные поля прочеркиваются). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Как правило, товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах. Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначен для списания товарно-материальных ценностей ТМЦ со склада. Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, подписью водителя и вручаются водителю. Второй экземпляр сдается водителем грузополучателю для оприходования ТМЦ. Третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются в бухгалтерию транспортной организации. Третий экземпляр, служащий основанием для расчета платы за перевозку, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортной накладной, количество которых устанавливается участниками договора.

В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом. Разновидности товарно-сопроводительных документов определяются назначением конкретных документов. К партии товара может прилагаться спецификация, в которой отражается ассортимент, количество и стоимость отдельного товара и партии в целом. Кроме того, партия товара, подлежащего оценке соответствия, должна сопровождаться декларациями соответствия.

Обязательность сертификатов соответствия для указанной группы товаров (продукции) установлена Федеральным законом «О техническом регулировании», а также Правилами продажи отдельных видов товаров. Другие виды сертификатов — ветеринарный, фитосанитарный, а также сертификаты соответствия при добровольной сертификации не являются заменой обязательных товарно-сопроводительных документов. Лишь санитарно-эпидемиологическое заключение может стать обязательным документом для товаров, подлежащих проверке на безопасность, если для них предусмотрено проведение санитарно-эпидемиологической экспертизы без обязательной сертификации. Удостоверения о качестве предназначены для информации о градациях качества и идентифицирующих партию данных. Перечень сведений, которые должны содержать эти удостоверения, устанавливается в стандартах. Такие сведения включают в себя: номер документа и дату его выдачи; регистрационный и учетный номера сертификата, срок его действия; номер партии для упакованной продукции; наименование и адрес отправителя; наименование и адрес получателя; наименование продукции и сорта (природного и (или) товарного); номер партии; результаты определения качества по действующим стандартам; количество упаковочных единиц; массу брутто и нетто; номер и вид транспортного средства; обозначение действующего стандарта. Кроме того, для плодоовощной продукции в удостоверении по качеству указывают даты сбора, упаковывания и отгрузки, а также дату последней обработки ядохимикатами и их наименования (при доставке из хозяйств в магазины).

Декларации соответствия — документы, удостоверяющие соответствие продукции требованиям технических регламентов. Они могут быть составлены для товаров, которые вошли не в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации, а в Перечень продукции, подлежащей декларированию. Номенклатура и Перечень утверждаются постановлением Правительства РФ.

Акты списания можно тоже отнести к сопроводительным документам, они предназначены для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции.