Источники получения информации об этической системе организации

В качестве источников информации о деловом партнере (реальном или потенциальном) служат многочисленные открытые источники, такие как средства массовой информации, публикующие отчеты открытых акционерных обществ, сайт организации в Интернете, мнения экспертов как в вашей организации, так и в самой интересующей вас компании, данные, которыми располагают партнеры, поставщики, конкуренты компании и т. п., размещаемые в Интернете, тех же СМИ, хранящиеся в памяти людей.

Было бы ошибкой прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только эпизодически или в период подготовки к переговорам с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

• — предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;
• — текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;
• — выявление и изучение новых фирм и организаций — возможных контрагентов по экспорту и импорту;
• — систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта/импорта;
• — наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Информация по фирмам, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье.

Вопросы, по которым подбираются материалы для досье, могут быть разделены на две группы:

• 1) общая характеристика фирмы: род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара;
• 2) специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается сотрудничество.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм (открытые акционерные общества публикуют их ежегодно в обязательном порядке), справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

• — карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация на интересующую фирму;
• — сведения о переговорах с фирмой;
• — сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы, где указываются:

• — страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номера ее телефакса;
• — год основания фирмы;
• — предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;
• — производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам);
• — данные о финансовом положении фирмы;
• — сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т. д.);
• — важнейшие конкуренты фирмы;
• — владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями;
• — оборот, в том числе с российскими организациями;
• — отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется широкий круг материалов, характеризующих фирму: оперативная информация и материалы кабинета фирм ВНИКИ, данные периодической печати, отдельные монографии, каталоги, проспекты, юбилейные и рекламные издания фирм, их годовые отчеты. Полезно воспользоваться услугами организации «Внешэкономсервис» при Торгово-промышленной палате и многих существующих сейчас специализированных фирм по предоставлению информационных услуг.

В газете «Иностранец» за 01.12.1999. была опубликована заметка «Кто есть там?», где говорилось: «При консульском отделе МИД РФ создана консультационная служба, где можно проверить данные о той или иной иностранной фирме, с которой вы собираетесь вступить в деловое партнерство. Эта услуга, качество которой гарантируется авторитетом МИД, полезна для огромного числа российских фирм. Известно, например, что фирмы, занимающиеся трудоустройством российских граждан за рубеж, нередко подписывают договоры о сотрудничестве с мнимыми иностранными партнерами, от чего страдают клиенты и сами российские фирмы-посредники. Услуга МИД по уточнению статуса и сферы деятельности фирм — платная» .

Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник.

Кроме перечисленных в карте данных в досье фирмы должны быть включены:

• — характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями;
• — данные балансов фирмы за хозяйственный год;
• — данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).

Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:

• — предмет переговоров;
• — результат переговоров;
• — характеристика представителей фирмы, проводивших переговоры: особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов;
• — поведение фирмы во время переговоров;
• — деловые отношения с другими партнерами.

Сведения о деловых отношениях, в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.

Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед начатом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды.

Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере: источники информации должны быть общедоступны, нельзя вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. Процесс «добычи» информации заставляет понять, что в наше время информацияэто капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию об организациях, но всему миру, стоят очень дорого. Однако нередко приходится решать дилемму: либо сэкономить и при этом рисковать быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации.