Маркшейдерская служба должна иметь журналы измерений и вычислительную документацию по всем видам выполняемых маркшейдерско — геологических работ, а также регламентированные «Инструкцией по производству маркшейдерских работ», планы, чертежи, разрезы.
Требования по ведению журналов измерений, вычислений, по составлению, вычерчиванию и пополнению графической документации изложены в «Инструкции по производству маркшейдерских работ» .
Маркшейдерские планы, чертежи, разрезы составляют с обязательным применением Условных обозначений.
Специальные маркшейдерские чертежи, служащие для повседневной работы маркшейдера при решении им частных технических задач и в зависимости от назначения могут быть составлены непосредственно по данным съемкам или скопированы с основных чертежей. Материалы для изготовления специальных чертежей выбирают в каждом конкретном случае, исходя их срока службы и назначения данного чертежа. Такими материалами могут быть плотная чертежная бумага, калька, миллиметровая бумага, синька.
Для учета документации маркшейдерская служба должна иметь специальную инвентарную книгу, в которую заносятся все маркшейдерские документы (оригиналы), изготовленные непосредственно на самом предприятии, а также полученные от других организаций.
Инвентарная книга в зависимости от количества и содержания материалов, разделяется на отделы. Каждому документу, заносимому в книгу, присваивается свой инвентарный номер, который обычно состоит из номера (шифра) отдела инвентарной книги порядкового номера.
Инвентарный номер проставляется на планах специальным штампом в левом нижнем углу на лицевой и оборотной сторонах и на журналах — у кореша переплета на обложке и на первой и последней страницах.
На копиях указывается инвентарный номер их оригиналов. Инвентарная книга должна быть — пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя отдела и с печатью горного предприятия.
Проверка наличия документов по инвентарной книге производится один раз в год и, кроме того, в случае передачи дел главного маркшейдера другому лицу.
Утеря или порча того или иного документа оформляется актом с указанием причин утери или порчи, а в инвентарной книге против данного документа делается соответствующая отметка. Так же оформляются актом все документы, подлежащие уничтожению.
Вся маркшейдерская документация хранится непосредственно на предприятии.
При небольшом количестве документации последняя может храниться в помещении маркшейдерского отдела. Разрешение пользоваться маркшейдерскими документами или снимать копии с них для работников предприятия дает главный маркшейдер, а для работников других организаций — руководитель предприятия.
За обеспечение же надлежащих условий хранения маркшейдерской документации несет ответственность руководитель предприятия.
